Entscheidungsvorlage - VO/0174/18

Sachverhalt:

Im Fuhrpark des Baubetriebshofes wird eine Kompaktkehrmaschine eingesetzt. Mit dem Gerät werden u.a. die Pflichten gemäß Straßenreinigungssatzung wahrgenommen. Weiterhin wird die Maschine auf den diversen Schulhöfen (häufig nach Wochenenden), in der Innenstadt und zur Reinigung von Verschmutzungen nach Grünpflegearbeiten und Veranstaltungen verwendet.

Als Alternative zum chemischen Einsatz von Glyphosat wird die Maschine zur mechanischen Beseitigung von Wildkräutern auf sämtlichen, gepflasterten Flächen und in Straßenrinnen eingesetzt. Es hat sich zudem gezeigt, dass eine Vielzahl von Arbeiten im Bereich der Grünpflege, vor allem im Straßenbegleitgrün, durch den Einsatz einer Kehrmaschine vereinfacht und erheblich wirtschaftlicher wird.

Am 24.04. fand eine routinemäßige Inspektion der eingesetzten Maschine statt. Die Kehrmaschine hatte zu diesem Zeitpunkt einen Zählerstand von 5.123 Betriebsstunden (56.086km). Nach Rücksprache mit einem Fachhändler für Kehrmaschinen, muss man bei der Berechnung einer Relation zu gefahrenen PKW – Kilometern jedoch einen Faktor von 60 – 70km je Betriebsstunde ansetzen, da die Maschine um ihrer Aufgabe nachzukommen permanent unter Volllast läuft. Bei der Umrechnung der Laufleistung der Kehrmaschine um diese mit einer PKW-Leistung zu vergleichen, ergibt sich eine proportionale Laufleistung für die Kehrmaschine in Höhe von ca. 332.995 km.

Bei der oben genannten Inspektion wurde ein größerer Defekt festgestellt, für den dann schließlich ein Reparaturangebot eingereicht worden ist. Das Angebot schließt (incl. Mwst.) mit 23.136,08€ ab und beinhaltet als größte Position einen Austauschmotor.

Es liegt der Gedanke nahe, eine Zweitmeinung einer anderen Werkstatt einzuholen. Bei PKW oder vergleichbaren Fahrzeugen, welche in großen Serien gefertigt werden, wäre dies auch die erste Wahl der Mittel. Im Fall der Kehrmaschine muss jedoch festgehalten werden, dass neben dem Anbieter des vorliegenden Reparaturangebotes fast ausschließlich der Hersteller zur Einholung einer zweiten Meinung in Anbetracht kommt, dieser hat seinen Sitz in der Schweiz. Die Verwaltung hat daher auf ein weiteres Reparaturangebot verzichtet.

Aufgrund der geführten Maschinenstammblätter kann die Verwaltung für das erste Halbjahr 2018 sowie für die Jahre 2015-2017 untenstehende Werte für die in 07/2009 in Betrieb genommene Kehrmaschine benennen, welche für den Unterhalt der Maschine angefallen sind. In den Kosten der Spalte „finanzieller Aufwand“ sind lediglich externe Kosten für Reparaturen und Ersatzteile sowie Kosten für die HU-/ AU-/ SP- Prüfungen und Versicherung enthalten. Von der KFZ – Steuer ist das Gerät befreit. Nicht enthalten sind die Kosten für Diesel. Beim personellen Aufwand sind sämtliche selbst erbrachte Reparaturen enthalten, sowie teilweise auch Reinigungs- und Wartungsleistungen, welche mit dem Betrieb der Maschine zusammenhängen.

Unter Beachtung der angebotenen Reparaturkosten, der vorstehenden Werte und der Laufleistung der Maschine, hält die Verwaltung die Reparatur für nicht wirtschaftlich und schlägt daher vor, die Maschine auszusondern. Nach grober Auskunft der anbietenden Werkstatt ist für die Maschine im nicht reparierten Zustand mit Verkaufserlösen von ca. 4.000 bis 6.000€ zu rechnen.

Seit dem 28.05.2018 wird der Ausfall mit einer geliehenen Kehrmaschine per Kurzzeitmiete überbrückt.

Das Ende des Abschreibungszeitraumes der bestehenden, eigenen Kehrmaschine, ist am 31.07.2019 erreicht. Somit fallen (gerechnet ab dem 01.07.2018) noch in 13 Monaten Abschreibungen in Höhe von monatlich 838,95€, also insgesamt 10.906,35€ an. Bei Aussonderung der Maschine zum jetzigen Zeitpunkt müsste eine Sonderabschreibung in der entsprechenden Höhe getätigt werden. Da jedoch parallel zur AfA ein Sonderposten jeweils in gleicher Höhe wie die AfA gebildet worden ist, welcher zeitgleich aufgelöst wird, bliebe die Aussonderung der Kehrmaschine ergebnisneutral und würde nicht zu einer zusätzlichen Belastung des Haushaltes führen.

