Entscheidungsvorlage - VO/2898/14

Sachverhalt:

In der Sitzung des Rates am 13.05.2014 hat die Verwaltung unter TOP 8 (Vorlage VO/2799/14)  das von ihr vorgesehene Controllingkonzept vorgestellt. Der erste Controllingbericht liegt nun in Form eines Abweichungsberichtes vor. Berichtet wird über Abweichungen von +/- 10.000 €, die gleichzeitig auch zu einer prozentualen Abweichung von +/- 10 % führen. Bezugspunkt der Abweichungen ist nicht die Sachkontoebene, da dies dem Prinzip der Budgetierung auf Produktebene zuwider liefe, sondern das Teilergebnis des jeweiligen Produktes.

Der Controllingbericht gliedert sich in vier Teile:

- Produkte mit einer Jahresprognose (Anlage 1)

- Abweichungsanalyse in den Produkten der Anlage 1 (Anlage 2)

- Produkte ohne eine Jahresprognose (Anlage 3)

- Erläuterung einzelner Abweichungen in den Produkten der Anlage 3 (Anlage 4).

Die Teilergebnisse im Controllingbericht sind nicht identisch mit den Teilergebnissen im Haushaltsplan 2014, weil im Controllingbericht nur Ertrags- und Aufwandsarten analysiert werden, die unterjährig beeinflussbar sind:

So sind die Positionen Erträge aus der Auflösung Sonderposten, Aktivierte Eigenleistungen, Aufwendungen für Abschreibungen und die interne Leistungsverrechnung nicht enthalten. Der Grund hierfür ist u.a., dass es sich dabei um Erträge und Aufwendungen handelt, die erst im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten ermittelt und gebucht werden. Unterjährige Buchungen würden einen unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand verursachen.

Die Personal- und Versorgungsaufwendungen sind in den Teilergebnissen nicht enthalten, diese Positionen werden in einem Gesamtergebnis separat dargestellt.

Zum Stichtag 30.06.2014 hatten die Produktverantwortlichen Auswertungen aus Infoma vorzunehmen, anhand derer das Ergebnis aus dem Vorjahr zum Stichtag 30.06.2013[1] und das Ergebnis aus dem laufenden Jahr zum Stichtag 30.06.2014 auf Produktsachkontenebene aufbereitet wurde (Anlage 1). Durch die Produktverantwortlichen wurde in der Spalte „voraussichtliches Ergebnis Jahresende“ eine Prognose mit einem voraussichtlichen Jahresergebnis vorgenommen. Anhand dieser Prognose wurde dann die Abweichung zwischen dem Planansatz und dem voraussichtlichen Jahresergebnisses (IST) und die prozentuale Abweichung ermittelt. Das Pfeilsymbol (Spalte Abweichung symbolisch) zeigt, ob es bei dem Produkt voraussichtlich zu positiven, negativen oder gar keinen Abweichungen kommen wird. Die letzte Spalte weist aus, für welche Abweichungen Erläuterungen an den Haupt- und Finanzausschuss erfolgen (siehe Anlage 2).

Bei den Produkten ohne eine Prognose (Anlage 3) handelt es sich um Produkte, in denen entweder nur Personalaufwendungen abgebildet werden oder bei denen es erfahrungsgemäß oftmals zu keinen bedeutsamen Abweichungen kommt. Damit diese Produkte jedoch nicht gänzlich außer Acht gelassen werden, wurden das Jahresergebnis bis zum Stichtag und der Planansatz ausgewertet.

Beschlussvorschlag:

Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt Kenntnis.