Empfehlungsvorlage - VO/3998/17

Sachverhalt:

Die FDP-Fraktion hat in ihrer Anfrage vom 05.10.2016 u.a. die Frage gestellt, wann mit der in der Sitzung des Rates am 01.09.2015 (TOP 14) zugesagten Beratungsvorlage gerechnet werden kann. Die Antwort der Verwaltung in der Sitzung des Rates am 25.10.2016, Vorlage VO/3778/16, lautete „im ersten Drittel des Jahres 2017“.
 

Chronologie:
Der Rat der Stadt Wegberg hatte im Rahmen der Beratungen des Haushaltsplanentwurfes 2011 am 13.09.2011 u.a. folgendes entschieden:

„Die Verwaltung wird beauftragt, freiwerdende Stellen innerhalb der Stadtverwaltung auf ihre weitere zwingende Notwendigkeit hin zu überprüfen. Insbesondere muss geprüft werden, ob durch eine interne Umorganisation diese Stellen wieder besetzt werden müssen. Unabhängig von dieser Prüfung sollen für einen Zeitraum von mindestens 6 Monaten freie Stellen nicht wieder neu besetzt werden. Über die Ergebnisse ist dem Rat zu berichten.“

Das Instrument der Wiederbesetzungssperre (WBS) bietet zweifelsfrei eine finanzielle Entlastung für den städtischen Haushalt. Die Maßnahme der WBS erfolgte insofern ohne eine sachliche Begründung hinsichtlich der Auslastung der einzelnen Stellen, sondern zunächst mit monetärem Hintergrund. Durchweg sind es eher zufallsbezogene Anlässe (wie Ausscheiden von Beschäftigten aufgrund von Rente/Pension, Versetzung, Wechsel des Arbeitgebers etc.) die die Wiederbesetzungssperre nach sich ziehen.

Mit Schreiben vom 16.04.2013 hat die SPD-Fraktion gemäß § 20 der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse einen Antrag auf Aufhebung der Wiederbesetzungssperre mit sofortiger Wirkung gestellt. Der Antrag wurde im Rat am 15.10.2013 abgelehnt (VO/2444/13). Die Fraktion Aktiv für Wegberg (AfW) hat mit Schreiben vom 10.09.2014 beantragt, eine frühestmögliche Aufhebung der Wiederbesetzungssperre zu erwirken. Der HFA lehnte am 11.11.2014 den gemachten Beschlussvorschlag („….mit sofortiger Wirkung auf das Instrument der sechsmonatigen „Wiederbesetzungssperre“ zu verzichten) ab. Bei künftigen Stellenneubesetzungen soll es der Verwaltung obliegen, im Rahmen der Möglichkeiten des Stellenplanes durch Aufgabenkritik und Stellenbedarfsermittlungen unter Berücksichtigung des gewünschten Standards der Aufgabenerledigung selbst über Zeitpunkt und Umfang von Nachbesetzungen zu entscheiden.“) mehrheitlich abgelehnt. In der Sitzung des Rates 18.11.2014 wurde kein Beschluss gefasst.

Aus der Niederschrift der HFA-Sitzung vom 11.11.2014:

„Frau von den Driesch dankt der Verwaltung für die Vorlage und appelliert an die anwesenden Ausschussmitglieder, dass nicht auf dem Rücken des Personals gespart werden darf. Sie stellt den angestellten Kosten-Nutzenvergleich, der in der Vorlage dargestellt wurde, nochmals deutlich heraus.

Herr Gellissen erklärt, dass sich die CDU-Fraktion dem Beschlussvorschlag der Verwaltung nur anschließen wird, wenn ein anderes Instrumentarium zur Verfügung gestellt wird. Er macht nochmals deutlich, dass es der CDU-Fraktion nicht um monetäre Einsparungen in erster Linie geht, sondern um die Durchführung einer Aufgabenkritik nach dem Freiwerden von Stellen. Er vermisst in der Vorlage die Mitteilung in wie vielen Fällen von der Wiederbesetzungssperre Gebrauch gemacht wurde.

Herr Wolters stimmt dem Antrag von Frau von den Driesch für die SPD-Fraktion zu und erklärt, dass dieses Instrument zu einem Motivationsverlust und einer Überbelastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter führen wird. Er sieht diese Wiederbesetzungssperre als überflüssig an, da bereits in der Vergangenheit bewiesen wurde, dass maßvoll mit Stellenwiederbesetzungen umgegangen wurde.

Herr Böhm erklärt, dass die FDP-Fraktion ebenfalls bei dem Instrument der Wiederbesetzungssperre den monetären Sparfaktor nicht im Vordergrund sieht. Die FDP-Fraktion wird sich dem Beschlussvorschlag der Verwaltung jedoch auch aus dem Grund nicht aussprechen, da der Zeitpunkt für diese Vorlage – in einer Zeit der Haushaltssperre eine Wiederbesetzungssperre aufzuheben – in ihren Augen denkbar ungünstig erscheint.

Herr Tobias Arndt schließt sich den Ausführungen von Herrn Böhm an und bekräftigt diese.

