Entscheidungsvorlage - VO/0261/19

Sachverhalt:

Im Rahmen der Aufstellung des Stellenplanes 2020 haben die Fachbereiche Büro des Bürgermeisters, Zentrale Verwaltungssteuerung, Bürgerservice und Sicherheit, Planen-Bauen-Wohnen, Gebäudewirtschaft und Baubetriebshof zusätzliche Stellenbedarfe angemeldet. Des Weiteren hat der Aufsichtsrat der Stadtentwicklung- und Wirtschaftsförderungsgesellschaft mbH (SEWG) in seiner Sitzung am 07.12.2017 beschlossen, dass die Aufgaben der Gesellschaft in die Kernverwaltung zurückgeführt werden und das Grundstückgeschäft zukünftig aus der Kernverwaltung heraus geführt werden soll.

Die Begründungen der zusätzlichen Stellenbedarfe und die damit verbundenen Auswirkungen auf den Stellenplanentwurf 2020 werden im Einzelnen nachfolgend dargestellt:

FB Büro des Bürgermeisters

– Vorzimmer (Bürgermeister)–

Nr. 1:  Zusätzlicher Stellenbedarf in Höhe von 0,13 Stellenanteil für die Einführung des Rechnungseingangsbuches

Im Vorzimmer des Bürgermeisters wird die komplette Eingangspost des Rathauses geöffnet und auf die Fachbereiche verteilt. Zurzeit ist geplant, dass an dieser Stelle das Einscannen der Rechnungen erfolgen soll. Zurzeit werden die Rechnungen am Ende des Auszahlungsvorgangs in der Stadtkasse eingescannt. Geplant ist nach einem Jahr der produktiven Arbeit mit dem Rechnungseingangsbuch die Personalaufwendungen der Buchungskraft im Fachbereich Finanzwirtschaft zu reduzieren (siehe Ratsvorlage 0157/19, Sitzung vom 09.07.2019).

Der zusätzliche Stellenanteil verursacht Personalaufwendungen in Höhe von 6.134 Euro/Jahr.

– Stabstellen (Bürgermeister) –

Nr. 2:  Zusätzlicher Stellenbedarf in Höhe von 1,00 Stellenanteil für die Aufgaben Digitalisierung, Umsetzung Onlinezugangsgesetz, Prozesskatalog

Stelleninhalte sollen sein:

• Entwicklung und Fortschreibung einer Digitalisierungsstrategie (E-Government, Open Government), Leitung von Projekten im Zusammenhang mit der Digitalisierung, Koordination aller Digitalisierungsaktivitäten, Beratung des Verwaltungsvorstandes in allen Themen der Digitalisierung.
• kommunales Prozessmanagement (KGSt-Prozesskalalog) 
• Onlinezugangsgesetz (OZG)
   

Die tatsächliche Stellenbewertung ist noch zu prüfen.

Mit dem OZG haben sich Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, Verwaltungsleistungen bis 2022 digital anzubieten und die verschiedenen Verwaltungsportale in einem Portalverbund zu verknüpfen. Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes ist u.a. ein Bestandteil des Koalitionsvertrags.

Die Effekte, die sich hieraus ergeben sind, dass Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen künftig die von ihnen gewünschte Dienstleistung und die zu dieser Dienstleistung bereitgestellten Informationen – unabhängig davon, auf welchem Verwaltungsportal sie einsteigen – direkt, schnell und einfach mit wenigen Klicks aufrufen und diese anschließend sicher online abwickeln können.

Von den ebenfalls auf dieser Stelle angesiedelten Tätigkeiten im Bereich des Prozessmanagements (siehe hierzu auch KGSt-Prozesskatalog) erwartet die Verwaltung generelle Synergieeffekte, die sich durch die „Neustrukturierung“ der Verwaltungsprozesse ergeben sollten.

Die Einrichtung dieser zusätzlichen Stelle verursacht nach jetziger Schätzung Personalaufwendungen in Höhe von 69.135 Euro/Jahr.

Nr. 3 und Nr. 4  Rückführung der Aufgaben der SEWG in die Kernverwaltung

Die Umsetzung des Beschlusses des Aufsichtsrates der SEWG vom 07.12.2017 hat zur Folge, dass die Personalaufwendungen für den an die SEWG abgeordneten Beamten nicht mehr durch die SEWG erstattet werden. Die Mitarbeiterin der SEWG wird in den Stellenplanentwurf 2020 der Stadt Wegberg übernommen.

