Entscheidungsvorlage - VO/0217/21

Sachverhalt:

In der Sitzung des Ausschusses für Personal und Personalentwicklung (PUP) am 21.11.2019 beantragte die CDU-Fraktion unter Tagesordnungspunkt 2.1 im öffentlichen Teil (Entwurf des Stellenplanes für das Haushaltsjahr 2020) Folgendes:

„Bei jeder Vorlage (unabhängig ob Stellenplan, Thema Wiederbesetzungssperre, Mitteilung zur Prognose zum Eintritt in den Ruhestand etc.) ist neben den Organisationsziffern (Dez., FB usw.) eine Klarliste bzw. Übersetzungsliste seitens der Verwaltung mit vorzulegen, die zu den Organisationsziffern den Namen des jeweiligen Mitarbeiters sowie schlagwortartig das Tätigkeits- bzw. Aufgabenfeld enthält. Aus Gründen des Datenschutzes und des Schutzes der einzelnen Mitarbeiter ist diese Klarliste bzw. Übersetzungsliste in der jeweiligen Sitzung den Ausschuss bzw.  Ratsmitgliedern auszuhändigen; ggf. falls erforderlich sogar gegen Empfangsbekenntnis. Vor Ende der Sitzung ist die Klarliste bzw. Übersetzungsliste wieder an die Verwaltung zurückzugeben.“

Der PUP nahm den Antrag mit den Stimmen von CDU, AKTIV für Wegberg, Freie Wähler Wegberg und FDP an. Die Fraktionen Bündnis 90/Die Grünen sowie Ratsfrau Dahmen-Langela stimmten dagegen. Die SPD-Fraktion enthielt sich der Stimme.

Mit Datum vom 5.12.2019 hat die Behördliche Datenschutzbeauftragte zu der Thematik Stellung bezogen. Im Ergebnis stellt sie fest:

Die Vorlage einer Klarliste – unabhängig in welcher Form – zum Stellenplan, zum Thema Wiederbesetzungssperren, zur Mitteilung zur Prognose zum Eintritt in den Ruhestand etc. ist wegen des Verstoßes gegen datenschutzrechtliche Vorschriften unzulässig. Der gefasste Beschluss wäre demnach wegen Verletzung des geltenden Rechts zu beanstanden.

Vor diesem Hintergrund sieht die Verwaltung davon ab, entsprechende Unterlagen vorzulegen.

Um eine entsprechende Entscheidung herbeizuführen setze der Bürgermeister einen entsprechenden Punkt auf die Tagesordnung der Ratssitzung am 18.02.2020 (TOP 3.2) „Antrag der CDU-Fraktion in der Sitzung des Ausschusses für Personal und Personalentwicklung am 21.11.2019 / VO/0040/20” und empfahl dem Rat die Ablehnung des Antrags.

Zu Beginn der Sitzung wurde der TOP auf Antrag der CDU-Fraktion von der Tagesordnung genommen.

Nach der Kommunalwahl gelangte die Angelegenheit erneut auf die Tagesordnung der Ratssitzung am 4. Mai 2021. Hier beantragten die Fraktionen von CDU und AKTIV für Wegberg sodann in Abwandlung des ursprünglichen Antrags folgendes:

„Der Rat beschließt künftig im Rahmen des Stellenplans – in nichtöffentlicher Vorlage- Klarnamen zu nennen.

Bei jeder Vorlage (unabhängig ob Stellenplan, Mitteilung zur Prognose zum Eintritt in den Ruhestand) ist neben den Organisationsziffern (Dez., FB usw.) eine Klarliste bzw. Übersetzungsliste seitens der Verwaltung mit vorzulegen, die zu den Organisationsziffern den Namen des jeweiligen Mitarbeiters sowie schlagwortartig das Tätigkeits- bzw. Aufgabenfeld enthält.

Aus Gründen des Datenschutzes und des Schutzes der einzelnen Mitarbeiter ist diese Klarliste bzw. Übersetzungsliste in der jeweiligen Sitzung den Ausschuss bzw. Ratsmitgliedern auszuhändigen; ggf. falls erforderlich sogar gegen Empfangsbekenntnis. Vor Ende der Sitzung ist die Klarliste bzw. Übersetzungsliste wieder an die Verwaltung zurückzugeben.“

Daraufhin meldeten die Fraktionen von Bündnis 90/ Die Grünen und Freie Wähler Wegberg Beratungsbedarf an und baten um Vertagung.