Für das weitere Vorgehen, empfiehlt die Verwaltung folgenden Weg:

Im Rahmen der mittelfristigen Ergebnisplanung wurden für das Haushaltsjahr 2021 unter der Investitionsnummer 01 18 00 B 056 Mittel in Höhe von 140.000€ eingeplant. Demnach stehen vorerst keine investiven Mittel für eine Ersatzbeschaffung bereit. Aus diesem Grund beabsichtigt die Verwaltung, zunächst mit einer Mietmaschine, jedoch per Langzeitmiete zu arbeiten. Hierzu wurden formlos zwei Angebote mit den wie folgend aufgeführten Spezifikationen/ entstehenden Kosten eingeholt:

Berechnet man die fixen Kosten je Betriebsstunde bei Annahme von Angebot 1, ebenfalls ausgehend von 960 Stunden jährlich, bzw. 80 Stunden monatlich (lt. konkretem Angebot der Wert, der in der Mietpauschale enthalten ist), ergibt sich durch die FULLSERVICE – Anmietung ein Betrag von 39,42€ je Betriebsstunde. Vergleicht man diesen Wert mit den Vorjahreswerten, vor allem mit dem Stundensatz von 2017 (38,34€/ ebenfalls auf 80 Betr.- Std. mtl. gerechnet), stellt man spätestens bei Beachtung der Tatsache, dass eigenes Personal nicht für Reparaturen eingesetzt werden muss und das Risiko für einen Ausfall der Maschine beim Vermieter verbleibt fest, dass dieser Wert als durchaus wirtschaftlich anzusehen ist.

Beim Anbieter von Angebot 1 wurde telefonisch abgefragt, ob auch hier ein kürzerer Mietzeitraum denkbar wäre. Dies wurde bestätigt, jedoch angemerkt, dass dann auch hier mit deutlich höheren Kosten zu kalkulieren sei.

Dies beachtend, erscheint der Verwaltung eine Miete für 24 Monate sinnvoll.

Vorbehaltlich der entsprechenden Beschlusslage in der Sitzung des WBUV am 03.07., eines unmittelbar anschließenden Ausschreibungsverfahrens, einer Auftragsvergabe im WBUV am 04.09.2018 und der Verfügbarkeit einer entsprechenden Maschine, könnte der Mietvertrag dann beispielsweise am 01.10.2018 beginnen. Ende des 24 – monatigen Mietvertrages wäre dann demnach der 30.09.2020.

Ergänzend zur Langzeit – Anmietung einer Kehrmaschine beabsichtigt die Verwaltung ferner, die Investition in eine neue, eigene Kehrmaschine um ein Jahr vorzuziehen, und die Mittel für den Haushalt 2020 vorzusehen. Eine frühzeitig klare Haushaltslage vorausgesetzt, wäre dann unter Berücksichtigung der erforderlichen Beschlüsse, dem Ausschreibungsverfahren und der Lieferzeit durchaus denkbar, dass die neue, eigene Maschine "pünktlich" zum Mietende geliefert würde. Ebenso ist es denkbar eine Fullservice – Leasing – Variante zu prüfen.

Kosten und Finanzierung:

Ausgehend von dem oben genannten Wert für die 24 – monatige Anmietung ergibt sich für die gesamte Mietdauer ein Gesamt - Betrag von ca. 75.684,00€ (incl. Mwst,). Nach Rücksprache mit der Kämmerin können die Mietkosten über die konsumtiven Unterhaltungssachkonten abgedeckt werden. Da das Haupteinsatzgebiet die öffentlichen Straßen und Gehwege sind, ist der Hauptkostenträger beim Produkt 12 01 01 (Straßen, Wege, Plätze) zu sehen. Hier sind nach Rücksprache mit der Kämmerin im laufenden Haushaltsjahr noch ausreichende Mittel beim Sachkonto 5221 20 und 5221 21 (Instandhaltung Straßen/ Instandhaltung Straßen durch Dritte) verfügbar. Für die Haushaltsjahre 2019 und 2020 ist der entsprechende Mittelbedarf bei der Mittelanmeldung entsprechend zu berücksichtigen. Der hierdurch an dieser Stelle entstehende Mehrbedarf an Mitteln, erspart demgegenüber Aufwendungen für die jährliche Abschreibung und Reparaturen im Produkt 01 18 00. Gegebenenfalls ergibt sich durch das Ausschreibungsverfahren ein günstigerer Wert, was an dieser Stelle jedoch noch nicht absehbar ist.

Für das Haushaltsjahr 2020 sollen ferner Mittel in Höhe von 140.000€ für eine neue, eigene Kehrmaschine, bzw. nach sorgfältiger Abwägung Mittel für eine Fullservice –Leasing – Variante berücksichtigt werden.

Alternativen:

Keine Alternativen

Beschlussvorschlag:

1.Der Ausschuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergaben bestätigt die Entscheidung der Verwaltung, das bestehende Eigengerät dauerhaft außer Betrieb zu nehmen.

2.Der Ausschuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergaben stimmt der Vorgehensweise, zunächst eine 24 – monatige Anmietung vorzunehmen, und Haushaltsmittel für eine neue, eigene Kehrmaschine in Höhe von 140.000€ für das Haushaltsjahr 2020 anzumelden bzw. eine Fullservice – Variante zu prüfen, zu.

3.Der Ausschuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergaben beauftragt die Verwaltung mit der Durchführung des Ausschreibungsverfahrens, für die 24 – monatige Anmietung einer Kompaktkehrmaschine, um die Beauftragung in der WBUV – Sitzung am 04.09. beschließen zu können.

4.Der Ausschuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergaben beauftragt die Verwaltung damit, darzulegen, ob ab dem Mietende der Langzeitmiete eine neue, eigene Kehrmaschine per Kauf oder Leasing beschafft werden soll und die entsprechenden Mittel bei der Haushaltsplanung zu berücksichtigen.