Entscheidungsvorlage - VO/0039/22

Sachverhalt:

Der Haupt- und Finanzausschuss des Rates der Stadt Wegberg hat in seiner Sitzung am 25.1.2022 auf Antrag der CDU-Fraktion beschlossen, die Verwaltung zu beauftragen, eine verbindliche Zeitschiene zur Erstellung eines Jahresabschlusses sowie zur Erstellung und Einbringung des Haushaltsplans aufzustellen.

Ziel solle es ein, den Jahresabschluss, entsprechend den gesetzlichen Vorgaben der Gemeindeordnung NRW (GO NRW), bis zum 31.3. des auf den Abschluss folgenden Jahres und den Haushalt so einzubringen, dass eine „finale Genehmigung des Haushalts durch den Kreis Heinsberg“ am 31.12. des Jahres vorliege.

Hierzu hatte die Verwaltung bereits in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses ausgeführt. Auf die Vorlage VO/0316/21-1 wird verwiesen.

Diesen Ausführungen fügt sie folgende Erwägungen an:

1. Jahresabschluss

Die Gemeindeordnung sieht in § 95 Absatz 5 und § 96 Absatz 1 folgendes Prozedere vor:

Der Entwurf des Jahresabschlusses und des Lageberichtes wird von der Kämmerin aufgestellt und dem Bürgermeister zur Bestätigung vorgelegt. Der Bürgermeister leitet den von ihm bestätigten Entwurf innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres (31.3.) dem Rat zur Feststellung zu.

Der Rat stellt bis spätestens 31. Dezember des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres den vom Rechnungsprüfungsausschuss geprüften (und davor vom Rechnungsprüfungsamt vorgeprüften) Jahresabschluss durch Beschluss fest.

Die Stadtverwaltung hat in der Vergangenheit bei der Feststellung des Jahresabschlusses das System der „begleitenden Prüfung“ durch das Rechnungsprüfungsamt praktiziert. Um den 31.3. halten zu können, müsste sie auf die zeitintensive begleitende Prüfung verzichten. Damit wäre mit Blick auf den Zeitpunkt der Feststellung des Jahresabschlusses durch den Rat jedoch nichts gewonnen, weil alle sich bislang aus der begleitenden Prüfung ergebenden Fragen dann erst im Anschluss an den 31.3. geklärt werden könnten. 

Eine Abkehr vom bisherigen System benötigt eine grundsätzliche Umstellung der Prozesse in der Verwaltung und ist von einem auf das andere Jahr nicht ohne Weiteres umzustellen. Die Verwaltung geht bei einer Umstellung eher von einem Mehraufwand als von einer Erleichterung oder Beschleunigung der Abläufe aus. Vor diesem Hintergrund hatte die Kämmerei bereits in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vorgeschlagen, den Jahresabschluss nunmehr bis zum 31.7. vorzulegen und sich somit im Jahr 2022 dem Ziel 31.3. zu nähern.

An dem grundsätzlichen Ziel, den Jahresabschluss bis zum 31.12. des Folgejahres festzustellen, ändert dies nichts.

Im Hinblick auf die zeitliche Komponente und die bereits in der Vorlage VO/0316/21-1 genannten Gründe hatte die Verwaltung in der Sitzung am 25.1.22 zugesagt, eine entsprechende Zeitschiene für den Rat am 8.2.22 vorzulegen. Diese konnte, u. a. aufgrund der systemischen Änderungen nur in enger Abstimmung mit dem RPA, erfolgen. Die vorgesehenen Besprechungstermine mussten dann krankheitsbedingt in der Zeit zwischen dem Ausschuss und der Ratssitzung abgesagt und verschoben werden, so dass eine über den bisherigen Vorschlag hinausgehende Terminschiene zur Ratssitzung am 8.2.22 nicht vorgelegt werden kann.

Gleichwohl sind die Arbeiten am Jahresabschluss 2022 schon gestartet und werden in den kommenden Wochen forciert, so dass mit einem deutlichen Zeitsprung nach vorne gerechnet werden kann.

So viel sei allerdings vorweggenommen: Eine Aufstellung des Jahresabschlusses zum 31.3.22 wird nicht möglich sein. In groben Zügen plant die Verwaltung aktuell folgende Zeitschiene mit dem Ziel, den Jahresabschluss zum 31.7.2022 aufzustellen:

30.4.2022 Abschluss der Buchungsarbeiten

31.7.2022 Abschluss von Restarbeiten und Berichtserstellung

Im Anschluss  Zuleitung an die Mitglieder des Rates

13.9.2022 Befassung des Rates und Verweisung an den RPA (aufgrund des Umstandes, dass alle notwenigen Unterlagen vorliegen, scheint eine zusätzliche Sitzung des Rates aus Sicht der Verwaltung nicht notwendig)

6.12.2022 Beratung im RPA

20.12.2022 Beschlussfassung im Rat

Mit diesem Verfahren ist aus Sicht der Verwaltung gewährleistet, dass die politischen Entscheidungsträger frühzeitig Ergebnisse des Vorjahres erhalten und in die unterjährige Arbeit einfließen lassen können. Andererseits gewährleistet der vorgeschlagene Zeitplan unter Berücksichtigung der Leistungsfähigkeit der Fachbereiche insgesamt einen verantwortungsvollen Umgang, mit dem Ziel des Antrages. 