Am 29.6.2021 beschloss der Rat dann mit der Stimmenmehrheit von CDU, AKTIV für Wegberg und Freie Wähler Wegberg wie folgt:

„Der Rat beschließt künftig im Rahmen des Stellenplans – in nichtöffentlicher Vorlage- Klarnamen zu nennen.

Bei jeder Vorlage (unabhängig ob Stellenplan, Mitteilung zur Prognose zum Eintritt in den Ruhestand) ist neben den Organisationsziffern (Dez., FB usw.) eine Klarliste bzw. Übersetzungsliste seitens der Verwaltung mit vorzulegen, die zu den Organisationsziffern den Namen des jeweiligen Mitarbeiters sowie schlagwortartig das Tätigkeits- bzw. Aufgabenfeld enthält.

Aus Gründen des Datenschutzes und des Schutzes der einzelnen Mitarbeiter ist diese Klarliste bzw. Übersetzungsliste in der jeweiligen Sitzung den Ausschuss bzw. Ratsmitgliedern auszuhändigen; ggf. falls erforderlich sogar gegen Empfangsbekenntnis. Vor Ende der Sitzung ist die Klarliste bzw. Übersetzungsliste wieder an die Verwaltung zurückzugeben.“

Der Bürgermeister kündigte im Anschluss an die Abstimmung direkt die Beanstandung dieses Ratsbeschlusses an, da dieser gegen geltendes Recht verstößt.

Begründung:

Der am 29.6.2021 unter TOP 5.1 gefasste Beschluss ist rechtswidrig.

Die Vorlage einer Klarliste zum Stellenplan – unabhängig in welcher Form – ist wegen des Verstoßes gegen datenschutzrechtliche Vorschriften unzulässig.

Die Voraussetzung für eine rechtmäßige Weitergabe von personenbezogenen Daten ist, dass diese zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist und der Zweckbindungsgrundsatz beachtet wird (vgl. § 3 Datenschutzgesetz NRW).

Ein Erfordernis einer namentlichen Nennung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist für die Aufgabenerfüllung als Ratsmitglied weder bei der Verabschiedung des Stellenplans noch bei der Prognose zum Eintritt in den Ruhestand ersichtlich; dies gilt unabhängig davon, ob die Klarliste direkt der Vorlage beigefügt oder im Rahmen der nicht-öffentlichen Beratung zur Kenntnis gegeben wird. Hinzu kommt, dass der Stellenplan öffentlich zu beraten und zu beschließen ist, so dass sich diese Variante bereits ausschließt.

Der Bürgermeister der Stadt Wegberg hat diesen Beschluss nach § 54 Abs. 2 der Gemeindeordnung NRW (GO NRW) beanstandet. Hierzu verweist die Verwaltung auf das Beanstandungsschreiben des Bürgermeisters vom 16.07.2021.

Dieses ist der Vorlage beigefügt.

Die Beanstandung des Ratsbeschlusses durch den Bürgermeister hat aufschiebende Wirkung.

Im Anschluss an die Beanstandung hat der Rat nun gem. § 54 Abs. 2 Satz 4 GO NRW erneut über die Angelegenheit zu beraten.

Verbleibt der Rat bei seinem Beschluss vom 10.07.2018, so hat der Bürgermeister unverzüglich die Entscheidung der Aufsichtsbehörde einzuholen.

Diese kann den Beschluss, soweit sie ihn für rechtswidrig hält, aufheben. Bis zu dieser Entscheidung bleibt die aufschiebende Wirkung hinsichtlich des Beschlusses weiterhin bestehen.

Vor diesem Hintergrund schlägt die Verwaltung vor, den Beschluss vom 29.06.2021 aufzuheben.

Beschlussvorschlag:

Der Rat hebt den unter TOP 5.1 in seiner Sitzung am 29.06.2021 getroffenen Beschluss zum Antrag der Fraktionen von CDU und Aktiv für Wegberg – Klarnamen im Stellenplan – auf.