Empfehlungsvorlage - VO/0616/07

Sachverhalt:

Neben zahlreichen anderen offensichtlichen Vorteilen, bietet das Ratsinformationssystem ALLRIS auch die Möglichkeit, weitgehend auf Sitzungsunterlagen in gedruckter Form zu verzichten. Das spart neben Papier auch erhebliche Kosten für Druck, Porto und Personal. Dabei sei nochmals ausdrücklich betont, dass diese Kosten nicht auf die Rats- und Ausschussmitglieder und auf die Fraktionen verlagert werden sollen. Auch sie werden in die Lage versetzt, den Papierverbrauch stark zu reduzieren, wenn nicht sogar vollständig darauf zu verzichten.

 

Sehr erfreulich ist, dass seit der Einführung von ALLRIS im Mai 2006 bereits

 

20	Ratsmitglieder	von 36
7	Sachkundige Bürger/innen	von 13
1	Fraktionsgeschäftsstelle	von 4

 

auf Papierlieferungen verzichtet haben. Die sog. sachkundigen Einwohner (mit beratender Stimme) im BiKSS und im StaWi werden bisher noch alle mit Sitzungsunterlagen in gedruckter Form beliefert.

 

Wie in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 16.10.2007 angekündigt, möchte die Verwaltung dem Haupt- und Finanzausschuss und dem Rat hiermit weitere Vorschläge unterbreiten, die das Ziel haben, die Papierlieferungen weiter einzuschränken, ohne evtl. noch bestehende Probleme der Rats- und Ausschussmitglieder im Umgang mit ALLRIS unvertretbar zu vernachlässigen.

 

Vor der Einführung von ALLRIS haben für Ausschusssitzungen

Ø      die ordentlichen Mitglieder (Ratsmitglieder, sachk. Bürger und sachk. Einwohner)

Ø      alle stellvertretenden Mitglieder (persönliche Vertreter)

Ø      und alle übrigen Ratsmitglieder

die Sitzungsunterlagen in gedruckter Form erhalten. Das wird auch jetzt noch praktiziert, soweit nicht auf Papierlieferungen verzichtet wurde. Diese Regelung hatte früher durchaus seinen Sinn, weil die Stellvertreter und die nicht im Ausschuss vertretenen Ratsmitglieder sonst keine Möglichkeit hatten, sich über die behandelten Themen zu informieren.

 

Die Verwaltung ist der Meinung, dass man sich heute ernsthaft fragen sollte, ob Papierlieferungen an stellvertretende Ausschussmitglieder und Ratsmitglieder, die einem Ausschuss nicht angehören, noch notwendig sind. Die Sitzungsunterlagen stehen nämlich jetzt jedem und jederzeit in ALLRIS zur Verfügung. Bei den Ratsmitgliedern gilt das für sämtliche Sitzungsunterlagen, sowohl öffentlicher als auch nichtöffentlicher Art. Den stellvertretenden sachkundigen Bürgern stehen die öffentlichen und nichtöffentlichen Inhalte „ihres“ Ausschusses und außerdem sämtliche öffentlichen Inhalte aller anderen Ausschüsse und von Ratssitzungen zur Verfügung. Es wird deshalb vorgeschlagen, bei Ausschusssitzungen künftig den stellvertretenden Mitgliedern und den Ratsmitgliedern, die dem Ausschuss nicht angehören, keine Sitzungsunterlagen in gedruckter Form zu übersenden.

 

Wie sich eine solche Regelung auswirken würde, kann aus den beiliegenden Mitgliederlisten der Ausschüsse abgelesen werden. Darin sind

Ø      die ordentlichen Mitglieder, die derzeit noch mit Papier beliefert werden, und

Ø      die stv. Mitglieder, die künftig nicht mehr mit Papier beliefert werden,

markiert.

 

In der Vergangenheit ist aus mehreren Fraktionen darauf hingewiesen worden, dass es nach wie vor einige Rats- und Ausschussmitglieder gibt, die sich auch in Zukunft eine „papierlose“ Vorbereitung auf Sitzungen nicht vorstellen können. Diesen Rats- und Ausschusskollegen und -kolleginnen entstehen bei der Nutzung von ALLRIS ohne Papierlieferungen aus dem Rathaus höhere Papier- und Druckkosten. Diese Bedenken und Wünsche will die Verwaltung nicht einfach „vom Tisch wischen“. Es ist allerdings rechtlich nicht möglich, höhere Aufwandsentschädigungen zu zahlen, als in der Entschädigungsverordnung festgesetzt sind. Die Verwaltung ist auch der Meinung, dass auf die geschilderten Probleme besser über die Fraktionen eingegangen werden kann.

 

Es bietet sich folgende Lösung an:

Durch Beschluss des Rates vom 29.01.1999 wurden die Zuwendungen für die laufende Geschäftsführung der Fraktionen um 10 % gekürzt. Wenn dieser Beschluss aufgehoben würde, hätten die Fraktionen regelmäßig folgende Mehreinnahmen:

 

CDU-Fraktion	55,00 € pro Monat	Siehe Anlage.
SPD-Fraktion	25,00 € pro Monat
FDP-Fraktion	17,50 € pro Monat
Fraktion GRÜNE	12,50 € pro Monat

 

Für den städtischen Haushalt ergäbe sich eine jährliche Mehrbelastung von 1.320 €. Das ist relativ, weil Zuwendungen, die nicht verbraucht worden sind, zurückgezahlt werden müssen.  Dies ist in den vergangenen Jahren mehr oder weniger regelmäßig vorgekommen.

 

Kosten und Finanzierung:

Siehe Sachverhalt.

 

Alternativen:

keine Vorschläge der Verwaltung

Beschlussvorschlag:

Der Haupt- und Finanzausschuss schlägt dem Rat vor, wie folgt zu beschließen:

 

Ø      Stellvertretende Ausschussmitglieder und Ratsmitglieder, die dem Ausschuss nicht angehören, erhalten ab 01.01.2008 keine Sitzungsunterlagen mehr in gedruckter Form.

Ø      Die vom Rat im Jahr 1999 beschlossene 10 %-ige Kürzung der Zuwendungen an die Fraktionen für die laufende Geschäftsführung wird ab dem 1. Januar 2008 aufgehoben.