Entscheidungsvorlage - VO/0240/21

Sachverhalt:

Der am 24.08.2020 gestellte Förderantrag (siehe auch Vorlage VO 0245 /20) zur Umgestaltung des Mühlenweihers wurde zwischenzeitlich positiv beschieden. Im Rahmen des Förderprogramms Dorferneuerung 2021 wurden der Mühlenstadt Mittel in Höhe von bis zu 85% der geschätzten Gesamtkosten, jedoch ein Höchstbetrag von 250.000€ zugesprochen. Da sich die Gesamtkosten gemäß vorliegender Kostenschätzung vom 04.08.2020 auf rund 905.000€ belaufen, dürfte der Höchstbetrag in Gänze in Anspruch genommen werden.

Im Rahmen der Haushaltsplanung wurde seitens der Kämmerin eine Haushaltssperre verhängt, welche das Budget auf insgesamt 300.000€ reduziert (vgl. Vorlage VO 0178/21).

Die Verwaltung sucht derzeit nach Möglichkeiten, trotzdem möglichst die Gesamtmaßnahme ausführen zu können.

Um hierzu die nächsten Schritte einzuleiten, wurde auf der Grundlage der bisherigen Planung ein Fachingenieur kontaktiert und um Erstellung eines Honorarangebotes gebeten. Dieses Honorarangebot sollte die Leistungsphasen 3, 5, 6, 7 und 8 gemäß HOAI enthalten (1 und 2 wurden bereits erbracht>   Vorlage VO 0245 /20/ LP 4 wird nicht benötigt). Das Angebot liegt inzwischen vor und schließt inkl. Nebenkosten und Mehrwertsteuer mit rund 115.000€.

Eine Möglichkeit die entstehenden Kosten reduzieren zu können besteht darin, eine Vielzahl an Einzelmaßnahmen durch den Baubetriebshof erbringen zu lassen. Hierdurch ließen sich letztlich auch Teile der Ingenieurleistungen einsparen, da die Leistungsphasen 7 und 8 für alle in Eigenleistung erbrachten Maßnahmen entfallen können.

Eine weitere Möglichkeit kann auch darin bestehen, sich um weitere Fördermittel zu bemühen. Die Suche nach neuen Fördermöglichkeiten läuft bereits.

Im nächsten Schritt hat die Verwaltung vor, einen Fachingenieur zunächst mit der Erbringung der Leistungsphasen 3, 5 und 6 zu beauftragen. Als Ziel sollen hierbei alle Ausführungspläne und Leistungsverzeichnisse für die Gesamtmaßnahme entstehen.

Hiernach liegen für die zu erbringenden Einzelmaßnahmen belastbarere Kosten vor.

Auf dieser Grundlage soll dann verwaltungsseitig festgelegt werden, welche Maßnahmen neben der dringend erforderlichen Erneuerung der umlaufenden Uferbefestigung zusätzlich direkt ausgeführt und ausgeschrieben werden sollen, welche Maßnahmen geschoben werden können bzw. sollen und welche Maßnahmen wann vom Baubetriebshof erbracht werden.

Für die Ausschreibung der Bauleistung werden dann dem Fachingenieur für die Erbringung der dann festgelegten Teil - Bauleistungen der Gesamtmaßnahme die Leistungsphasen 7 und 8 nachbeauftragt.

Gemäß Förderbescheid vom 15.07.2021 muss mit der beantragten Maßnahme, also den Bauarbeiten, spätestens sechs Monate nach Erhalt des Bescheides begonnen werden, somit also bis spätestens Anfang Februar 2022.

Um hier keine Zeit zu verlieren, soll schnellstmöglich ein Fachplaner mit den oben beschriebenen Maßnahmen beauftragt werden.

Bei der Vergabe von Aufträgen, auch bei freiberuflichen Leistungen, muss, auch wenn wie hier vorgesehen zunächst nicht die volle Leistung beauftragt werden soll, die zu erwartende Gesamtsumme betrachtet werden, wenn es um die Festlegung dessen geht, welche Wertgrenze im Sinne einzuhaltender Vergabegrundsätze gilt. Leider hat die Verwaltung das Verfahren zur Findung eines zu beauftragenden Ingenieurs zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung noch nicht abgeschlossen, sodass nun ein Vorratsbeschluss herbeigeführt werden soll. Die Notwendigkeit ergibt sich einerseits aus dem vorgenannten Umstand, bis wann mit Bauarbeiten begonnen werden muss, andererseits daher, dass sich zuletzt beim Projekt Skaterplatz zeigte, dass es derzeit kaum Landschaftsarchitekten mit freien Kapazitäten zu geben scheint. Dementsprechend träge bei der Angebotserstellung sind dann auch jene Büros, welche frei Kapazitäten haben. Da auch die ausführenden Firmen derzeit eine hohe Auslastung vermelden und sich die Findung von entsprechenden Unternehmen im Rahmen der Ausschreibungsverfahren möglicherweise auch in die Länge zieht, soll die Beauftragung des Fachplaners schnellstmöglich erfolgen.

Kosten und Finanzierung:

Die erforderlichen Mittel für die Umgestaltung des Mühlenweihers nebst Umfeld sind im Haushalt bei der Investiv – Maßnahme 12 01 01 – S 201 mit einem Gesamtbetrag von 950.000€ (davon 500.000€ in Form einer Verpflichtungsermächtigung nach 2022) veranschlagt. Unter Beachtung des bedingten Sperrvermerks der Kämmerin, stehen hier für die Gesamtmaßnahme Mittel in Höhe von lediglich 300.000€ bereit.

Der Höchstbetrag für die Beauftragung des Fachplaners für die Durchführung der Gesamtmaßnahme wird bei ca. 115.000€, inkl. Nebenkosten und Mehrwertsteuer liegen. Zum Zeitpunkt der Vorlagenerstellung liegen noch keine präzisierten Angebote vor, die zunächst lediglich die reduzierte Menge an Leistungsphasen beinhalten. Sehr wohl liegt jedoch von mindestens einem Planer die Aussage vor, dass das skizzierte Vorhaben keinen Einfluss auf die Kalkulation haben wird und die Gesamt – Planungsleistung durch die Stückelung nicht teurer werden wird.

Alternativen:

Keine Alternativen

Beschlussvorschlag:

1. Der Rat zieht die Sache zur Entscheidung an sich.
2. Der Rat beschließt, dass die Verwaltung einen geeigneten Fachingenieur beauftragen möge, sobald im Rahmen des vorgeschalteten Verfahrens gemäß den geltenden Vergabegrundsätzen ein geeigneter Bieter gefunden werden konnte bzw. sobald ein Preisvergleich mit mindestens drei Angeboten das wirtschaftlichste Angebot hervorgebracht hat.
3. Der Rat beauftragt die Verwaltung damit, ihm sowohl über die letztliche Auftragssumme für die Planungsleistung als auch fortlaufend über den Projektstand zu informieren.
4. Ferner beschließt der Rat die vollständige Aufhebung des geltenden Sperrvermerkes gemäß § 81 Abs. 4 GO, wonach der Rat befugt ist die Sperre der Kämmerin aufzuheben, und beauftragt die Verwaltung mit der Suche nach weiteren Fördermöglichkeiten um den Eigenanteil an der Finanzierung schmälern zu können.