Entscheidungsvorlage - VO/0154/22-2

Sachverhalt:

1. Stellenplan 2022

In der Sitzung des Ausschusses für Personal und Personalentwicklung kam die Frage auf, ob der Stellenplan 2022 unabhängig vom Beschluss über den Haushalt 2022 in Kraft getreten sein könnte.

Die Verwaltung verbleibt nach weiterer Prüfung bei der Auffassung, dass der Stellenplan eigenständig ist und nicht Teil der Haushaltssatzung oder des Haushaltsplans.

Der Haushaltsplan besteht nach § 1 Absatz 1 Kommunale Haushaltsverordnung NRW (KomHVO) aus dem Ergebnisplan, dem Finanzplan, den Teilplänen und dem Haushaltssicherungskonzept, wenn ein solches erstellt werden muss oder fortzuschreiben ist.

Nach § 1 Absatz 2 KomHVO ist diesem Haushaltsplan als Anlage u.a. der Stellenplan beizufügen.

Den Anlagen kommt vorrangig aber nur die Funktion zu, durch die Bereitstellung der in ihnen enthaltenen Informationen eine höhere Transparenz und bessere Steuerung durch die Gemeindevertretung zu ermöglichen. Anlagen können im Gegenteil zu den Bestandteilen des Haushaltsplans ohne Nachtragssatzung durch einfachen Beschluss des Vertretungsorgans (PdK NW B-9a, KomHVO NRW § 1 2. Absatz 2, beck-online) geändert werden (RCLK/Knirsch Erl. 3).

Zu beachten ist insofern lediglich, inwieweit die Anlagen dem Vorbehaltskatalog des § 41 angehören und daher nur durch Beschluss des Rates geändert werden können. Dies ist für den Stellenplan gem. § 41 Abs. 1 lit. h Gemeindeordnung NRW (GO NRW) der Fall.

Vor diesem Hintergrund hat der Rat in seiner Sitzung über den Stellenplan 2022 beraten und abschließend beschlossen; eine erneute Beschlussfassung ist nicht erforderlich.

2. Stellenbedarfe Schul-IT

Im Nachgang zu der Ratssitzung am 08.02.2022 haben sich die Fraktionen mit der Verwaltung in mehreren Klausurtagungen über die Zielsetzungen für die Stadt Wegberg ausgetauscht und beraten. Dabei spielte das Thema Digitalisierung eine große Rolle. Als Ziel stellte der Bürgermeister u. a. das Vorantreiben der Digitalisierung an den Schulen sowie die „Digitale Verwaltung bis 2030“ vor.

Vor diesem Hintergrund plante die Verwaltung für den Stellenplan 2023 zwei weitere Stellen (IT-Administration Schulen und Digitalisierung) sowie eine 0,5-Stelle (Scannen) ein.

Auf Antrag der CDU-Fraktion vom 20.9.22 hat der Ausschuss für Personal- und Personalentwicklung in seiner Sitzung am 29.09.2022 mehrheitlich beschlossen, diese Stellen aus dem Stellenplanentwurf zu streichen und diesem dem Rat zur Beschlussfassung zu empfehlen.

Gleichwohl möchte die Verwaltung dem Rat nochmals zusammengefasst weitere Informationen hinsichtlich der im Stellenplan 2023 ausgewiesenen Stellen für die Schul-IT und die Digitalisierung in der Verwaltung geben.

aa. Schul-IT
An den Wegberger Schulen werden insgesamt 1.200 Endgeräte vorgehalten, die administriert und gewartet werden müssen. Neben der Herausforderung, neue IT-Projekte an den Schulen umzusetzen, steigt der Aufwand, die bislang eingesetzten Geräte entsprechend zu betreiben, zu unterhalten und deren Betriebsfähigkeit sicherzustellen. Auf die Ausstattungen der einzelnen Schulen wird in der Vorlage VO/0192/22 für die Sitzung des Ausschusses für Bildung, Integration, Soziales, Kultur, Demographie und Sport am 25.10.2022 eingegangen.