Der Beschluss des Aufsichtsrates der SEWG bedingt die Einrichtung einer zusätzlichen Stelle im Stellenplanentwurf 2020. Dies erzeugt Personalaufwendungen in Höhe von 55.370 Euro/Jahr. Der Wegfall der Personalkostenerstattung durch die SEWG vermindert die Erträge im städtischen Haushalt in Höhe von 70.523 Euro/Jahr.

FB I Zentrale Verwaltungssteuerung

Nr. 5:  Zusätzlicher Stellenbedarf in Höhe von 0,80 Stellenanteil für die Aufgaben Umsetzung Personalentwicklungskonzept

Im Zuge des umfangreichen, beteiligungsorientierten Erarbeitungsprozesses wurde ein umfangreicher Maßnahmenplan zu vielen, verschiedenen PE-Instrumenten beschlossen. 16 Maßnahmen sind mit Terminen priorisiert und sollen in 2020 weitestgehend umgesetzt werden.

In den Stellenbeschreibungen der vorhandenen Sachbearbeiter*innen sind keine Stellenanteile für die Aufgabe PE und keine freien Ressourcen vorhanden. Um die bei den priorisierten Maßnahmen gesetzten zeitlichen Ziele erreichen zu können, ist es zwingend erforderlich diese 0,8 Stellenanteile für die Umsetzung der Aufgabe PE zu schaffen.

Aus Sicht der Verwaltung ist es unbedingt notwendig, diesen Weg der Personalentwicklung intensiv weiter zu gehen, um den bestehenden Herausforderungen (z. B. demographischer Wandel, Wissenstransfer, Qualifizierung, Personalgewinnung) gut vorbereitet zu begegnen (siehe hierzu auch Beratungsvorlage 0272/18-1-1 Personalentwicklungskonzept).

Die Einrichtung dieses zusätzlichen Stellenanteils verursacht nach jetziger Schätzung Personalaufwendungen in Höhe von 55.308 Euro/Jahr. Die tatsächliche Stellenbewertung ist noch zu prüfen.

FB 201 - Bürgerservice und Sicherheit

– Bürgerservice und allgemeine Sicherheit –  

Nr. 6:  Zusätzlicher Stellenbedarf in Höhe von 0,17 Stellenanteil aufgrund Änderung der Zuständigkeiten für die Aufgabe Kampfmittelräumdienst

Die Stelle FB 201/B08 soll mit 0,17 Stellenanteilen aufgestockt werden, da sich bei dieser Stelle zusätzliche Arbeiten durch die Änderungen bei der Zuständigkeit für die Aufgabe Kampfmittelräumdienst ergeben haben. Diese Aufgabe ist dauerhaft zu leisten.

Der zusätzliche Stellenanteil verursacht Personalaufwendungen in Höhe von 9.210 Euro/Jahr.

FB 301 – Planen, Bauen, Wohnen

Nr. 7:  Zusätzlicher Stellenbedarf in Höhe von 0,50 Stellenanteil für das Aufgabengebiet Bautechnik im Außendienst

Diese Stelle wurde zunächst zur Unterstützung und Entlastung des Teams Bauaufsicht mit allen anfallenden Aufgaben im Außendienst im Fachbereich Planen, Bauen, Wohnen aufgrund von Stundenreduzierungen anderer im Fachbereich vorhandenen Stellen befristet eingerichtet. Diese Vorgehensweise hat sich bewährt. Die Stelle soll nunmehr entfristet werden.

Der zusätzliche Stellenanteil verursacht Personalaufwendungen in Höhe von 26.363 Euro/Jahr.

FB 303 – Gebäudewirtschaft

Nr. 8:  Zusätzlicher Stellenbedarf in Höhe von 0,50 Stellenanteil für das Aufgabengebiet kaufmännisches Gebäudemanagement

Der Fachbereich Gebäudewirtschaft soll im Bereich des kaufmännischen Gebäudemanagements (Beschaffungsmanagement, Versicherungsmanagement, Betriebs- und Nebenkostenabrechnung u.a.) unterstützt werden, damit der stellvertretende Fachbereichsleiter seine Vorgesetzten- und Aufsichtsfunktion für die Außenstellenmitarbeiter des Fachbereiches im erforderlichen Umfang wahrnehmen kann. Aufgrund knapper Personalressourcen konnte u.a. die Einführung der „Computer Aided Facility Management“ –(CAFM-) Software (modular aufgebaute Spezialsoftware für die Betriebskostenverwaltung und –abrechnung: gebäudescharfe Erfassung, Dokumentation, Umlage und Auswertung sämtlicher Verbräuche und Kosten, gegliedert nach Kostenarten, -stellen und –trägern) noch nicht umgesetzt werden.

