Entscheidungsvorlage - VO/0205/18-1

Sachverhalt:

In den letzten beiden Sitzungen des Ausschusses für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergaben, wurde über die weitere Vorgehensweise in Sachen Ausfall der städtischen Kehrmaschine beraten (vgl. Vorlage VO/0174/18; Sitzung vom 03.07.2018 und Vorlage VO/0205/18; Sitzung vom 04.09.2018). Als Ergebnis der ersten Beratung erhielt die Verwaltung zahlreiche Prüfaufträge, wie sich die Beschaffung am preisgünstigsten gestalten lässt. Nach einer Vorbesprechung mit dem Rechnungsprüfungsamt wurde klargestellt, dass die entsprechenden Vergleiche vor Beginn des Ausschreibungsverfahrens erfolgt sein müssen, da  für den Bieter bei Angebotsabgabe unmissverständlich klar sein muss, welche Leistung zur Beauftragung kommt. Somit wurden die verschiedenen Varianten vorab mittels Sondierungsangeboten geprüft und dann in der Vorlage für die zweite Beratung zusammengetragen und gegenübergestellt.

Als Resultat der Prüfungen, legte die Verwaltung in der Vorlage dar, dass es am günstigsten erscheint eine Neumaschine zu erwerben und zeitgleich einen Full – Service Vertrag abzuschließen.

Im Rahmen der zweiten Beratung wurde nach Abwägung der Kosten für die Stadt trotzdem entschieden, eine Maschine anzumieten.

Der hierzu verwaltungsseitig vorgelegte Beschlussvorschlag (Teil 2) wurde von den Fraktionen unterschiedlich interpretiert, wodurch vor der Abstimmung kurzzeitig Verwirrung entstand. Es wurde schließlich mehrheitlich dafür votiert, dass die Verwaltung mit der Ausschreibung für einen 24-monatigen Mietzeitraum beauftragt wird.

Um ein besseres Verständnis der Varianten der Beschlussvorschläge zu erreichen, erfolgt nachfolgende Klarstellung.

Gemäß des Prüfauftrages aus der ersten Beratung, wurde im Rahmen der Vorlage für die zweite Beratung dargelegt, wie hoch die monatlichen Kosten bei Anwendung eines längerfristigen Mietvertrages sind. Hierzu wird der entsprechende Absatz aus der Vorlage VO/0205/18 hier nochmals zitiert:

„Weiterhin wurden verschiedene Langzeit – Mieten mit unterschiedlichen Laufzeiten angeboten. Grundlage sind hier 800 jährliche Betriebsstunden, was nach Rücksprache mit beiden Anbietern einen realistischen Wert für eine im Einschicht – Betrieb eingesetzte Maschine darstellt. Bei den Mietangeboten ist eine Gegenüberstellung der monatlichen Kosten möglich und bringt folgendes Ergebnis:

Auf Nachfrage beim Bieter zu Angebot 1 wurde bestätigt, dass bei den identischen Zahlen der verschiedenen Angebote kein Versehen vorliegt, sondern aus Sicht des Bieters realistische Zahlenwerte genannt wurden. Hintergrund ist, dass der Bieter zusichert, alle 24 Monate eine Neumaschine bereitzustellen, um a) die jeweils vor – genutzte Maschine noch in einem guten Zustand als Gebrauchtmaschine veräußern zu können und dem Kunden b) einen stabilen Preis mit eingeschlossenen Wartungsleistungen anbieten zu können. Die entsprechenden Wartungsleistungen sind bei beiden Angeboten enthalten, wodurch das Angebot 2 als günstiger angesehen werden kann.