Aktuell ist im Stellenplan der Stadt Wegberg eine Stelle als IT-Koordinator ausgewiesen und besetzt. Zusätzlich stehen rund 200.000 Euro für Wartung und Support zur Verfügung.

Die Personalkapazität stößt jedoch bereits jetzt mengenmäßig an ihre Grenzen und muss dringend ausgeweitet werden, da ansonsten zu befürchten ist, dass weitere Umsetzungsschritte nur zeitlich sehr verzögert angegangen werden können. Diesen Handlungsbedarf belegt auch ein Vergleich mit anderen Städten im Kreis Heinsberg, die ein dreigliedriges Schulsystem vorhalten.

Die Haushalts- und Stellenpläne von Erkelenz und Hückelhoven weisen einen wesentlichen höheren Stellenanteil/finanzielle Mittel pro Endgerät aus. In Hückelhoven erfüllen drei Stellen die Aufgabe 1.800 Endgeräte zu betreuen. Darüber hinaus stehen rund 325.000 Euro für Wartung und Support zur Verfügung.

In Erkelenz betreuen aktuell drei (ab dem 01.01.2023 vier) Stellen sowie zusätzliche Sachbearbeitung durch Verwaltungsbeschäftigte 1.700 Endgeräte.

Mit E-Mail vom 12.08.2022 führte der Bürgermeister gegenüber den Fraktionsvorsitzenden hinsichtlich der Erforderlichkeit einer zusätzlichen Stelle, wie folgt aus:

„Der IT-Koordinator ist sehr häufig in den Schulen unterwegs und es ist klar, dass neben der Koordinations- und Steueraufgabe weitere technische Unterstützungsaufgaben im Rahmen der Digitalisierung geleistet werden müssen. So geht es neben der laufenden Planung und Betreuung der IT-Anlagen auch um die Betreuung und die Installation von Telefonanlagen in allen betreuten Objekten, die mittlerweile - auch durch den zusätzlichen Ausbau der Gebäudetechnik- deutlich „techniklastiger“ geworden ist. Bislang wird hier noch Mitarbeit durch die Fachbereichsleitung geleistet und teilweise Leistungen eingekauft, die aber dauerhaft so nicht mehr geleistet werden kann. Planung und Umsetzung von Maßnahmen laufen derzeit darum schleppend. Der Digitalpakt erfordert eine Umsetzung bis 2025, so dass eine weitere Verstärkung erforderlich ist. Der Anschluss an das Glasfasernetz, die zusätzlichen Ausstattungen im Rahmen des Digitalpakt und die zu erwartenden Digitalisierungsschritte erfordern fachbereichsintern weiteren technischen Sachverstand zur Umsetzung der anstehenden Maßnahmen, der in Ergänzung zur bisherigen Koordinationsleistung erforderlich ist. Da weiter mit der regioIT als Partner zusammengearbeitet werden soll, reicht die Einrichtung einer Stelle aus.“

Ferner sei ausgeführt, dass die Mittel des Digitalpakts in Höhe von rund 93.000 Euro ausschließlich für Administrationsaufgaben in den Schulen verwendet werden dürfen.

Die Stelle soll ausschließlich für die Schulen verantwortlich sein; Aufgaben in der (Kern-) Verwaltung sind hiervon ausdrücklich nicht umfasst.

Es ist dringend erforderlich, die Stelle im Stellenplan einzuplanen, um die notwendigen Aufgaben im stetigen Wettbewerb der Schulen zu erledigen und so auch den Schülerinnen und Schülern die Möglichkeit zu geben, an einer digitalisierten Schule zu lernen.

