Empfehlungsvorlage - VO/0406/07

Sachverhalt:

Ratsherr Dr. Arndt machte mit E-Mail vom 05.03.2007 den Vorschlag, die weitere Terminplanung in Bezug auf das Ratsinformationssystem „ALLRIS“ in die Tagesordnung aufzunehmen und hierüber abstimmen zu lassen.

 

Am 27.09.2005 hatte der Rat der Stadt Wegberg auf Vorschlag des Haupt- und Finanzausschusses vom 13.09.2005 einstimmig beschlossen, das Ratsinformationssystem „ALLRIS“ der Firma cc-egov aus Hamburg in Zusammenarbeit mit der Regio IT Aachen bei der Stadt Wegberg einzuführen. Das Ratsinformationssystem sollte nach dem Willen des Rates gekauft werden. Die genauen Kosten für Anschaffung und Wartung des Ratsinformationssystems können dem als Anlage beigefügten Auszug aus der Niederschrift über die Sitzung des Rates am 27.09.2005 entnommen werden.

 

Zunächst sollten für eine Übergangszeit von einem Jahr alle Sitzungsunterlagen neben der digitalen Bereitstellung auch in Papierform geliefert werden. Nach einer Übergangszeit von sechs Monaten sollte ein Erfahrungsaustausch zwischen Rat und Verwaltung stattfinden und vom Rat entschieden werden, ob und in welchem Umfang auf die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen in Papierform verzichtet werden kann. Die Einführung beschränkte sich zunächst auf ein Internet basiertes Zugriffsrecht für die Rats- und Ausschussmitglieder und die Verwaltung. Nach einer Erfahrungszeit von mindestens einem Jahr sollte geprüft werden, ob die öffentlichen Texte jedermann zugänglich gemacht werden können.

 

Am 14. März 2006 wurden durch den Haupt- und Finanzausschuss insgesamt 16 Mitglieder benannt, die im Rahmen einer Testphase ausschließlich über das Ratsinformationssystem mit Sitzungsunterlagen versorgt werden sollten.

 

Das Ratsinformationssystem „ALLRIS“ ist seit dem 04. Mai 2006 im „Echteinsatz“. Für alle Ratsmitglieder und sachkundigen Bürger besteht seitdem die Möglichkeit des Zugangs. Am 11. September 2006 fand der gewünschte Erfahrungsaustausch zwischen Rat und Verwaltung statt. Alle hieraus resultierenden Anregungen wurden an die Regio IT weitergeleitet und nahezu vollständig umgesetzt. Zusätzlich zu der großen Funktionalität des Ratsinformationssystems besteht seit kurzem die Möglichkeit, Aktenmappen zu erstellen, Notizen an Sitzungsunterlagen anzubringen und eine Kommunikation via E-Mail mit anderen Fraktions- oder Ratsmitgliedern aufzubauen.

 

Zwischenzeitlich liegen 21 schriftliche Erklärungen (12 Ratsmitglieder, 9 sachkundige Bürger) vor, dass zukünftig auf die Bereitstellung von Sitzungsunterlagen in Papierform verzichtet werden kann. Weitere 9 Ratsmitglieder, die bisher an der Testphase zur Einführung des Ratsinformationssystems teilnahmen, haben noch nicht „schriftlich“ auf die Bereitstellung von Sitzungsunterlagen in Papierform verzichtet.

 

Insgesamt werden die großen Vorteile des Ratsinformationssystems „ALLRIS“ jedoch erkannt und auch überwiegend genutzt. Die Verwaltung geht davon aus, dass alle Ratsmitglieder bis zum 31.12.2007 das Ratsinformationssystem in vollem Umfang nutzen und auf die Bereitstellung von Sitzungsunterlagen in Papierform verzichten. Die Verwaltung arbeitet derzeit daran, die Niederschriften des Zeitraumes 1999 bis 2004 im Ratsinformationssystem zu erfassen. Diese Arbeit wird jedoch noch einige Zeit in Anspruch nehmen, da die „alten“ Niederschriften zunächst mit der Textverarbeitungssoftware Word so bearbeitet werden müssen, dass ein Transfer in das Ratsinformationssystem ALLRIS ermöglicht werden kann.

 

Auch die Verwaltung nutzt die umfangreichen Funktionalitäten des Ratsinformationssystems „ALLRIS“. Die Wechselbezüge der ALLRIS-Programmkomponenten können Sie der beiliegenden Anlage entnehmen.

 

Seit der Einführung des Ratsinformationssystems „ALLRIS“ bei der Stadt Wegberg ist jetzt ungefähr ein Jahr vergangen. Daher sollte geprüft werden, ob das im Ratsinformationssystem integrierte „Bürgerinformationssystem“ einer Nutzung zugeführt werden kann. Das Bürgerinformationssystem ermöglicht es interessierten Bürgerinnen und Bürgern, sich über alle öffentlichen Inhalte von Sitzungen zu informieren. Der Aufbau des Bürgerinformationssystems ist prinzipiell deckungsgleich mit dem des Ratsinformationssystems. Die Informationsmöglichkeiten, die für Bürgerinnen und Bürger uninteressant sind (beispielsweise „Aktenmappe“ oder „Übersicht“), können ausgeblendet werden.

Die Städte Aachen und Erkelenz haben bereits das Bürgerinformationssystem im Einsatz. Beigefügt ist ein Artikel der Firma cc e-gov aus Hamburg, die über die Einführung des Bürgerinformationssystems bei der Stadt Aachen berichtet hat. Zusätzlich können über die Internetseiten www.erkelenz.de oder www.aachen.de Informationen über den „Echteinsatz“ eines Bürgerinformationssystems eingeholt werden.

 

Die Verwaltung schlägt dem Haupt- und Finanzausschuss vor, das Bürgerinformationssystem der Stadt Wegberg ab dem 01.01.2008 frei zu schalten.

Kosten und Finanzierung:

Durch die Freischaltung des Bürgerinformationssystems entstehen zunächst keine weiteren Kosten. Inwieweit ein erhöhter Beratungsbedarf ( in Bezug auf zusätzliche Personalkosten ) interessierter Bürgerinnen und Bürger besteht, kann zurzeit noch nicht beurteilt werden.

 

Alternativen:

Keine Vorschläge der Verwaltung.

Beschlussvorschlag:

Der Haupt- und Finanzausschuss schlägt dem Rat vor, das Bürgerinformationssystem ab dem 01. Januar 2008 frei zu schalten. Die Verwaltung wird beauftragt, die erforderlichen Einrichtungsarbeiten unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Grundsätze durchzuführen.