Entscheidungsvorlage - VO/3320/15

Sachverhalt:

Im Rahmen der Haushaltsberatungen 2013 hatte der Haupt- und Finanzausschuss in seiner Sitzung am 04.06.2013 den Ansatz beim Investivkonto 011001B010 (Erwerb von Hard- und Software, Haushaltsplan S. 145) i. H .v. 45.950 €,
davon 20.000 € für die Anschaffung einer CAFM-Software (CAFM = Computer Aided Facility Manage­ment) für die Gebäudewirtschaft, auf null gestrichen. Hinsichtlich der CAFM-Software sollte zuerst ein Konzept erstellt werden.

Das Konzept des Fachbereichs Gebäudewirtschaft liegt der Beschlussvorlage als Anlage bei.

Die Anschaffung ist eine freiwillige Aufgabe. Dennoch ist die Investition von hohem Nutzen, führt schnell zu Effizienzsteigerungen bei gebäudewirtschaftlichen Pro­zessen und sorgt für Kostentransparenz und belastbare Kennzahlen, die notwendig sind im Hinblick auf das betriebliche Controlling und für strategische Entscheidungen.

Berichte und Auswertungen sowie die regelmäßig wiederkehrenden Zuarbeiten zu internen und externen Prüfungen und Untersuchungen (insbes. GPA 2010 und 2015, Rödl & Partner 2011 sowie die verwaltungsinterne Arbeitsgruppe Konzern Stadt 2013/2014) können zurzeit nur aufwändig und personalintensiv manuell gefertigt werden. Die fehlende Abbildung der gebäudewirtschaftlichen Prozesse in einer CAFM-Software war durchgehend auch ein Kritikpunkt der GPA in ihrer überörtlichen Prüfung 2010, die Anschaffung einer CAFM-Software wurde insbesondere für den kaufmännischen Bereich dringend empfohlen. In den aktuellen Prüfungsberichten 2015 hat die GPA nochmals hervorgehoben, dass der Kennzahlenvergleich auf der Basis einheitlich definierter Grunddaten die prägende Prüfungsmethodik der GPA ist. Der weitere Ausbau der IT in den Fachbereichen ist auch Thema im Personal­wirtschaftskonzept der Verwaltung.

Die Verwaltung schlägt dem Haupt- und Finanzausschuss die Anschaffung einer CAFM-Software für den Fachbereich Gebäudewirtschaft gemäß dem beiliegenden Konzept vor. Die Kosten werden mit 12.000 € angesetzt, die entsprechenden Haushaltsmittel sind im Finanzplan 2015 bei der Investitions-Nr. 011001B012 - Erwerb CAFM Software - veranschlagt. Die Abschreibungsdauer der Software beträgt fünf Jahre, die jährlichen Folgekosten für Softwarepflege, Wartung und Hotline betragen ca. 1.200 €.

Kosten und Finanzierung:

Für die Anschaffung ist im Haushaltsplan 2015 unter der Investitions-Nr. 011001B012 - Erwerb CAFM Software - ein Betrag in Höhe von 12.000 € veranschlagt.

Alternativen:

Alternativen werden nicht vorgeschlagen.

Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschluss ermächtigt die Verwaltung zur Anschaffung eines CAFM-Systems gemäß dem dieser Vorlage beiliegenden Konzept.

Alternativen werden nicht vorgeschlagen.