Mitteilungsvorlage - VO/3147/15

Sachverhalt:

Wie in der letzten Sitzung des Rates am 10.03.15 dargestellt, ist ein ausführlicher Controllingbericht aufgrund der zeitlich vorrangigen Haushaltsplan- und Jahresabschlussarbeiten in den nächsten Monaten nicht möglich. Aus diesem Grund werden nur einzelne Entwicklungen dargestellt, die kaum steuerbar, aber für das Ergebnis relevant sind.

Darstellung einzelner Entwicklungen von Erträgen und Aufwendungen

Gewerbesteuer

Am 20.04.15 sind Gewerbesteuererträge in Höhe von 6.975.873,68 € verbucht. Zwischen dem 10.04. und dem 20.04. hatte sich ein deutlicher Zugang von ca. 480.000 € ergeben. Ursächlich war die Veranlagung eines einzelnen Unternehmens für das Jahr 2013. Über Zu- und Abgänge im weiteren Jahresverlauf lässt sich keine Prognose erstellen. Die letzten Jahre schlossen wie folgt ab:

Asylbewerber

Weiterhin wird im Anhang über die Entwicklung bei dem Produkt für die Hilfen nach dem AsylBLG berichtet (Stand 20.04.15).

Bekannterweise steigen die Aufwendungen bei diesem Produkt aufgrund der durch die Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichtes angepassten Leistungssätze, der Zahl an Neuzuweisungen und durch die Krankheitskosten. Für das Jahr 2015 wurden Erträge in Höhe von 452.022 € eingebucht. Diese im Vergleich zu Vorjahren deutlich höhere Summe resultiert unter anderem aus einem Beschluss des Landes vom 17.12.14. Es handelt sich dabei auch um eine pauschale Sonderzahlung, die dazu dienen soll, die Auswirkungen des Urteils des Bundesverfassungsgerichtes vom 18.07.2012 (Erhöhung der Grundleistungen nach § 3 AsylbLG) aufzufangen. Zum Anderen setzt sich der Ertrag aus Bundesmitteln zusammen. Im Einzelnen setzt sich die Zuweisung aus folgenden Beträgen zusammen:

Landeszuweisung nach dem Flüchtlingsaufnahmegesetz:307.500 €

Pauschale Sonderzahlung aufgrund des Urteils  53.807 €

Entlastungsmittel des Bundes  90.715 €

Software

In der letzten Sitzung wurde zugesagt, weitere Informationen zu einer Spezialsoftware für das Controlling bereitzustellen.

Hierzu wurde zunächst ein aktualisiertes Angebot eingeholt. Die Kosten externer Dienstleister für das Programm Business Intelligence betragen:

Aufwendungen für

-          Projektleitung

-          Aufbau einer Systemarchitektur

-          Aufbau einer Analyseumgebung

-          Workshop/Schulung Mitarbeiter

-          Einführungsunterstützung

= 7.440 €

Mindestlaufzeit: 60 Monate

Laufender Produktpreis pro Monat = 1.200 €

Die Software würde also bei einer Einführung zum 01.01.16 einmalige Kosten in Höhe von 7.440 € zzgl. jährlicher Kosten für fünf Jahre in Höhe von 14.400 € verursachen.

Neben dieser Software-Lösung wird das Verfahren IKVS von vielen Kommunen eingesetzt. Im Gegensatz zur vorgenannten Software ist dieses System vor allem auf interkommunale Vergleiche anhand von Kennzahlen ausgerichtet. Lt. einem Angebot aus 2012 würde die Einführung mit 1.190 € und der jährliche Aufwand mit 5.652,50 € berechnet werden.

Grundsätzlich ist der Erwerb von Software, die das Controlling unterstützen kann, wünschenswert. Voraussetzung hierfür wäre aber auch, dass entsprechende Ressourcen für ein solches Projekt vorhanden sind. Im August 2015 wird die eingesetzte Software „INFOMA“ auf eine neue Version umgestellt. Die neue Benutzeroberfläche soll Verbesserungen hinsichtlich der Automatisierung von Prozessen bieten.  In diesem Zusammenhang soll das Berichtswesen um grafische Möglichkeiten erweitert werden. Die Verwaltung ist der Auffassung zunächst das Software Update abzuwarten und zu bewerten, bevor eine zusätzliche Investition getätigt wird.

Neben den vorgenannten programmtechnischen Vereinfachungen im Bereich Controlling gibt es noch andere Lösungen, die die Arbeit des Fachbereiches Finanzwirtschaft erleichtern würden. Für jede Programmerweiterung oder –anschaffung wurden Kosten-Nutzen Abwägungen vorgenommen. So konnte beispielsweise durch den Verzicht auf eine spezielle Inventarisierungssoftware für die Betriebs- und Geschäftsausstattung ein fünfstelliger Betrag eingespart werden. Bei der Entscheidung über eine integrierte Softwarelösung für die Vollstreckung von Forderungen wurde der erhöhte Personalaufwand den zusätzlichen Softwarekosten gegenübergestellt. Da die höheren Softwarekosten weit über dem Personalkostenanteil lagen, wurde auf die Anschaffung verzichtet. Ähnliches gilt für eine Software zum Kreditmanagement.

Beschlussvorschlag:

Der Rat nimmt die vorstehenden Ausführungen zur Kenntnis und verzichtet vorerst auf eine Präsentation einer Software für das Controlling.