Entscheidungsvorlage - VO/2865/14

Sachverhalt:

In der vergangenen Legislaturperiode bestand für die Ratsmitglieder die Möglichkeit, freiwillig – gegen eine kleine Entschädigung – auf die Zustellung der Sitzungsunterlagen in Papierform zu verzichten und mit internetfähigen Endgeräten das WLAN im Sitzungssaal zu nutzen.

25 Ratsmitglieder (inkl. Fraktionsgeschäftsstellen) und 26 Sachkundige Bürger verlangten die Vervielfältigung und Zustellung der Sitzungsunterlagen in Papierform.

Die Erstellung und Zustellung der Sitzungsunterlagen in Papierform stellt sich auf der Kostenseite wie folgt dar:

Kosten für die Vervielfältigung und Zustellung der Sitzungsunterlagen

In der Stadt Wegberg finden durchschnittlich 31 Rats- und Ausschusssitzungen im Jahr statt.

963,98 € x 31 = 29.883,38 € pro Jahr

Neben der Belastung des städtischen Haushaltes ist diese Form der Zustellung nicht mehr zeitgemäß und belastet zu dem durch den hohen Papierverbrauch und die hohe Produktion von Papierabfall, die Natur. Deswegen schlägt die Verwaltung vor, in Zukunft auf papierlosen Sitzungsdienst umzustellen.

Zu diesem Zwecke besteht die Möglichkeit, bei der RegioIT Aachen für die Mitglieder des Stadtrates Apple iPad Air Geräte zu leasen. Hiermit lässt sich unproblematisch ALLRIS über eine App nutzen und die Vorlagen komfortabel bearbeiten. Dies hätte den Vorteil, dass alle Teilnehmer auch während der Sitzung in bereits abgeschlossenen Sitzungen recherchieren könnten. Die Umstellung auf papierlose Sitzungen wird auch in anderen Kommunen und Kreisen bereits praktiziert.

Ein Beispiel aus der Nachbarschaft: Der Kreis Düren hat bereits im Jahre 2012 in einer freiwilligen Testphase angefangen eine papierlose Vorbereitung der Kreistagssitzung zu erproben.

Zu Beginn des Jahres 2013 ist der Kreis Düren auf Grund der hohen Ersparnis durch dieses Verfahren auf den „Echtbetrieb“ umgestiegen. Zunächst haben sich 70% der Kreistagsmitglieder an dem Verfahren beteiligt, mittlerweile ist die Zahl auf 90% angestiegen. Das Ganze erfolgt immer noch auf freiwilliger Basis.

Das Leasing der Tablets bei der RegioIT stellt sich auf der Kostenseite wie folgt dar:

706,00 € x 12 Monate = 8472,00 € pro Jahr

Es würde somit eine Kostenersparnis von 21.411,38 € umgesetzt.

Zurzeit befinden sich 33 Sachkundige Bürger im Rat. Eine Anschaffung von Tablets auch für diese Personen würde weitere Kosten in Höhe von 647,17 € pro Monat bedeuten (jährlich 7.766,04 €). Dies würde dann zu Gesamtkosten für die Tablets in Höhe von 16.238,04 € führen.

Die Verwaltung regt an, den Fraktionen eine bestimmte Anzahl an Tablets – je nach Fraktionsgröße - zur Verfügung zu stellen, die dann an die jeweiligen Sachkundigen Bürger nach Bedarf ausgegeben werden können.

Um die Kosten weiterhin zu reduzieren, wäre es vorteilhaft, wenn die Ratsmitglieder und sachkundigen Bürger, die bereits über ein eigenes Tablet oder ähnliches internetfähiges Endgerät verfügen, dieses auch in den Sitzungen nutzen würden.

Kosten und Finanzierung:

Es wird auf die im Sachverhalt dargestellten Kosten verwiesen. Es entstehen durch diese Maßnahme keine Mehrkosten.

Alternativen:

Als Alternative schlägt die Verwaltung vor, dass die Sitzungsunterlagen in Papierform künftig nur noch den jeweiligen Ausschussmitgliedern und nicht mehr dem gesamten Rat zur Verfügung gestellt werden. Dies würde die Kosten ebenfalls bereits um eine Summe von etwa 10.000 € reduzieren.

Beschlussvorschlag:

Der Haupt- und Finanzausschuss schlägt dem Rat vor, zum nächstmöglichen Zeitpunkt den Rats- und Ausschussmitgliedern, die auf freiwilliger Basis auf die Zustellung der Sitzungsunterlagen in Papierform verzichten, bei der RegioIT Aachen geleaste Tablets zur Verfügung zu stellen.

Den Fraktionsgeschäftsstellen werden weiterhin je nach Größe 2-3 Exemplare in Papierform zur Verfügung gestellt.

Der Beschluss zum Umgang mit den sachkundigen Bürgerinnen und Bürgern wird nach dem Ergebnis der Diskussion angepasst.