Entscheidungsvorlage - VO/2981/14-1

Sachverhalt:

Die CDU-Fraktion im Rat der Stadt Wegberg hat mit Datum 27.10.2014 einen Antrag gemäß § 20 der Geschäftsordnung des Rates und der Ausschüsse der Stadt Wegberg mit folgendem Wortlaut gestellt :

„Der Rat möge beschließen, die Verwaltung zu beauftragen, die Politik frühzeitiger in Ausschreibungs- und Vergabeverfahren einzubeziehen.“

Hinsichtlich der Begründung des Antrages wird auf den Wortlaut im o.g. Schreiben vom 27.10.2014 verwiesen.

Der Antrag wurde in der Ratssitzung am 18.11.2014 in den Haupt- und Finanzausschuss verwiesen.

Unter Beteiligung der Zentralen Vergabestelle sowie der mit Vergabeverfahren befassten Fachbereiche im Hause wurde der vorliegende Antrag verwaltungsseits geprüft und auf seine Umsetzungsmöglichkeiten hin ausgewertet.

Im Gesamtergebnis befürwortet die Verwaltung jede Maßnahme, die zu mehr Transparenz und Koordination in der Zusammenarbeit zwischen Rat und Verwaltung führt.

Aus diesem Grund schlägt die Verwaltung vor, dass zukünftig bei allen Ausschreibungs- und Vergabeverfahren eine Information an die Vorsitzenden der im Rat der Stadt Wegberg vertretenen Fraktionen erfolgen soll.

Diese Information soll unabhängig von der Vergabeart (VOB, VOL, VOF) erteilt werden und Angaben zum Inhalt der Maßnahme sowie eine Kurzbeschreibung enthalten.

Für diese Information soll das bereits heute intern verwendete Formblatt (siehe Anlage) genutzt werden.

Eine Information des zuständigen Fachausschusses soll für alle Maßnahmen, vor Einleitung des eigentlichen Vergabeverfahrens erfolgen, sofern der Gesamtauftragswert 100.000,-- € überschreitet.

Mit dieser beabsichtigten Verfahrensweise wird die erforderliche Abstimmung zwischen Rat und Verwaltung vor einer Auftragsvergabe im Fachausschuss erleichtert und mehr Transparenz ermöglicht.

Die Verwaltung weist ausdrücklich darauf hin, dass die zur Verfügung gestellten Informationen ausschließlich der politischen Willensbildung dienen und im Rahmen des Datenschutzes sowie der ordnungsgemäßen Durchführung von Ausschreibungs- und Vergabeverfahren keine Informationen an Dritte oder an potentielle Bieter innerhalb des politischen Raumes (fraktionsintern oder fraktionsübergreifend) weitergegeben werden dürfen.

Kosten und Finanzierung:

Durch die dargestellte Vorgehensweise entstehen zusätzliche Personalaufwendungen in einem nicht näher zu beziffernden, jedoch als geringfügig zu prognostizierendem Umfang durch die Erstellung der Übersichten und die Informationsweiterleitung.

Alternativen:

Seitens der Verwaltung werden keinen Alternativen vorgeschlagen.

Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung empfiehlt dem Rat, dem im Sachverhalt vorgetragenen Vorschlag zu folgen.