Der zusätzliche Stellenanteil verursacht Personalaufwendungen in Höhe von 26.363 Euro/Jahr.

304 – Baubetriebshof

– Kolonne IV (Friedhöfe) –

Nr. 9: Zusätzlicher Stellenbedarf in Höhe von 2,00 Stellenanteilen für den Bereich Friedhofskolonne (Gärtnerstellen)

Für die Friedhofskolonne des Baubetriebshofes sollen zwei zusätzliche Stellen eingerichtet werden, die Gründe werden nachfolgend dargestellt.

Die Pflege von vier Friedhöfen wurde bis zum 30.06.2019 extern ausgeführt. Nahezu täglich häuften sich in der Verwaltung die Beschwerden über den Pflegezustand. Aus diesem Grund wurde darauf verzichtet, die Pflege der vier Friedhöfe zum 01.07.2019 neu auszuschreiben. Seit dem 01.07.2019 werden die Arbeiten unter enorm hohem, personellem und organisatorischem Aufwand für das bestehende Personal durch die bestehende Belegschaft am Baubetriebshof erbracht.

Die letzte Vergabe der Pflegearbeiten für die betreffenden Friedhöfe liegt nun über 3 Jahre zurück.

Nochmals sei auf die damaligen Zahlen verwiesen. Der Preisspiegel bei der damaligen Ausschreibung setzte sich wie folgt zusammen:

540.532,03 Euro

457.719,55 Euro

398.777,29 Euro

397.044,77 Euro

296.448,55 Euro

215.096,31 Euro

Die genannten Preise galten für die Dauer von 3 Jahren.

Berechnet man den Durchschnitt aller Bieter, so erhält man eine Summe von 384.269,75 Euro.

Selbst wenn der "teuerste" Bieter ohne Berücksichtigung bleibt, liegt der Durchschnitt bei 353.017,29 Euro. Teilt man diese Summe durch 3 Jahre, verbleiben jährliche Kosten von 117.672,43 Euro, somit deutlich oberhalb des Wertes für die Erbringung der Arbeiten mit eigenem Personal.

Eine erneute Ausschreibung würde kein günstigeres Angebot ergeben. Der bisherige Auftragnehmer (Wert: 215.096,31 Euro) hat der Friedhofsverwaltung mehrfach mitgeteilt, dass er die Arbeiten im Falle einer erneuten Ausschreibung nicht weiter zu den vorherigen Konditionen erbringen könne. Auch im Garten- und Landschaftsbau liegt die Auslastung an Aufträgen derzeit oberhalb der Kapazitäten.

Seit der letzten Ausschreibung gab es sowohl tariflich bedingte Lohnsteigerungen, als auch eine Anhebung der gesetzlichen Mindestlöhne. Aufgrund der überaus guten konjunkturellen Situation ist es auch für Betriebe des Garten- und Landschaftsbaus immer schwieriger Personal zu gewinnen, was sich, auch den Niedriglohn - Sektor betreffend, abgesehen von Mindestlohn- und Tarifthemen in der Entwicklung der Lohnkosten widerspiegelt. Flächendeckend steigen die Preise auch im Ausschreibungsgeschäft sowohl beim Bau als auch bei der Pflege gärtnerischer Anlagen immer weiter an.

Für eine erneute Ausschreibung würde die Beauftragung eines Fachplaners erforderlich. Dieser müsste die Unterlagen für die Ausschreibung zusammenstellen. Diese Kosten müssten noch zusätzlich zu den externen Kosten betrachtet werden. Die notwendige Unterstützung des externen Dienstleisters erzeugt ebenfalls Aufwand.

Wird ein externer Dienstleister mit der Pflege der Friedhöfe beauftragt, ist zu berücksichtigen, dass die Stadt Wegberg mit der Kontrolle, Aufforderung der Nachbesserung und Kontrolle der Nachbesserung (teils nach mehrfacher Aufforderung) massiv belastet wird. In den letzten Jahren hat die gelieferte Qualität der Dienstleister stark nachgelassen. Die Behebung der Missstände hat der Stadt Wegberg einen hohen Aufwand erzeugt. Durch die eigene Leistungserbringung durch die Stadt Wegberg ist hier mit einer deutlichen Prozessoptimierung zu rechnen. Diese Optimierung ist in den ersten beiden Monaten der erneut eigenen Leistungserbringung (seit 01.07.2019) bereits deutlich zu erkennen.

