Mitteilungsvorlage - VO/0130/20

Sachverhalt:

Am 11.03.2020 äußerte sich Kanzlerin Merkel erstmals zur Corona-Krise im Rahmen einer Pressekonferenz. Sie betonte, dass es oberstes Ziel sei, die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen. Nur so könne eine Überlastung des Gesundheitssystems verhindert werden. Diesem übergeordneten Ziel dienten die Maßnahmen und Regeln der Stadt Wegberg seit Ausbruch des Virus im Kreis Heinsberg am 25.02.2020.

Allgemeines

Aktuell ist eine Infektion mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 eine relevante Gefahr für alle Menschen – auch in der Arbeitswelt. Die Stadt Wegberg muss wie jeder Arbeitgeber im Rahmen der Fürsorgepflicht einen angemessenen Schutz der Beschäftigten sicherstellen.

Dabei ist die Einstufung von Maßnahmen wegen des teilweise immer noch unvollständigen Überblicks über das Infektionsgeschehen einerseits und der unübersichtlichen Vielfalt von Informationen und Diskussionsbeiträgen andererseits nicht immer einfach. Jeder Arbeitgeber ist daher angehalten, unter Berücksichtigung des Landesrechtes und der Rahmenvorgaben des Bundes und des Unfallversicherungsträger seine Arbeitsgestaltung zu überprüfen und ggf. anzupassen.

Die Verpflichtung der Arbeitgeber zu verantwortlichem Handeln begründet sich zunächst und v. a. auf § 3 des Gesetzes über die Durchführung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Beschäftigten bei der Arbeit (Arbeitsschutzgesetz - ArbSchG). Danach ist der Arbeitgeber grundsätzlich "verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der

Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen". In Bezug auf den notwendigen Infektionsschutz während der Corona-Pandemie gibt der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard dazu Rahmenvorgaben, die vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) am 16.04.2020 herausgegeben wurden.

Arbeitsschutz-Maßnahmen in der Stadtverwaltung Wegberg

Die Beschäftigten wurden ab dem 26.02.2020 kontinuierlich durch die Dienststellenleitung und den Fachbereich Zentrale Verwaltungssteuerung per Email über die aktuelle Lage und die sich daraus ableitenden Maßnahmen unterrichtet.

Neben den Berichten zur aktuellen Lage im Kreis Heinsberg und in der Stadt Wegberg, wie beispielsweise die Schließung der Kindergärten und Schulen, Öffnungsregeln des Rathauses, Fallzahlen etc. vereinbarten der Bürgermeister und die Fachbereichsleiterin Zentrale Verwaltungssteuerung mit dem Personalrat und der Gleichstellungsbeauftragten (Mitbestimmungsgremien), soweit diese zu beteiligen waren, Regelungen, um den Umgang der Beschäftigten mit den coronabedingten Einschränkungen sowohl im Arbeits- als auch im privaten Umfeld zu erleichtern:

So informierte die Dienststellenleitung die Beschäftigten frühzeitig über die Möglichkeit der Arbeitsbefreiung von bis zu zehn Arbeitstagen unter Fortzahlung des Entgelts und schaffte ein unkompliziertes Antragsverfahren, damit den Beschäftigten eine höhere Flexibilität bei der Kinderbetreuung ermöglicht wird.
Darüber hinaus vereinbarten die Mitwirkungsgremien und die Dienststellenleitung, den Arbeitszeitkorridor von 6.00 bis 22.00 Uhr auszuweiten, um den Beschäftigten, die eine entsprechende Betreuung sicherstellen müssen, zu ermöglichen dies über den Tag verteilt organisieren können. Mittlerweile ist der Arbeitszeitkorridor von 6.00 bis 21.00 Uhr geöffnet.

Weitere Inhalte der Informationen waren die allseits bekannten, gebotenen Infektionsschutz- und Hygienemaßnahmen, der einzuhaltende Sicherheitsabstand, sowie Wege der Infektionsübertragung, zum Beispiel auch im Warenverkehr. Die Beschäftigten wurden aufgefordert Absprachen möglichst per Email zu treffen, Besprechungen in Telefonkonferenzen abzuhalten, Räume gut zu lüften und Mahlzeiten möglichst allein einzunehmen. Auf aktuelle Erlasse, Verordnungen etc. wurde unter Angabe von Informationsquellen hingewiesen. Über die Fortschritte in Sachen Erweiterung der Homeoffice-Kapazitäten (Einzelheiten siehe weiter unten) wurde ebenso berichtet wie über die Bereitstellung von Masken zum persönlichen, freiwilligen Einsatz. Bezüglich der jeweils geltenden, im Laufe der Zeit sich ändernden Regeln (z.B. bei Kontakt mit einer an Covid-19 erkrankten Person) wurde auf die Homepage des Kreises Heinsberg verwiesen und die Anweisung erteilt, sich bei persönlicher Betroffenheit bei der / beim Vorgesetzten zu melden.