In jedem Fall zeigt sich bei Angebot 2, dass die monatliche Belastung sinkt, je länger der Mietvertrag abgeschlossen wird.“

Hieraus resultierte der am Ende der Vorlage genannte, alternative Beschlussvorschlag:

„Ein Ankauf soll ausgeschlossen werden. In jedem Fall soll eine Kehrmaschine per Langzeitmiete eingesetzt werden. Den Ausführungen im Sachverhalt folgend, wird die Verwaltung beauftragt, eine Langzeitanmietung einer Kehrmaschine für einen Zeitraum von 60 Monaten vorzunehmen, eine spätere Übernahme der Maschine wird an dieser Stelle ausgeschlossen.“

Die Formulierung im Ursprungs – Beschlussvorschlag „Der Ausschuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergabe beauftragt die Verwaltung, nach erfolgter Prüfung der kostengünstigsten Möglichkeit, eine Anmietung einer Kehrmaschine für den sich aus der günstiger – Prüfung ergebenden Zeitraum schnellstmöglich auszuschreiben“ ging von einem Beschluss für den Kauf einer Maschine aus. Die „günstiger Prüfung“ sollte dem folgend lediglich ergeben, ob eine Maschine für den Übergangszeitraum bis zur Beschaffung günstiger für 1 oder für 2 Jahre zu mieten sei, um anhand dessen festzulegen ob die (käufliche) Beschaffung in 2019 oder 2020 stattfinden soll.

Wie oben ersichtlich, war die günstiger Prüfung für die Dauer einer Langzeitanmietung bereits erfolgt und in der Vorlage dargelegt. Die Verwaltung bittet ausdrücklich um Nachsicht, dass hierauf nicht bereits im Rahmen der zweiten Beratung im WBUV nochmals explizit hingewiesen worden ist.

Aus den Erkenntnissen ergibt sich, dass sich eine Anmietung für 24 Monate gegenüber einer Anmietung für einen längeren Zeitraum (z.B. 60 Monate) ungünstiger darstellt. Auch die Anmietung über 60 Monate beinhaltet gemäß dem zugehörigen Sondierungsangebot ein Full – Service Paket.

Zur Klarstellung weist die Verwaltung an dieser Stelle darauf hin, dass sich die genannten Preise im Rahmen der Marktsondierung zweier Anbieter ergeben haben. Hierbei wurde die Maschine noch nicht bedarfsgerecht konfiguriert, sondern lediglich an die Spezifikationen der Altmaschine angelehnt. Es ist somit nicht auszuschließen, dass sich im Rahmen der Ausschreibung eine andere Preisentwicklung ergeben kann.

Für den Fall, dass der Rat den Beschluss des Ausschusses bestätigt, nimmt er in Kauf, dass die monatlichen Kosten hierdurch voraussichtlich höher sind, als bei einer längerfristigen Anmietung. Dem gegenüber ermöglicht ein kürzerer Mietzeitraum eine bessere Möglichkeit, die Mietvariante zu erproben um ggfls. Hiernach die Kaufoption erneut zu untersuchen. Nach Ablauf des Zeitraumes ist dann erneut über die weitere Vorgehensweise zu beraten.

Kosten und Finanzierung:

Die Kosten für die Anmietung einer Maschine werden verursachungsgerecht im Produkt 12 01 01 (Straßen, Wege, Plätze) beim Sachkonto 5221 20/ 5221 21 verbucht. Für den Rest des Jahres 2018 stehen hier ausreichende Mittel bereit, für die kommenden Jahre wird der Mittelbedarf in den Planansätzen berücksichtigt.

Alternativen:

Keine

Beschlussvorschlag:

Aufgrund der Eilbedürftigkeit, um wirtschaftliche Nachteile möglichst zu beschränken, zieht der Rat die Entscheidung in der Sache an sich.

Variante 1: Der Rat beschließt, die Entscheidung des WBUV (Auftrag an die Verwaltung, eine 24 - monatige Anmietung auszuschreiben) zu bestätigen..

Variante 2: Der Rat hebt die Entscheidung des WBUV vom 04.09. auf und beauftragt die Verwaltung, die Anmietung einer Kehrmaschine für einen Zeitraum von 60 Monaten auf dem schnellstmöglichen Wege auszuschreiben.