Empfehlungsvorlage - VO/3734/16

Sachverhalt:

Die GPA NRW hat die Informationstechnik der Stadt Wegberg von Januar 2015 bis einschließlich Februar 2016 überörtlich geprüft und der Verwaltung den entsprechenden Prüfungsbericht nach Abschluss der Prüfarbeiten zugeleitet.

Auf der Grundlage des § 105 Abs.5 GO NRW ist der Prüfungsbericht durch den Bürgermeister dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Beratung vorzulegen, während dieser den Rat über den wesentlichen Inhalt des Prüfungsberichtes sowie über das Ergebnis seiner Beratungen unterrichtet.

Der Prüfungsbericht ist dieser Beratungsvorlage als Anlage beigefügt. Ferner wurde er im September 2016 auf der Internetseite der GPA NRW (www.gpa.nrw.de) veröffentlicht.

Die Verwaltung hat den Prüfungsbericht zum Anlass genommen, Verbesserungen in den einzelnen thematisierten Bereichen zu erarbeiten. Zu einigen wesentlichen im Bericht angesprochenen Punkten möchte die Verwaltung jedoch wie folgt Stellung nehmen:

a)     IT-Management (Seite 9 des Prüfungsberichtes)

Aufgrund der im Bericht gewonnenen Erkenntnisse empfiehlt die GPA NRW, die Einbindung der zentrale IT in alle Entscheidungsprozesse mit einem möglichen IT-Bezug zu verbessern und hierbei auch organisatorische Maßnahmen mit einzubeziehen. Zur Verbesserung der Messbarkeit des wirtschaftlichen Erfolgs wird die Definition von verwaltungsinternen Zielen und Kennzahlen empfohlen. Ferner ist es aus Sicht der GPA NRW erforderlich, für eine höhere Kostentransparenz der dezentralisierten IT-Aufwendungen (insbesondere im Bereich Schulen und Kitas) zu sorgen.

Nach entsprechenden Beratungen im Verwaltungsvorstand wurde eine verbesserte Einbindung der IT durch die jeweiligen Fachdezernenten mit den ihnen zugeordneten Fachbereichsleitungen erörtert. Darüber hinaus erfolgte zwischenzeitlich eine Beratung im Rahmen der letzten Fachbereichsleitersitzung um für eine bessere Einbindung der IT zu sensibilisieren.

Im Rahmen der Aufstellung des Haushaltes 2015 wurden darüber hinaus erstmals Kennzahlen für das Produkt 01.10.01 „Informationstechnische Infrastruktur“ gebildet, und zwar die Anzahl der IT-Arbeitsplätze in der gesamten Kernverwaltung, die Stellenanteile in der IT, die IT-Verfahrenskosten sowie die Betreuungsquote (IT-Arbeitsplätze/Stellenanteile IT).

Zur Verbesserung der Kostentransparenz der dezentralisierten IT-Aufwendungen wurde zwischenzeitlich das Sachkonto 543140 (Produkte und Leistungen / Technikunterstützte Informationsverarbeitung einschl. Lizenzgebühren) eingerichtet. Dieses Sachkonto steht ab dem Haushaltsjahr 2017 den jeweils zuständigen Fachbereichen zur Verfügung, so dass eine effektive Ermittlung und Auswertung der IT-Aufwendungen gewährleistet ist. 

b)     IT-Sicherheit (Seite 9 des Prüfungsberichtes)

Bei der Überprüfung durch die GPA NRW wurden Sicherheitsrisiken festgestellt, wobei diese Risiken im Prüfungsbericht nicht mehr ausdrücklich aufgenommen wurden sind, weil der Prüfbericht auf der Internetseite der GPA NRW der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurde.

Bemängelt wurde, dass der Raum im Standesamt, in dem sich die Sicherungstechnik befindet, während der Öffnungszeiten frei zugänglich ist. Die GPA NRW hatte hierdurch ein Sicherheitsrisiko für Technik und Daten gesehen.

Seitens der Verwaltung wurden inzwischen geeignete Maßnahmen eingeleitet, die die Einbruchsicherheit erhöhen.

c)     IT-Ressourcenverbrauch, Fachanwendungen (Seite 12 des Prüfungsberichtes)

Die GPA NRW hatte festgestellt, dass ein breites Produktportfolio und außerordentliche Belastungen zu hohen Kosten für die Entwicklung, Pflege und Betreuung von Fachanwendungen führen und empfohlen, dass bestehende Produktportfolio einer kritischen Kosten- und Nutzenanalyse zu unterziehen.

Zu dieser Anmerkung muss seitens der Verwaltung auf das zugrundeliegende Jahr der Datenerhebung verwiesen werden. In 2013 gab es, wie bereits von der GPA NRW thematisiert, recht erhebliche Auswirkungen auf die Aufwendungen durch die Umstellung des Finanzverfahrens von KIRP auf INFOMA. Ferner beinhalten die Fachanwendungsaufwendungen jedoch auch einen Abschreibungsbetrag für das Kanalkataster. Nach Abzug dieser besonderen Umstände würden die Fachanwendungskosten nur noch im durchschnittlichen Bereich liegen, so dass das (nicht positive) Prüfergebnis auf das konkrete Jahr der Datenerhebung bezogen werden muss.

d)     IT-Ressourcenverbrauch, IT-Grunddienste (Seite 15 des Prüfungsberichtes)

Die Kosten für IT-Grunddienste sind in Wegberg höher als bei den meisten Vergleichskommunen. Prägend sind hier die Bereiche Telekommunikation und Druck. Während die GPA NRW für den Bereich Telekommunikation anregt, dezentral bestehende Kundenkonten zusammenzuführen, wird für den Bereich Druck die Erstellung eines Druckkonzeptes mit dem Ziel des Etagendrucks vorgeschlagen.

Die ursprünglichen jährlichen Mietkosten einschließlich Servicepauschale für die Telefonanlage in Höhe von 16.248,36 EUR reduzierten sich nach einer zum 01.09.2013 vereinbarten 36-monatigen Vertragsverlängerung bereits auf jährlich 11.196,66 EUR. Durch den Kauf der Anlage zum 01.09.2016 reduzieren sich diese Kosten um weitere 6.924,56 EUR jährlich, so dass sich für die Dauer der 2-jährigen Vertragslaufzeit eine weitre deutliche Reduzierung ergibt.

Eine Zusammenlegung von dezentral bestehenden Kundenkonten ist nicht ohne Weiteres möglich, da z.B. die schulischen Telefonanlagen im städtischen Eigentum stehen. Auch wäre eine Integration der dezentralen Standorte in die im Rathaus eingesetzte Technik („Voice over IP“) wegen fehlender Standleitungen derzeit nicht möglich.

Aus Sicht der Verwaltung stellt die Erstellung eines Druckkonzepts mit dem Ziel, weitestgehend einen Etagendruck zu erreichen (d.h. nur noch ein Drucker pro Etage), keine wirtschaftliche Lösung dar. Hier müssten sicherlich die entstehenden ablauforganisatorischen sowie auch die entstehenden zeitlichen Probleme einkalkuliert werden.

Kosten und Finanzierung:

Keine

Alternativen:

Keine Vorschläge der Verwaltung

Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss bzw. Rat nimmt den Bericht der GPA NRW zur überörtlichen Prüfung der Informationstechnik im Jahr 2015 sowie die im Sachverhalt dargestellte Stellungnahme der Verwaltung zur Kenntnis.