Entscheidungsvorlage - VO/2799/14

Sachverhalt:

In der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 04.02.2014 hat die Verwaltung unter TOP 1.4.3 (Vorlage VO/2684/14) für die Ratssitzung am 13.05.2014 ein erstes Controllingkonzept zugesagt.

Controlling dient der Steuerung. Die Steuerung erfolgt anhand regelmäßiger  Berichte. Diese ermöglichen, frühzeitig (und damit bereits unterjährig) auf vom Haushaltsplan abweichende Entwicklungen Einfluss zu nehmen.

Die Verwaltung schlägt drei Quartalsberichte vor, wobei der erste Bericht sich über die beiden ersten Quartale erstecken soll, da ein Quartalsbericht über das erste Quartal allein nicht aussagekräftig genug ausfiele.

Wie berichtet werden soll, dazu gibt es verschiedene Modelle.

Eine Möglichkeit wäre die Berichtserstattung in einem sog. Standardbericht. Hier würde dem Haupt- und Finanzausschuss eine umfassende Einzelpostendarstellung zur Verfügung gestellt werden; die relevanten Informationen müssten erst gefiltert werden. Hier besteht die Gefahr des „Datenfriedhofs“, der für Steuerungszwecke  eher nachteilig ist.

Die Verwaltung favorisiert daher die zweite – gängige - Berichtsform, den sog. Abweichungsbericht. Hier wird die Aufmerksamkeit gezielt auf diejenigen einzelnen Positionen gelenkt, die besondere und individuelle Entscheidungen erfordern. Auslösungsgrund für die Aufnahme in den Abweichungsbericht ist die jeweilige Abweichung zwischen dem vorgegebenen Soll-Wert, sprich dem Planansatz, und dem tatsächlichen Ist-Wert bzw. der Prognose der jeweiligen Produktverantwortlichen.

Damit nicht jede Abweichung an den Haupt- und Finanzausschuss berichtet wird, ist es sinnvoll Wertgrenzen festzulegen, ab wann diese Informationen zu erfolgen haben. Es sollte nicht nur eine absolute, sondern auch eine prozentuale Abweichungsgrenze bestimmt werden. Als Wertgrenze bietet sich eine Abweichung von +/- 10.000 Euro bzw. +/-  10 % an. Eine Aufnahme in den Abweichungsbericht und damit eine Vorlage an den Haupt- und Finanzausschuss ist vorgesehen, wenn bezogen auf einen Haushaltsansatz beide Abweichungsgrenzen überschritten werden.

Das Konzept, wie diese Abweichungen in der Verwaltung gefiltert werden, wird dem Rat in der Sitzung vorgestellt. Durch das Konzept werden alle Produktverantwortlichen mit einbezogen, da sie diejenigen sind, die im Falle einer relevanten Abweichung eine Prognose über die weitere Entwicklung des Planansatzes bis zum Jahresende abgeben und ggfs. Gegensteuerungsmaßnahmen vorschlagen müssen.

Standardmäßig vorgesehen im Bericht ist der Haushaltsansatz für Personalaufwendungen, wobei allerdings keine produktscharfe Abbildung der Personalaufwendungen erfolgt, weil diese zu kleingliedrig und für die Zwecke des Finanzcontrollings zu wenig aussagekräftig wäre. 

Es ist vorgesehen, das Berichtswesen zu einem späteren Zeitpunkt auf ein Investitionscontrolling zu erweitern.

Der zuständige Ausschuss für die Vorlage des Controllingberichts ist der Haupt- und Finanzausschuss. Der erste Bericht ist – wegen der Kommunalwahl am 25.05.2014 und den Sommerferien – für die Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 09.09.2014 vorgesehen.

Beschlussvorschlag:

Der Rat stimmt der dargestellten Vorgehensweise zu.