Darüber hinaus hat der Bürgermeister eine aktuelle, mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und den Mitwirkungsgremien verfasste, Gefährdungsbeurteilung am 27.04.2020 unterschrieben.

Die seit Ende Februar herausgegebenen Hinweise und Empfehlungen im Zusammenhang mit SARS-CoV-2 sind dann nochmals anhand der Arbeitsschutzstandards des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zur besseren Übersichtlichkeit zusammengefasst, ergänzt und den Beschäftigten am 11.05.2020 übersandt worden. Darin wurde klargestellt, dass grundsätzlich keine Anordnung besteht Masken im Dienst zu tragen, diese auf freiwilliger Basis aber eingesetzt werden dürfen. Es wurde darauf hingewiesen, dass alle Arbeitsplätze mit regelmäßigem Publikumsverkehr, an denen der Mindestabstand von 1,5 Meter nicht gewährleistet werden kann, mit Spuckschutz ausgestattet werden und ebenso verfahren wird, wenn der Abstand zwar gewahrt werden kann, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es aber zusätzlich wünschen. Des Weiteren wurden Einzelheiten zur Nutzung von Fahrzeugen, Aufstellung von Schichtplänen und die Verwendung von Werkzeugen und Arbeitsmittel geregelt.

Homeoffice

Um auf der einen Seite die Ansteckungsgefahr am Arbeitsplatz zu reduzieren und auf der anderen Seite sicherzustellen, dass Beschäftigte im Fall einer Quarantäne von zuhause aus arbeiten können, entwickelte der städtische IT-Service ab Mitte März diesbezüglich eine erste Strategie.

In Absprache mit der Fachbereichsleitung und dem Bürgermeister wurden folgende Sofortmaßnahmen umgesetzt: Die Bestellung der ursprünglich für 2021 vorgesehenen 5 Notebooks wurde vorgezogen. Soweit technisch möglich und wirtschaftlich vertretbar, wurden ausrangierte Rechner und Notebooks aufgerüstet und aktualisiert. Fünf weitere Mobilgeräte wurden angeschafft.

Im Laufe der nächsten Tage und Wochen wurden situativ weitere Maßnahmen umgesetzt, um den Dienstbetrieb aufrecht zu erhalten: Für die Kommunikation des SAE (Stab für außergewöhnliche Ereignisse) wurde „Microsoft Teams“ (Office365) eingerichtet. Nach einem Gespräch mit dem Vertrieb der regio iT wurden vorsorglich 10 Desktop-Rechner geordert. Zu diesem Zeitpunkt waren die dortigen Hardwarelager fast leergeräumt und die Liefersituation völlig unklar. Die Rechner konnten glücklicherweise 14 Tage später an die Stadt ausgeliefert werden.

Ferner wurden vorsorglich 30 WLAN-Sticks geordert, um die Anbindung von städtischen Rechnern im Homeoffice für die Fälle zu gewährleisten, in denen Rechner nicht per LAN-Kabel an den häuslichen Router angeschlossen werden können. Da Kunden der regio iT zeitgleich ihre Arbeitsplätze ins Homeoffice verlagerten, waren die Systeme der regio iT für einige Tage überlastet. Dies führte dazu, dass von dort keine dringend benötigten VPN-Zugänge bereitgestellt werden konnten. Der IT-Service entwickelte eine Alternative zu den VPN-Zugängen und sichtete hierfür den Markt nach sicheren, praktikablen und zuverlässigen Software-Tools, die einen verschlüsselten Zugriff von außerhalb auf das städtische Netz gewährleisten. Nach einer intensiven Testphase entschied man sich für das datenschutzkonforme Remote-Desktop-Tool „RealVNC“. In diesem Zusammenhang entwickelte und programmierte der IT-Service zeitgleich eine Lösung, die das Starten des dienstlichen PCs aus dem Homeoffice ermöglicht. Hierdurch ist der/die Bedienstete in der Lage, nach Herstellung einer gesicherten und verschlüsselten Verbindung, den Bürorechner aus der Ferne ein- bzw. auszuschalten. Ein großer Vorteil dieser RealVNC-Lösung ist die Besonderheit, dass für die Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes nicht zwingend ein dienstlicher PC bereitgehalten werden muss, sondern dass ein gesicherter Zugriff auch über den heimischen Privatrechner des Bediensteten erfolgen kann. Eine gesonderte Belehrung über die datenschutzrechtlichen Anforderungen und Risiken einschließlich der IT-Sicherheit erhielt jede/r Bedienstete.