2. Haushaltsplanung

Gemäß § 80 GO NRW wird der Entwurf der Haushaltssatzung mit ihren Anlagen von der Kämmerin aufgestellt und dem Bürgermeister zur Bestätigung vorgelegt.

Der Bürgermeister leitet den von ihm bestätigten Entwurf dem Rat zu, der dann in öffentlicher Sitzung hierüber berät und entscheidet.

Gemäß § 76 Absatz 2 GO NRW bedarf das Haushaltssicherungskonzept der Genehmigung der Aufsichtsbehörde.

In der Vergangenheit sind die Haushaltssatzungen um die Jahreswenden beschlossen worden; in den vergangen Jahren aus verschiedenen personellen, politischen und  pandemischen Gründen regelmäßig erst im neuen (also dem aktuellen) Haushaltsjahr.

Der Haushalt 2021 ist am 2.3.21, der Haushalt 2020 ist am 18.2.2020, der Haushalt 2019 ist am 18.12.2019 und der Haushalt 2018 ist am 19.12.2018 verabschiedet worden. Die Genehmigung durch den Kreis Heinsberg kam in der Regel zwei bis drei Monate nach Verabschiedung.

Die Einbringungen erfolgten in der Regel mindestens sechs Wochen vor den Beratungen im Haupt- und Finanzausschuss, so dass im politischen Raum ausreichend Zeit für die Beratung zur Verfügung steht.

Dem vorausgehend sind die Mittelanmeldungen der Fachbereiche in den Sommermonaten, Dezernatsgespräche und Abstimmungen im Verwaltungsvorstand.

Ziel des Antrags ist es, die Zeit in der vorläufigen Haushaltsführung vollständig zu vermeiden. Um dieses Ziel zu erreichen, müsste die Genehmigung des Kreises am 31.12. des Vorjahres zum Haushaltsjahr vorliegen. Hiervon zurückgerechnet ergäbe sich folgende Zeitschiene für die Haushaltsberatungen in ganz groben Zügen:

bis zum 15.7. Mittelanmeldungen und Abstimmungen in den Fachbereichen             

bis zum 1.8. Erstellung des Planwerkes inklusive Vorbericht

15.8. Einbringung des Haushalts in die politischen Gremien

1.10. Beratung des Haupt- und Finanzausschuss über

 den Haushaltsplan

15.10. Beschlussfassung des Rates über den Haushaltplan

31.12. Genehmigung des Kreises Heinsberg

Auch diese Terminschiene ist eine Abkehr von der bisher geübten Praxis, welches insbesondere die Fachbereiche vor erhebliche Herausforderungen stellen dürfte, weil sich in diesem Zeitschema die Arbeiten des Jahresabschlusses, die Mittelanmeldung für den neuen Haushalt und die eigentlichen fachlichen Aufgaben in die erste Jahreshälfte ver- und überlagern.

Ferner stellen sich weitere zeitliche Herausforderungen ein: Zum einen liegen belastbare Daten der Gemeindefinanzierung und der Kreisumlage(n) erst gegen Ende des Jahres vor, zum anderen ist zu beachten, dass die Genehmigung des Haushalts durch die Kommunalaufsicht immer einen Zeitraum in Anspruch, der von kommunaler Seite aus nicht zu beeinflussen ist. Im Gegensatz zur reinen Anzeigepflicht des Haushalts ohne Haushaltssicherungskonzept, ist die Genehmigung zwingend abzuwarten, bevor eine Bekanntgabe erfolgen darf.

Die Verwaltung teilt grundsätzlich das Ziel des Antrags, die Zeit der vorläufigen Haushaltsführung auf ein Minimum (bestenfalls auf Null) zu reduzieren. Aus den vorgenannten Gründen scheint dieses Ziel allerdings als unrealistisch. Allein die Genehmigungsdauer verschiebt die Zeitschiene bereits mindestens ein bis zwei Monate.  

Um dem Ziel Rechnung zu tragen und die Zeit unter Abwägung der dargestellten Rahmenbedingungen optimal zu nutzen, schlägt die Verwaltung deswegen für die Haushaltsberatungen folgenden groben Zeitplan vor:

18.10.22 Ratssitzung mit der Einbringung des Haushalts

29.11.22 Beratung des Haushaltsplans im Haupt- und Finanzausschuss

20.12.22 Verabschiedung des Haushalts in der Ratssitzung

Die Verwaltung ist abschließend der Auffassung, dass durch dieses Zeitraster die durch den Antrag verfolgten Ziele in größtmöglicher Schnittmenge zu Risikoabschätzung, Aufwand und Ertrag erreicht werden können.

Darüber hinaus schlägt die Verwaltung vor, die schon etablierten Finanzberichte im Haupt- und Finanzausschuss weiterzuentwickeln und über den Gang des aktuellen Haushaltsjahres, den Stand der Arbeiten zum Jahresabschluss sowie den Stand zur Aufstellung des Haushaltsplans für das kommende Jahr zu berichten.

Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Wegberg nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und billigt eine entsprechende Terminschiene für die Aufstellungen des Haushaltsplans 2023 und des Jahresabschlusses 2021.

Eine diesen Grundsätzen entsprechende Zeitschiene legt die Verwaltung zukünftig zu Beginn des Jahres vor.