Die Einrichtung der zusätzlichen Stellen verursacht je Stelle ca. 48.296 Euro zusätzliche Personalaufwendungen.

Die Personalaufwendungen für die Friedhofspflege werden im Wege der Inneren Verrechnungen dem Produkt 13.05.00 Bestattungswesen zugerechnet und teilweise über den Gebührenhaushalt Bestattungswesen „refinanziert“.

– Kolonne II (Straßenbau und Straßenunterhaltung) –  

Nr. 10: Zusätzlicher Stellenbedarf in Höhe von 2,00 Stellenanteilen für den Bereich Straßenkolonne (Straßenbauer)

Im Bereich der Straßenbaukolonne besteht dieser Personalbedarf zur Beseitigung von Unfallgefahren und zur Wahrung der Verkehrssicherheit auf allen städtischen Straßen, Gehwegen, Parkplätzen, Schulhöfen und sonstigen Belagsflächen. Es besteht ein enormer Sanierungsstau. In mindestens einem Fall ist es hierdurch auf einem Gehweg bereits zu einem Sturz mit daraus resultierten Regressansprüchen an die Stadt Wegberg gekommen.

Von Seiten der lokalen Politik gibt es derzeit einen gültigen Antrag, dessen Inhalt belegt, dass der Zustand der Wegberger Straßen und vor allem der Gehwege in einem überdurchschnittlich schlechten Zustand ist.

Im Bereich der Straßenunterhaltung können die Gemeindestraßen nebst Nebenanlagen derzeit nur notdürftig und vielfach nicht fristgerecht instandgehalten werden. Die Anzahl externer Vergaben hat sich deshalb in den letzten Monaten erheblich vergrößert, was bedingt durch das anhaltend steigende Preisniveau (belegt durch diverse Ausschreibungen der Stadt Wegberg) zu exorbitant hohen Kosten geführt hat (Haushaltsmittel bei diesem Sachkonto für 2019 zum Stand 31.08. bereits zu 93,3% ausgeschöpft).

Auch im Bereich der Instandhaltung von Wirtschaftswegen, über die überregionale Radrouten geführt werden, gibt es dringlichen Handlungsbedarf, wie durch die Kreisverwaltung als Kontrollbehörde bereits mehrfach aufgezeigt worden ist. Der Zustand der überwiegenden Zahl an Rad- (und Geh-) Wegen ist nicht mit den Kernzielen Wohn- und Touristenstadt vereinbar.

Aufgrund der gesamt - konjunkturellen Lage steigen die Preise für eine externe Leistungserbringung vor Allem im Tief- und Straßenbau unentwegt weiter, sodass die Leistungserbringung mit eigenem Personal deutlich günstiger ist.

Bedingt durch das Vorhandensein eines eigenen Schwarzdeckenfertigers ist sich die Verwaltung sicher, eine Vielzahl an Maßnahmen im Schwarzdeckenbereich (sowie bei allen anderen Arbeiten im Tief-/ Straßenbau) deutlich kostengünstiger als externe Unternehmen erbringen zu können.

Insgesamt ist festzuhalten, dass hinter dem gemeldeten Personalbedarf die unbedingte Notwendigkeit steht, den gesetzlichen Anforderungen im Sinne der Verkehrssicherheit annähernd gerecht zu werden.

Die Einrichtung der zusätzlichen Stellen verursacht je Stelle ca. 48.296 Euro zusätzliche Personalaufwendungen/Jahr.

Die im Sachverhalt dargelegten zusätzlichen Stellenbedarfe sind in einer Gesamtübersicht tabellarisch abgebildet (siehe Anlage 1).

Die Kommunalaufsicht beim Kreis Heinsberg wurde bereits im Vorfeld beteiligt und ist mit der Schaffung dieser Stellen einverstanden.

Kosten und Finanzierung:

Die Personalaufwendungen sind im Sachverhalt detailliert dargestellt. Insgesamt fallen zusätzliche Personalaufwendungen in Höhe von 441.067 Euro für das Jahr 2020 an. Die Aufwendungen werden im Rahmen der Personalkostenhochrechnung für die Haushaltsplanung 2020 angemeldet.

Es wird mit Erträgen in Höhe von 26.069 Euro gerechnet.

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Personal und Personalentwicklung beauftragt die Verwaltung, die im Sachverhalt dargestellten zusätzlichen Stellenbedarfe in den Entwurf des Stellenplans 2020 aufzunehmen.