Empfehlungsvorlage - VO/0184/19

Sachverhalt:

Die Stadt Wegberg verfügt seit Ende 2011 über eine zentrale Vergabestelle im eigenen Haus, über die sämtliche förmlichen Vergabeverfahren abgewickelt werden. Dadurch konnten die fachlichen Kompetenzen gebündelt, eine höhere Rechtssicherheit in den Verfahren gewährleistet sowie mehr Neutralität gegenüber den Bietern gewahrt werden. Auch die vorgeschriebene elektronische Vergabe bei EU-weiten Ausschreibungen wurde zwischenzeitlich umgesetzt.

Der Stelleninhaber scheidet zum 30.06.2019 aus dem Dienst der Stadt Wegberg aus Im Zuge der Stellenausschreibung entwickelte sich die Idee, im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit das Vergabeverfahren durch den Kreis Viersen durchführen zu lassen. Der Kreis Heinsberg bietet diese Möglichkeit mangels entsprechend ausreichender Nachfrage derzeit nicht an.

Im Rahmen der konstruktiven Gespräche zwischen dem Kreis Viersen und der Stadt Wegberg über eine interkommunale Zusammenarbeit bei der Durchführung von förmlichen Vergabeverfahren haben alle Gesprächspartner einen Mehrwert auf beiden Seiten erkannt.

Der Kreis Viersen führt seit 2016 als zentrale Vergabestelle für seine kreisangehörigen Kommunen Brüggen, Grefrath, Niederkrüchten, Schwalmtal, Tönisvorst und für sich selbst Vergabeverfahren durch und verfügt damit über eine mehrjährige Erfahrung in diesem Bereich.

Der Haupt- und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung am 06.06.2019 die Verwaltung beauftragt, die Verhandlungen mit dem Kreis Viersen über die Wahrnehmung der Zentralen Vergabestelle für die Stadt Wegberg fortzuführen, mit dem Ziel, dem Rat in seiner Sitzung am 09.07.2019 eine Beschlussfassung vorzulegen. In der Beratungsvorlage für den Haupt- und Finanzausschuss wurden von der Verwaltung die Vorteile, die in der interkommunalen Zusammenarbeit gesehen werden dargestellt:

-          Rechtssichere vergabebegleitende Prüfung,

-          Beratung und Hilfestellung bei Vergabeverfahren,

-          Bündelung von Fachkompetenz,

-          Zügige Verfahrensabwicklung,

-          Einheitliche Anwendung des Vergaberechts,

-          Einheitlicher Ansprechpartner,

-          Kostenersparnis durch Sammelvergabe,

-          Einsparung von Personalaufwendungen.

Durch die Aufgabenübertragung „Durchführung des Vergabeverfahrens“ geht das vorhandene Fachwissen dauerhaft verloren bzw. wird nicht mehr in der eigenen Verwaltung vorgehalten. Dies mag als Nachteil gesehen werden. Da der Stelleninhaber aus dem Dienst der Stadt Wegberg ausscheidet, bietet es sich andererseits jetzt an, mit der Aufgabenübertragung auf das vorhandene Fachwissen beim Kreis Viersen zu zugreifen. Der Nachteil entstünde somit erst, falls die Aufgabe wieder in die Verwaltung zurückgeholt werden würde.

Die Verwaltung beabsichtigt, mit dem Kreis Viersen eine entsprechende öffentlich-rechtliche Vereinbarung nach dem als Entwurf beigefügten Muster abzuschließen. Der Vereinbarungsentwurf enthält die nach der Gemeindeordnung NRW sowie die nach dem Gesetz über kommunale Zusammenarbeit NRW erforderlichen Regelungen. Die Vertragslaufzeit beträgt 5 Jahre.

Die dem Kreis Viersen entstehenden Personal- und Sachkosten werden durch eine zu zahlende Kostenerstattung gedeckt. Eine regelmäßige Anpassung der Personal- und Sachkosten findet auf Basis von KGST-Stundenverrechnungssätzen statt.

Nach ersten Kostenschätzungen kalkuliert der Kreis Viersen bei einer durchschnittlichen Anzahl von 70 Vergabeverfahren mit einem Aufwand von ca. 30.000 Euro für die Stadt Wegberg. Der tatsächliche Aufwand ermittelt sich nach Abschluss eines Kalenderjahres. Abweichungen werden erstattet bzw. nachgefordert.

Insgesamt führt dies zu einer Effizienzsteigerung bei der Aufgabenerledigung, die allen Beteiligten Kostenvorteile verschaffen wird.

Durch den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit dem Kreis Viersen werden die Arbeitsabläufe im Vergabeverfahren zwischen Politik (insbesondere dem WBUV) und der Verwaltung anders strukturiert und vereinbart werden müssen. Damit die Termine wie geplant eingehalten werden können, wird es nicht mehr möglich sein vor Auftragsvergabe einen Beschluss des Ausschusses einzuholen. Dies ist für die Vergaben nach Auffassung des Kreises Viersen und der Stadt Wegberg grundsätzlich unschädlich. Zur weiteren Vorgehensweise schlägt die Verwaltung vor, den Ausschuss über die Vergabeverfahren im Rahmen einer Mitteilung zu informieren.

Kosten und Finanzierung:

Für die Aufgabenübertragung werden Aufwendungen in Höhe von ca. 30.000 Euro über das Produkt 01.06.00 „Zentrale Dienste“ im Sachkonto 523200 „Erstattungen für Aufwendungen an Dritte“ anfallen. Eine Abrechnung wird nach Anzahl der entsprechenden Auftragsverfahren durchgeführt. Die Personalaufwendungen für die bisher vorgehaltene Stelle belaufen sich auf ca. 66.000 Euro. Mit einem Stellenanteil von 0,80 Stellen entspricht dies Personalaufwendungen in Höhe von 52.800 Euro. Somit können in Bezug auf die Aufgabe „förmliche Vergabeverfahren durch die Vereinbarung Aufwendungen in Höhe von ca. 22.800 Euro jährlich eingespart werden. Die übrigen Tätigkeiten der bisherigen Stelle entsprechen einem Stellenanteil von 0,20 Stellen. Diese werden im Rahmen des Stellenplanes 2020 in einem geänderten Stellenzuschnitt berücksichtigt. Alle Aufwendungen werden im Rahmen der Haushaltsplanung 2020 entsprechend berücksichtigt.

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergabe empfiehlt dem Rat die Verwaltung zu ermächtigen, eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit dem Kreis Viersen über die Übertragung der Aufgaben der Durchführung von förmlichen Vergabeverfahren zu schließen.