Entscheidungsvorlage - VO/0205/18

Sachverhalt:

Auf die Vorlage VO/0174/18 aus der Sitzung des WBUV vom 03.07.2018 wird verwiesen.

In der vorgenannten Vorlage teilt die Verwaltung mit, dass die städtische Kehrmaschine mit einem größeren Defekt ausgefallen ist. In der letzten Sitzung des WBUV beschloss der Ausschuss mehrheitlich der Entscheidung der Verwaltung nachzukommen, die alte Kehrmaschine auszusondern.

Es wurde u.a. darüber beraten, wie in Sachen Kehrmaschine weiter verfahren werden solle.

Die Verwaltung erhielt den Prüfauftrag, die wirtschaftlichste Möglichkeit zum fortge-führten Einsatz einer Kehrmaschine herauszufinden. An erster Stelle sollte hierbei geprüft werden, ob sich Kostenvorteile ergeben, wenn eine Kehrmaschine über einen möglichst langen Zeitraum angemietet wird und wie die Variante  eines Mietkaufs  zu werten sei.

Ferner wurde die Verwaltung damit beauftragt, nach erfolgter Prüfung der preisgünstigsten Möglichkeit ein Ausschreibungsverfahren zur Anmietung vorzunehmen.

Im Anschluss an die Sitzung wurde das örtliche Rechnungsprüfungsamt kontaktiert, um gemeinsam die verschiedenen Ansätze zu beleuchten.

Die Entscheidung, welche Option gewählt werden soll, muss definitiv im Moment der Ausschreibung bereits getroffen sein, die evtl. Wahl einer günstigeren Variante ist nicht zulässig. Hiernach muss für den Bieter im Moment der Angebotsabgabe klar sein, auf welche Leistung er anbieten soll, sodass hier bereits bekannt sein muss, wie lange die Anmietung erfolgen soll und ob die Maschine hiernach übernommen wird oder nicht. Somit scheidet eine Überprüfung im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens aus. Aus diesem Grund wurden zwei mögliche Bieter im Rahmen der Marktsondierung nochmals um unverbindliche Angebote für alle denkbaren Optionen gebeten.

Beide Anbieter nannten im Rahmen der Übersendung der verschiedenen Optionen auch jeweils einen Kaufpreis für eine neue Maschine, die zwar noch nicht bedarfsgerecht konfiguriert ist, sich jedoch an den Spezifikationen der bestehenden Maschine orientiert. Hierbei ergeben sich folgende Werte:

Eine angebotene Variante war eine klassische Mietkauf – Version. Ein entsprechendes Angebot wurde lediglich von einem Bieter eingereicht und erzeugt folgend aufgeführte Kosten:

Stellt man diesen Betrag dem Kaufpreis gegenüber, zeigt sich, dass die Mietkauf – Variante in der angebotenen Form nicht wirtschaftlicher als ein Ankauf wäre. Bei einer klassischen Mietkauf – Variante wäre mit Beginn des Mietvertrages zusammen mit der ersten Mietrate die gesamte Mehrwertsteuer für den gesamten Zeitraum zu entrichten. Zudem beinhalten die Mietkauf – Raten einen gewissen Zinssatz zur Finanzierung. Da bei einer kreditfinanzierten Beschaffung ein Kommunalkredit zur Anwendung kommen könnte, welcher derzeit zu einem Satz von nahezu oder gar 0% zu erzielen ist, wäre die Mietkauf – Variante als unwirtschaftlich anzusehen. Auch wenn ein Mietkauf – Angebot nur von einem Bieter vorgelegt worden ist, dürfte ein vergleichbares Angebot des anderen Bieters kaum andere Werte erbringen.

Weiterhin wurden verschiedene Langzeit – Mieten mit unterschiedlichen Laufzeiten angeboten. Grundlage sind hier 800 jährliche Betriebsstunden, was nach Rücksprache mit beiden Anbietern einen realistischen Wert für eine im Einschicht – Betrieb eingesetzte Maschine darstellt. Bei den Mietangeboten ist eine Gegenüberstellung der monatlichen Kosten möglich und bringt folgendes Ergebnis:

Auf Nachfrage beim Bieter zu Angebot 1 wurde bestätigt, dass bei den identischen Zahlen der verschiedenen Angebote kein Versehen vorliegt, sondern aus Sicht des Bieters realistische Zahlenwerte genannt wurden. Hintergrund ist, dass der Bieter zusichert, alle 24 Monate eine Neumaschine bereitzustellen, um a) die jeweils vor – genutzte Maschine noch in einem guten Zustand als Gebrauchtmaschine veräußern zu können und dem Kunden b) einen stabilen Preis mit eingeschlossenen Wartungsleistungen anbieten zu können. Die entsprechenden Wartungsleistungen sind bei beiden Angeboten enthalten, wodurch das Angebot 2 als günstiger angesehen werden kann.

In jedem Fall zeigt sich bei Angebot 2, dass die monatliche Belastung sinkt, je länger der Mietvertrag abgeschlossen wird.