Frau von den Driesch führt aus, dass dieses Instrument erstmals in einer Interfraktionellen Runde im Jahr 2011 vorgestellt wurde. Damals wurde durch Herrn Fabry angeregt, dass es besser wäre über Aufgabenstandards zu diskutieren. Sie appelliert, dass nicht ständig neue Aufgaben mit der Bitte um zeitnahe Erledigung eingefordert werden können seitens der Politik und trotzdem an der Wiederbesetzungssperre festgehalten wird. Es ist nicht nachvollziehbar, aus welchem Grund der Verwaltung nicht zugestanden wird über die Notwendigkeit von Wiederbesetzungen selbst zu entscheiden.“

Auszug aus der Niederschrift der Ratssitzung am 18.11.2014
„Herr Wolters appelliert an die anderen Fraktionen einen gemeinsamen Kompromiss zu finden und mit der Verwaltung ein anderes Instrument zu finden, dass eine sparsame Personalplanung nachweist und trotzdem die Verwaltung nicht so einschränkt wie die Wiederbesetzungssperre.“

In der Sitzung des Rates am 01.09.2015 hat sich Herr Böhm nach dem aktuellen Stand zum generellen Umgang mit der WBS erkundigt (anlässlich der Vorlage VO3230/15, Aufhebung WBS FB Finanzwirtschaft und Büro BM, TOP 14). Im HFA am 27.10.2015 (VO/3331/15, Mitteilungen ö.T., TOP 1.3) wurde mitgeteilt, dass noch weiterer Klärungsbedarf innerhalb der Verwaltung in der Sache bestehe und daher die Einbringung einer Beratungsvorlage in die folgende Sitzung des HFA leider nicht möglich sei. Sobald die Abstimmung hinsichtlich des weiteren Vorgehens intern geklärt sei, würde eine Beratungsvorlage eingebracht.

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Soweit aus heutiger Sicht nachvollziehbar stand seit dem Beschluss über die WBS 2011 bis Ende Februar 2017 in 43 Fällen eine Wiederbesetzung in Rede.
 

In 25 Fällen wurde die WBS durch den Rat aufgehoben. Diese verteilen sich auf die Fachbereiche wie folgt:

Die Aufhebung der WBS bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Stelle direkt wieder besetzt wurde. Oftmals dauerte dies durch Verzögerungen im Stellenbesetzungsverfahren einige Wochen / Monate. In Einzelfällen wurde dann de facto die WBS doch eingehalten.

Vier Anträge auf Aufhebung der WBS wurden vom Rat im entsprechenden Zeitraum abgelehnt (Finanzwirtschaft / Tischler im Baubetriebshof / techn. Beigeordneter / Bürgerservice) und die Besetzungssperren demzufolge eingehalten.

In 14 weiteren Fällen wurde von der Verwaltung kein Antrag auf Aufhebung der WBS gestellt. Diese verteilen sich auf die Fachbereiche wie folgt:

Die Verwaltung hatte die Aussetzung von Wiederbesetzungssperren beim Rat vorrangig bei denjenigen Stellen beantragt, bei denen sie die Einhaltung der WBS nicht für verantwortbar hielt, da die problematischen betriebsorganisatorischen Begleiterscheinungen ein nicht mehr akzeptables Maß erreicht hätten, oder die Einhaltung wegen Refinanzierung der Stellen keinen Sinn gemacht hätte.

Die GPA NRW hatte in Ihrem Bericht zur überörtlichen Prüfung des Bereiches „Personalwirtschaft und Demografie“ im Jahr 2015 bereits dargestellt, wie sich die Stadt Wegberg auf Veränderungen im Aufgabenportfolio der Verwaltung einstellt. Sie hat festgestellt, dass die Stadt sich gut aufgestellt hat, um die anstehenden Aufgaben zu bewältigen und die Personalquote im interkommunalen Vergleich niedrig ist.

Die GPA führt aus, dass die Stadt Wegberg bei einer niedrigen Personalausstattung eine grundsätzliche Wiederbesetzungssperre von sechs Monaten anwendet, gleichzeitig eine ständige Betrachtung jeder vakanten Stelle im Hinblick auf Umfang und Wertigkeit erfolgt und dabei auch die Leistungsstandards nicht außer Acht gelassen werden und diese Vorgehensweise bei einer konsequenten Verfolgung zur Optimierung der Personalaufwendungen beiträgt.

Die WBS insgesamt kann nur dann als Mittel zur Unterstützung ständiger Verwaltungsmodernisierung dienen, wenn bei den betroffenen Stellen Optimierungspotenziale vorhanden sind.

Ist dies nicht der Fall, können sich Wiederbesetzungssperren auch kontraproduktiv auswirken. Folgende Nachteile lassen sich beispielsweise feststellen:

• Mehrbelastung bzw. Überlastung von Kolleginnen und Kollegen,
• eingeschränkte bzw. zeitverzögerte Aufgabenerfüllung in den Fachbereichen,
• mangelnde Weitergabe und damit Verlust von Erfahrungswissen,
• Keine Einarbeitung einer Nachfolge (ggf. Wissensverlust),
• Arbeitsverdichtung bei den Vertretungen,
• Zeitlich befristete Standardabsenkung,
• Aufgabenerledigung nur mit merklichen Verzögerungen, u.U. von weniger sachkundigem Personal/Mitarbeitern
• Qualitätsverlust
   

Langfristig kann dies zu Leistungsabbau oder –ausfall mit damit verbundenen Haftungsrisiken und Ertragsausfällen, bis hin zur Demotivation der Beschäftigten führen.

