Mitteilungsvorlage - VO/3098/15

Sachverhalt:

In der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 10.02.2015 teilte die Verwaltung mit, dass sie beabsichtigt, für das 4. Quartal 2014 keinen Controlligbericht bereitzustellen. In der Diskussion brachten verschiedene Ausschussmitglieder zum Ausdruck, dass wenigstens Tendenzen und Abweichungen berichtet werden sollten. 

Die Verwaltung hatte in der Ratssitzung am 13.05.14 folgenden Vorschlag gemacht:

-          Es werden 3 Quartalsberichte pro Jahr vorgelegt, wobei der erste Bericht sich über die beiden ersten Quartale erstrecken soll, da ein Quartalsbericht für das erste Quartal allein nicht aussagekräftig genug ausfiele.

-          Der Haupt- und Finanzausschuss ist der für die Vorlage eines Controllingberichts zuständige Ausschuss.

Der Beschluss des Rates am 13.05.2014 lautete:

„Der Rat stimmt der dargestellten Vorgehensweise zu.“

Mit Blick auf die Kommunalwahl und die Sommerferien hatte die Verwaltung den ersten Controllingbericht für den 09.09.2014 vorgesehen. Der zweite Bericht für das 3. Quartal 2014 wurde in der Haupt- und Finanzausschusssitzung am 11.11.2014 vorgelegt.

In der Praxis zeigte sich, dass die Aufstellung eines Berichtes mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden ist, zumal eine Automatisierung nur sehr bedingt möglich ist. Eine spezielle Software zur Vereinfachung von Berichten wurde aus Kostengründen (ungefähre Kosten: 30.000 €) nicht angeschafft. Bei sehr vielen Produktsachkonten ist eine zeitaufwändige Prognose notwendig, um die Jahresbedarfe und die Jahreserträge zu schätzen. Diese Aufgabe wurde den Fachämtern übertragen. Die Finanzwirtschaft hat hiernach die Ergebnisse gesammelt und in einer Liste aufbereitet. Wegen der nicht nur geringfügigen zusätzlichen Arbeitsbelastung und der im Vergleich zum Jahresabschluss geringeren Aussagekraft und Informationsfülle erschien es sinnvoller, die Arbeiten auf die Fertigstellung des Jahresabschlusses 2014 und die Haushaltsplanung 2015 zu konzentrieren, um nicht zu stark in zeitlichen Verzug zu geraten.

Um nun dem Informationsinteresse des Rates gerecht zu werden, stellt die Verwaltung eine vorläufige Jahresrechnung bereit. Es wird aber ausdrücklich darauf hingewiesen, dass  viele Konten noch nicht abgeschlossen sind (es fehlen Abschreibungen, Erträge aus Sonderposten, Rückstellungsbuchungen, Ertragskorrekturen, Forderungsberichtigungen, innere Verrechnungen,….). Bereits jetzt kann berichtet werden, dass es bei den Aufwendungen für Pensionen eine bisher nicht berücksichtigte Verschlechterung gibt. Die genaue Summe wird in der Sitzung mündlich mitgeteilt. Außerdem wurden die Schlüsselzuweisungen durch eine Abrechnung der Einheitslasten um ca. 45.000 € reduziert. Sollten Fragen zu einzelnen Konten bestehen, steht der Fachbereich Finanzwirtschaft für Auskünfte zur Verfügung. Im Interesse einer zügigen Aufgabenerledigung wird allerdings darum gebeten, die Anfragen möglichst einzugrenzen und die weiteren Buchungsergebnisse abzuwarten. Sobald sich abzeichnet, wie das Planergebnis ausfällt, wird der Rat unverzüglich informiert.

Der Rat regte außerdem an, ein Investitionscontrolling einzuführen. Als Beispiel wurde in der Anlage einmal die Investitionsmaßnahme „Erweiterung Feuerwehrgerätehaus Rath-Anhoven“ angefügt. Sollte das Beispiel aus der Anlage den Vorstellungen an ein Investitionscontrolling entsprechen, so könnten auf Anfrage entsprechende Berichte zu anderen Baumaßnahmen gefertigt werden. Auch hierbei werden Personalressourcen gebunden, sodass die Informationsbedarfe genau abgestimmt werden sollten.

Für das Haushaltsjahr 2015 gilt bis zum Erlass der Haushaltssatzung die vorläufige Haushaltsführung nach § 82 Gemeindeordnung. Hiernach darf die Stadt ausschließlich Aufwendungen entstehen lassen und Auszahlungen leisten, zu denen sie rechtlich verpflichtet ist oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind. Bauten, Beschaffungen und sonstige Investitionsleistungen, für die im Haushaltsplan des Vorjahres Finanzpositionen oder Verpflichtungsermächtigungen vorgesehen waren, dürfen fortgesetzt werden.

Auf die gesetzlichen Bestimmungen sind die einzelnen Fachbereiche nicht nur zu Beginn des Haushaltsjahres, sondern auch mit einer weiteren E-Mail am 18.02.2015 hingewiesen worden.

Darüber hinaus hat die Finanzwirtschaft einen Maßnahmenkatalog aufgestellt, der zum Ziel hat, die Haushaltskonsolidierung voranzutreiben. Auf Basis dieser Liste mit Ideen sind nun aktuell alle Fachbereiche aufgerufen, weitere Vorschläge zu entwickeln und deren Umsetzbarkeit zu prüfen. Sobald aus dieser „Sparinitiative“ belastbare Zahlen ermittelt und Wirtschaftlichkeitsberechnungen aufgestellt sind, erhält der Rat diesen Maßnahmenkatalog zur Entscheidung über die Durchführung der Vorschläge. Eine Vorlage hierzu wird vor den Sommerferien eingebracht.

Kosten und Finanzierung:

Alternativen:

Beschlussvorschlag:

Der Rat besteht nicht auf die Vorlage des 3. Controllingberichtes 2014. Die Verwaltung berichtet laufend über den Fortschritt beim Jahresabschluss 2014 und über den Stand der Haushaltsplanaufstellung 2015.