Bei beiden Angeboten wurde für die verschiedenen Mietzeiträume auch der Restwert nach Ablauf der Verträge genannt. Von Seiten der Bieter wäre es unproblematisch, dass die Maschinen im Anschluss an die Mietverträge ausgelöst und übernommen würden. Probleme gibt es hierbei im Sinne des Vergaberechts, da wie eingangs erwähnt bereits zum Zeitpunkt der Ausschreibung feststehen müsste, ob eine Übernahme beabsichtigt wird. Eine entsprechende Vorab – Festlegung beinhaltet jedoch das große Risiko, dass die entsprechende Maschine eine erneut hohe Reparaturanfälligkeit mit sich bringt, wie es bei der ausgesonderten Altmaschine der Fall gewesen ist. Aus diesem Grund scheidet eine derartige Festlegung vor Beginn der Ausschreibung aus Sicht der Verwaltung aus. Eine „spontane“ Entscheidung gegen Ende des Mietvertrages ist vergaberechtlich leider ebenso kritisch, da bei allen in der Tabelle genannten Konstellationen Wertgrenzen erreicht bzw. überschritten werden, die eine freihändige Vergabe ermöglichen würden. Somit erscheint es aus vergaberechtlichen Gründen aus Sicht der Verwaltung nicht möglich, eine Kombination aus Langzeitanmietung und späterer Übernahme zu wählen.

Von einem Bieter wurde ohne Aufforderung ein Fullservice – Vertrag angeboten, der auch für den Fall eines Ankaufs einer Neumaschine gilt. Diese Fullservice – Variante schließt sämtlich Ersatzteile und Reparaturen mit ein, außer:

-Instandsetzung von Gewaltschäden

-Beschaffung der Besen

-Verschleißteile: Saugmundverschleißteile, Saugschlauch, Saugkanalverschleißteile, Dichtungen, Gasfedern, Sprühdüsen, Reifen, Glühlampen, Bremsklötze, Bremsscheiben

Die Kosten für einen Fullservice – Vertrag sind wie folgt zu benennen:

Auch wenn der Ausschuss eigentlich bekräftigt hatte, dass die Variante eines erneuten Ankaufs nicht weiter verfolgt werden soll, wurden die Gesamtkosten hierfür unter Einbeziehung der Fullservice – Komponente beleuchtet.

In Addition zu den oben aufgeführten monatlichen Abschreibungskosten ergeben sich somit bei Abschluss eines Fullservice – Wartungsvertrages mit einer Laufzeit von 5 Jahren und einer Nutzungseinschränkung auf 800 Betriebsstunden jährlich Kosten von monatlich: 1.823,42€ (in den ersten 5 Jahren). Es wäre ggfs. zu klären, ob es auch für Zeiträume über 60 Monate Fullservice – Pakete gibt und welche Kosten dann hier zu erwarten wären. Ein entsprechendes Angebot wurde zwischenzeitlich angefordert, liegt jedoch zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Vorlage noch nicht vor.

Eine Gegenüberstellung der Kosten unter Berücksichtigung eines 60 monatigen Fullservice – Paketes sieht wie folgt aus:

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Vorlage kann die Verwaltung nur Annahmen tätigen, wie sich die Preise für die Fullservice – Komponente bei längerer Laufzeit entwickeln. Hiernach ist anzunehmen, dass die Servicepauschale bei längerer Laufzeit (sofern dies überhaupt angeboten wird) monatlich höher liegen dürfte. Mit Blick auf die Werte der vorstehenden Tabelle erscheint es jedoch trotzdem in jedem Fall als am Günstigsten, entgegen der vorherigen Überlegungen doch einen Ankauf zu favorisieren. Die Differenz der Gesamtkosten beträgt 79.804,80€ zu Ungunsten der Langzeitanmietung. Auch wenn im Falle eines Ankaufs einer neuen Maschine ab dem 61. Monat das volle Reparaturrisiko bei der Stadt Wegberg liegt, so erscheint der Betrag von 79.804,80€ der Verwaltung als ausreichendes Argument, doch einen Ankauf zu favorisieren. Selbst wenn sich zeigen sollte, dass die Reparaturanfälligkeit wieder die Höhe der alten Maschine erreichen sollte, besteht immer noch die Möglichkeit, die Maschine vorzeitig abzuschreiben, und sich an diesem Punkt erneut verschiedene Möglichkeiten zur weiteren Vorgehensweise anzusehen.

Kosten und Finanzierung:

Die Mittel für eine Neubeschaffung wären für den Haushalt 2019 oder 2020 in Höhe von 140.000€ zu berücksichtigen.

Die Kosten für die temporäre Anmietung einer Maschine zur Überbrückung des Zeitraumes ohne eigene Kehrmaschine werden im Produkt 12 01 01 (Straßen, Wege, Plätze) beim Sachkonto 5221 20/ 5221 21 verbucht. Für den Rest des Jahres 2018 stehen hier ausreichende Mittel bereit, für das kommende Jahr wird der Mittelbedarf bei der Aufstellung des Haushaltes berücksichtigt.

Alternativen:

Ein Ankauf soll ausgeschlossen werden. In jedem Fall soll eine Kehrmaschine per Langzeitmiete eingesetzt werden. Den Ausführungen im Sachverhalt folgend, wird die Verwaltung beauftragt, eine Langzeitanmietung einer Kehrmaschine für einen Zeitraum von 60 Monaten vorzunehmen, eine spätere Übernahme der Maschine wird an dieser Stelle ausgeschlossen.

Beschlussvorschlag:

1. Der Ausschuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergabe beauftragt die Verwaltung, für den Haushalt 2019 oder 2020 Mittel für die Beschaffung einer neuen Kehrmaschine zu berücksichtigen. Die Entscheidung, in welchem Jahr die Beschaffung erfolgen soll, soll unter Berücksichtigung dessen geschehen, wie der Übergangszeitraum bis zum Erhalt einer neuen Maschine per Leihmaschine am kostengünstigsten überbrückt werden kann.

2. Der Ausschuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergabe beauftragt die Verwaltung, nach erfolgter Prüfung der kostengünstigsten Möglichkeit, eine Anmietung einer Kehrmaschine für den sich aus der günstiger – Prüfung ergebenden Zeitraum schnellstmöglich auszuschreiben.