Auch die GPA NRW sieht das Instrument der WBS aufgrund der möglichen negativen Auswirkungen auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kritisch. Dazu  führt sie auf den Seiten 5, 6 und 11 im bereits oben zitierten Bericht aus, dass durch die 6monatige WBS kurzfristig Stellenanteile und damit Personalaufwendungen eingespart werden, dies jedoch nur unter der Voraussetzung geschehen darf, dass die Aufgabenerledigung weiterhin sichergestellt ist. Eine stark steigende Mehrbelastung einzelner Beschäftigter kann zu fehlerhafter Aufgabenerledigung und zu krankheitsbedingten Ausfällen führen. Der wirtschaftliche Vorteil einer verzögerten Neubesetzung freiwerdender Stellen kann auf diese Weise schnell unwirtschaftlich werden. Die GPA ist weiterhin der Auffassung, dass durch die temporäre sehr starke Belastung einzelner Beschäftigter oder Sachgebiete Risiken wie höhere Fehlerquote, Rückstände in der Bearbeitung oder Überlastungssituationen entstehen und eine zeitnahe Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch den bisherigen Stelleninhaber schwierig ist. Die GPA empfiehlt: „Besser als eine pauschale WBS ist es, jede freiwerdende Stelle daraufhin zu überprüfen, ob diese in Bezug auf Stellenumfang und Bewertung unverändert bestehen bleiben soll.“

Unbestritten wird es auch in den nächsten Jahren eine große Herausforderung sein, den Anteil der Personal- und Versorgungsaufwendungen als „zweitgrößte Aufwandsart im Ergebnisplan“ weiter zu beobachten und im Sinne der Haushaltskonsolidierung aber auch unter Beachtung einer angemessenen Dienstleistungsqualität zu gestalten.

Die Personaldecke kann nur dann auf dem bereits jetzt vorliegenden niedrigen quantitativen Niveau gehalten werden, wenn das Personal weiter in einem hohen Maße qualifiziert und gefördert sowie adäquat bezahlt wird.

Um die Mitarbeiterzufriedenheit und –gesundheit aufrecht zu erhalten ist es darüber hinaus notwendig, dass die zu erledigenden Aufgaben in guter Qualität in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können; denn die Mitarbeiter/innen erbringen die Dienstleistungen der Stadt Wegberg und sind daher eine tragende Säule der Stadtverwaltung.
 

Das Personaleinsparkonzept ist als HSK-Maßnahme für den dafür vorgesehenen Zeitraum aufgebaut und in der Planung durch verschiedene personelle Strategien fortentwickelt worden. Hieraus können für die kommenden Haushaltsjahre Einspareffekte erzielt werden, die sich durch eine konsequente Personalplanung (u.a. auch bedingt durch eine strikte Aufgabenkritik) ergeben. Diesbezüglich wird auf dieser Grundlage eine auf Fakten basierende Planung vorgenommen, die nicht durch sachfremde Anlässe bzw. Zufälle beeinflusst wird.

Vor dem Hintergrund, dass in einem Drittel (14 von 43) der frei gewordenen Stellen von Seiten der Verwaltung kein Antrag auf Aufhebung der WBS gestellt wurde, schlägt die Verwaltung grundsätzlich eine WBS von 2 Monaten (1/3 von 6 Monaten) vor. Davon ausgenommen werden sollen Stellen im Bereich der Kläranlagen, Feuerwehr, Kindergärten und des Sitzungsdienstes, da hier eine kontinuierliche Besetzung erforderlich ist (und die Aufhebung der WBS auch immer beschlossen wurde).

Weitere Ausnahmen im Einzelfall sollen nur ermöglicht werden, wenn aus dem betroffenen Fachbereich Deckungsmittel in entsprechender Höhe zur Einsparung bereit gestellt werden.

Kosten und Finanzierung:

Die Personalaufwendungen sind im Haushalt 2017 berücksichtigt.

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Personal und Personalentwicklung empfiehlt dem Rat seinen Beschluss vom 13.09.2011 zur sechsmonatigen Wiederbesetzungssperre mit sofortiger Wirkung aufzuheben und zu beschließen, dass freiwerdende Stellen ab sofort für einen Zeitraum von zwei Monaten nicht wieder besetzt werden sollen.
Grundsätzlich von der WBS ausgenommen werden die Bereiche Kläranlagen, Feuerwehr, Kindergärten, Sitzungsdienst.

Weitere Ausnahmen im Einzelfall sind nur möglich, wenn aus dem betroffenen Fachbereich Deckungsmittel in entsprechender Höhe zur Einsparung bereit gestellt werden.