Durch das Zusammenspiel der Maßnahmen Anschaffung von weiteren Notebooks und Rechnern, Aktivierung ausrangierter Notebooks und Rechner für Heimarbeitsplätze, Ausstellung von VPN-Zertifikaten durch die regio iT und Kauf und Nutzung des Remote-Desktop-Tools einschl. USB WLAN-Sticks konnten bis heute 63 Arbeitsplätze für vorübergehende Heimarbeit eingerichtet und bereitgestellt werden. Darüber hinaus stehen im Bedarfsfall Kapazitäten für weitere 25 Heimarbeitsplätze zur Verfügung.

Außenstellen

Die zuständigen Fachbereichsleitungen kümmern sich in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Zentrale Verwaltungssteuerung darum, den Arbeitsschutz in den Außenstellen sicherzustellen.

Baubetriebshof

An den Handwaschgelegenheiten hängen neben den verschiedenen Reinigungsmitteln und Hautschutzprodukten im Sinne des Arbeitsschutzes bereits seit Anfang März Spender für Desinfektionsmittel. Es werden grundsätzlich nur Papierhandtücher zur Verfügung gestellt. Für "unterwegs" stehen den Mitarbeitern kleine Fläschchen mit Desinfektionsmitteln zur Verfügung. In den Fahrzeugen stehen für die Reinigung der Oberflächen ebenfalls Desinfektionsmittel zur Verfügung.

Die morgendliche Einsatzbesprechung (Zusammenkunft aller Mitarbeiter) wird derzeit nicht durchgeführt, stattdessen werden Anweisungen und Aufträge entweder über die Vorarbeiter als Multiplikatoren oder in Einzelgesprächen erteilt. Besprechungen in größeren Gruppen finden derzeit nur soweit wie unbedingt erforderlich und dann auch nur in Räumen ausreichender Größe statt.

Das Verwaltungsgebäude ist derzeit verschlossen. Besucher/innen werden per Aushang gebeten sich durch Klopfen bemerkbar zu machen. Durch das geöffnete Fenster werden die Anliegen der Bürger/innen entgegengenommen und es wird ihnen geholfen.

Im Rahmen der Einsatzplanung und der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten werden die Mitarbeiter in feste Teams ein- und festen Fahrzeugen zugeteilt, sodass so selten wie möglich die Besetzung gewechselt werden muss.

Da auch bei größerer Kapazität der Fahrzeuge diese möglichst nur maximal von zwei Mitarbeitern genutzt werden sollen, ist es nach Rücksprache mit dem Leiter des Baubetriebshofes auch gestattet das eigene Fahrzeug einzusetzen.

Einzelnen Mitarbeitern wird ermöglicht, den Dienst auf eigenen Wunsch früher anzutreten, um die Größe der gleichzeitig am Baubetriebshof anwesenden Personenzahl zu reduzieren.

Alle Anweisungen, Hinweise und Informationen des Bürgermeisters, wie zum Beispiel auch in Pausenzeiten möglichst große Abstände zueinander einzuhalten, werden durch Aushang bekannt gemacht.

Kläranlagen

Für die Aufrechterhaltung eines intakten Kläranlagenbetriebs ist es dringend erforderlich, dass beide von der Stadt Wegberg betriebenen Anlagen unter der Woche mit mindestens zwei Personen besetzt sind. Grund hierfür sind unter anderem ständig fortlaufende Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen, tägliche gesetzlich vorgeschriebene Analysen wie auch der manuelle Betrieb von bestimmten Anlagenteilen wie der Schlammentwässerung und der Faulturmbeschickung.

