Mitteilungsvorlage - VO/3996/17

Sachverhalt:

Mit der Einführung des NKF zum 01.01.2007 waren Veränderungen der organisatorischen Strukturen in der Finanzwirtschaft verbunden. § 31 Gemeindehaushaltverordnung NRW (GemHVO NRW) sieht vor, dass nähere Vorschriften zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten vom Bürgermeister zu erlassen sind. Nach § 31 Abs. 1 S. 3 GemHVO müssen die Vorschriften inhaltlich hinreichend bestimmt sein, bedürfen der Schriftform und sind dem Rat zur Kenntnis zu geben.

Solche Vorschriften können in Dienstanweisungen geregelt werden. „Eine Dienstanweisung ist eine verbindliche, verwaltungsinterne Regelung, die sich an eine bestimmte Gruppe von Verwaltungsmitarbeitern richtet. Da Dienstanweisungen ihre Wirkung nur im Innenverhältnis entfalten, begründen sie gegenüber Externen weder Rechte noch Pflichten.“[1] In Dienstanweisungen können wiederkehrende Arbeitsabläufe festgelegt werden, sodass Zuständigkeiten und Vorgänge für die Verwaltungsmitarbeiter verbindlich definiert sind. Neben den Dienstanweisungen regeln schriftliche Einzelverfügungen bestimmte, vor allem personenbezogene Arbeitsbereiche.

Eine Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung wurde am 08.11.2007 erlassen und zuletzt am 04.11.2013 fortgeschrieben. Weitere Dienstanweisungen für verschiedene Bereiche wurden ergänzend aufgestellt:

-          Dienstanweisung zur Regelung der Zuständigkeiten und des Verfahrens bei Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen der Stadt Wegberg vom 04.11.2013

-          Dienstanweisung für die Verwaltung von Hand-, Wechselgeldvorschüssen und Einnahmekassen der Stadt Wegberg vom 01.04.2008

-          Dienstanweisung für die elektronische Archivierung von Buchungsbelegen bei der Stadt Wegberg vom 01.02.2009

-          Dienstanweisung für Vollziehungsbeamte der Stadt Wegberg vom 25.02.2008

Andere Dienstanweisungen (z. B. Dienstanweisung für die Durchführung von Hochbaumaßnahmen „Bauherrenmodell“) werden derzeit überarbeitet.

Die Gemeindeprüfungsanstalt NRW (GPA NRW) hat in ihrer überörtlichen Prüfung der Zahlungsabwicklung der Stadt Wegberg im August 2016 die Empfehlung ausgesprochen, einzelne Regelungen in der Dienstanweisung der Finanzbuchhaltung zu überarbeiten. Diese Empfehlung wird nun aufgegriffen, der Bericht der GPA wurde in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 14.03.2017 zur Kenntnis gegeben.

Die Neufassung der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung orientiert sich an den aktuellen Mustern der GPA und des Fachverbandes der KommunalKassenVerwalter NRW.

Gleichzeitig wurde die Dienstanweisung für die Verwaltung von Hand-, Wechselgeldvorschüssen und Einnahmekassen der Stadt Wegberg angepasst und ist dieser Vorlage beigefügt.

[1] Lexikon zur öffentlichen Haushalts- und Finanzwirtschaft

Beschlussvorschlag:

Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat, die Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Wegberg vom 06.03.2017 und die Dienstanweisung für die Verwaltung von Hand-, Wechselgeldvorschüssen und Einnahmekassen der Stadt Wegberg vom 09.03.2017 zur Kenntnis zu nehmen.