Mitteilungsvorlage - VO/0142/20

Sachverhalt:

Der Rat hat in der Sitzung am 17.12.2019 (Vorlagen Nr. 0345/2019) das Konzept zur Vermietung des FORUMs ab 01.01.2020 beschlossen.

Die Übergabe des FORUMs durch die bisherige Mieterin an die Stadt Wegberg hat am 11.05.2020 stattgefunden. Nach mehreren Ortsterminen wurden die ermittelten Schäden und die notwendigen Schönheitsreparaturen durch die Mieterin durchgeführt. Die Wartungen für Heizung und Brandmeldeanlage erfolgten durch die bisherige Mieterin auf eigene Kosten und werden ab diesem Jahr von der Stadt durchgeführt.

Die Verwaltung hat seit Beginn des Jahres zahlreiche Gespräche mit Mietinteressenten geführt, Besichtigungstermine durchgeführt und für die ersten beiden Monate des Jahres Mietverträge abgeschlossen. So wurde das FORUM für vier Veranstaltungen des Flöck op und zwei des Seniorensports vermietet. Dabei wurden die vom Rat beschlossenen Mietkonditionen zugrunde gelegt. Eine enge Begleitung der Veranstalter war notwendig, beginnend mit den ersten Gesprächen, den Besichtigungen der Räumlichkeiten, der Vertragsgestaltung und der Kontrolle der Veranstaltungen am Veranstaltungstag. 

Aufgrund der Corona-Pandemie wurde das FORUM ab 08.03.2020 für Veranstaltungen geschlossen. Weitere vorgemerkte Veranstaltungen mit einem Volumen von ca. 5000,-€ konnten daher nicht durchgeführt und die möglichen Einnahmen nicht erzielt werden. Zum Stichtag 08.06.2020 sind 2.262,00 € Einnahmen gebucht. Einige Interessenten haben angekündigt, ihre geplanten Veranstaltungen nachzuholen. Bis Ende August 2020 sind Großveranstaltungen untersagt. Die Verwaltung geht davon aus, dass aufgrund der Corona-Maßnahmen ab September 2020 keine oder nur wenige Veranstaltungen stattfinden werden, sollten die Kontaktbeschränkungen gelockert werden. Die im Haushalt 2020 veranschlagten Einnahmen können somit nicht in voller Höhe erzielt werden.

In den vergangenen Wochen wurde das FORUM für Ausschuss-Sitzungen sowie für Sitzungen der Fraktionen, die keine größeren geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung haben und auch aufgrund der Kontaktbeschränkungen in der Gastronomie keine Räumlichkeiten anmieten konnten, genutzt. Dabei war vorrangiges Ziel, die notwendigen Sicherheitsabstände und Hygienevorschriften einzuhalten. Zu diesem Zweck wurde ein Bestuhlungsplan erstellt, der auch die Besucher miterfasst und Desinfektionen vorgenommen. Die notwendige Technik wurde installiert, um eine Verständigung sicherzustellen.

Für die Reinigung des FORUMs ist die Anschaffung einer Reinigungsmaschine notwendig. Dies kann aus dem Ansatz bei Produkt 041000/525581 finanziert werden. Für die regelmäßige Reinigung nach Veranstaltungen wird die Verwaltung eine personelle Lösung finden, die durch entsprechende Kostenweiterleitung an die Veranstalter gegenfinanziert wird.

Da die Erfahrungen mit der Vermietung des FORUMs in der ersten Jahreshälfte nur zum Teil gesammelt werden können, schlägt die Verwaltung einer Erweiterung der Erprobungsphase bis zum März 2021 vor. Die Verwaltung wird anschließend berichten.

Kosten und Finanzierung:

Die Kosten für die Miete des FORUMs an den Eigentümer in Höhe von 108.368,- € sind bei Produkt 041000/542200 ausgewiesen. Für 2020 sind bei Produkt 041000/441100 Einnahmen in Höhe von 15.800,- € veranschlagt.   

Beschlussvorschlag:

Der Rat beschließt, die Verwaltung zu beauftragen, mit den Vereinen und Institutionen, die das FORUM nutzen möchten, weiterhin einen Mietvertrag gemäß den bestehenden Mietkonditionen abzuschließen. Die Erprobungsphase soll bis zum März 2021 verlängert werden, um die Erfahrungen mit der Vermietung des FORUMs zu sammeln sowie den hierfür ermittelten personellen Bedarf zu ermitteln.