Um die Gefahr einer Infizierung / Quarantäne für das Betriebspersonals und damit unter Umständen den Ausfall der o.g. Arbeiten zu vermeiden, wurde über die allgemeinen Regeln hinaus nach Rücksprache mit der Bezirksregierung Köln eine Regelung eingeführt, die auch von großen Wasserverbänden angewandt wird. Das Betriebspersonal wurde ab der 17. KW bis fast auf die Mindestbesetzung reduziert. Die Kollegen wurden in jeweils zwei ständig zusammenarbeitenden Teams organisiert. Eines davon befindet sich jeweils aktiv im Einsatz, das zweite arbeitsbereit in Reserve. Wochenweise wechseln die beiden Teams ihren Status. Die Teams der Kläranlage Dalheim sowie der Kläranlage Wegberg beginnen ihren Dienst auf ihrer zugeordneten Anlage. Somit können mögliche Corona-Infektionen theoretisch nur innerhalb der Teams auftreten. Dies verringert einerseits die Wahrscheinlichkeit des Totalausfalls des Betriebspersonals, andererseits gibt es für beide Anlagen jederzeit mindestens ein Ersatzteam.

Von der Bezirksregierung Köln wurde darauf hingewiesen, dass die Gesundheit des Betriebspersonals und damit ein geregelter Kläranlagenbetrieb zur Vermeidung einer Gewässerverunreinigung über allen tarifrechtlichen Aspekten stehen muss.

Kindertagesstätten, Schulen, Grenzlandringbad

Für das Personal in den Außenstellen des Fachbereichs 202 werden die jeweils aktuellen Empfehlungen und Richtlinien eingehalten. Die jeweiligen Leiterinnen und Leiter der Außenstellen und die Schulsekretärinnen werden über Veränderungen der Sicherheitsanforderungen umgehend informiert. Auch hier wurden Schutzmasken und Spuckschutze zur Sicherheit des Personals angeschafft und eingesetzt.

In den Kindertagesstätten ist es aufgrund der Arbeit mit kleinen Kindern oft nicht möglich, die empfohlenen Sicherheitsmaßnahmen (hier insbesondere den Sicherheitsabstand) einzuhalten. Dadurch muss dort der Personaleinsatz des besonders gefährdeten Personenkreises intensiv betrachtet werden. Dies geschieht aktuell anhand der Handreichung für die Kindertagesbetreuung des Ministeriums für Kinder, Familien, Flüchtlinge und Integration des Landes Nordrhein-Westfalen vom 27.05.2020.

Weitere Einzelheiten sind in der Vorlage VO/0120/20 Maßnahmen im Zusammenhang mit der "Corona-Pandemie" ausführlich dargestellt.

Reinigung / Sanitärbereiche

Die Grundlage hinsichtlich der Anforderungen an Reinigungen und an die Sanitärbereiche stellt die Verfügung der Bezirksregierung Köln vom 09.04.2020 dar, mit Anlage "Musterhygieneplan". Diese Verfügung gilt zunächst nur für die Schulen, dient aber der Orientierung für andere Gebäude.

Folgende Maßnahmen wurden / werden vom Fachbereich Gebäudewirtschaft in seiner Zuständigkeit für die Bereiche Rathaus / Schulen / Kindertagesstätten durchgeführt:

Die Ausstattung aller Sanitärbereiche mit Seifenspendern, Papierhandtuchspendern und Abfallbehältern gehört zum Standard und ist gegeben. Im Rathaus sind außerdem Desinfektionsmittelspender vorhanden. Die Reinigung der Sanitärbereiche erfolgt täglich.

Auch Handkontaktflächen werden arbeitstäglich gereinigt.

Unmittelbar nach Anforderung der Fachbereiche wurden / werden Spuckschutze gebaut und aufgestellt.

Am Haupteingang des Rathauses wurde am 16.03.2020 ein Desinfektionsspender montiert. Des Weiteren stehen den Hausmeistern, Sekretärinnen und Schulleitungen sowie den Leitungen der Kindertagesstätten Desinfektionsmittel zur Verfügung.

Den Hausmeistern, Schulsekretärinnen und Erzieherinnen wurden Schutzmasken zur Verfügung gestellt.

Kosten und Finanzierung:

Es entstehen keine unmittelbaren Kosten. Die durch die Pandemie verursachten Kosten werden, soweit möglich, separat erfasst.

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss für Personal und Personalentwicklung nimmt Kenntnis.