Die Aufgaben der IT-Administration an Schulen sind insbesondere

-          Organisation, Aufrechterhaltung und Sicherstellung eines datenschutzkonformen Client/Server - Betriebes in den städtischen Schulen und Kindertageseinrichtungen

-          Mitarbeit beim Incident- und Problem-Management (IT-Helpdesk)

-          Bereitstellung der EDV-Arbeitsplätze einschl. Installation und Konfiguration von Standardsoftware und Fachverfahren

-          Annahme und Bearbeitung von Useranfragen bei Hard- und Softwareproblemen (Service Level 1 und 2)

-          Installation und Betreuung von interaktiven Tafeln und Displays

-          Zuweisung und Implementierung von Apps

-          EDV-Geräteverwaltung und Inventarisierung

-          Userverwaltung und –einrichtung

bb. Digitalisierungsbeauftragte (w/m/d)

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist die Kernherausforderung der nächsten Jahre für die Stadtverwaltung Wegberg. Deswegen hat der Bürgermeister das Ziel ausgegeben, die „Digitale Verwaltung 20230“ zu erreichen. Hierfür ist es erforderlich, zunächst die Prozesse zu analysieren, um diese in einem weiteren Schritt zu digitalisieren. Mit der Stelle im Prozessmanagement hat die Stadt bereits einen ersten Schritt auf diesem Weg gemacht. In der Sitzung des Ausschusses für Personal und Personalentwicklung am 17.03.2022 stellte der Prozessmanager seine Arbeit und erste Ergebnisse vor. In der Diskussion des Ausschusses sowie in den Klausurtagungen des Rates mit der Verwaltung stellte die Verwaltung stets klar, dass nach dem ersten Schritt nun auch der zweite folgen müsse. Hierfür ist personelle Unterstützung notwendig. Mit der Stelle eines Digitalisierungsbeauftragten sollen die vielfältigen, und insbesondere organisatorischen, Aufgaben der Digitalisierung gebündelt und strukturiert entwickelt werden.

Mit E-Mail vom 12.08.2022 führte der Bürgermeister gegenüber den Fraktionsvorsitzenden hinsichtlich der Erforderlichkeit einer zusätzlichen Stelle in diesem Bereich, wie folgt aus:

„Die stetig zunehmende Digitalisierung in allen Lebensbereichen stellt die öffentliche Verwaltung vor neue, große Herausforderungen. Nicht zuletzt verpflichtet das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz– OZG) Bund, Länder und Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Auf Grund der Heterogenität der Behörden gibt es keine einheitliche bundesweite Digitalisierungsstrategie. Somit muss sich jede Stadt mit der Digitalisierung eigenverantwortlich auseinandersetzen. Städte, die ihre Digitalisierung vorantreiben, stellen hierfür meist eine verantwortliche Person für dieses Projekt ein – eine/n Digitalisierungsbeauftragte/n. Der Aufgabenbereich einer/eines Digitalisierungsbeauftragten umfasst hier in der Hauptsache die Entwicklung einer digitalen Agenda. Die/der Digitalisierungsbeauftragte muss koordinierend interdisziplinär ausgerichtet sein und eine zentrale Ansprechperson verkörpern, die den Digitalisierungsprozess vorantreibt und letztlich der Umsetzung der digitalen Agenda ein Gesicht gibt. Die Umsetzung dieser Agenda ist - neben der hierfür benötigten Technik - in erster Linie eine organisatorische Herausforderung für die Gesamtverwaltung. Denn hinter digitalen Verwaltungsprozessen stecken letztlich Menschen. Die Umstellung von papiergebundenen auf elektronische Workflows bringt eine Vielzahl von Veränderungen mit sich. Dieser Veränderungsprozess kann nur gelingen, wenn er auch von den Beschäftigten getragen wird. Zu den Aufgaben wird es deshalb auch gehören, die Verwaltungsleitung dabei zu unterstützen, Veränderungsbedarfe frühzeitig zu erkennen, digitale Weiterbildung zu fördern und hierdurch eine breite Akzeptanz für den Wandel zur digitalen Verwaltung innerhalb der Verwaltung herzustellen.“

Die Aufgaben eines Digitalisierungsbeauftragten (w/m/d) sind insbesondere

-          Erarbeitung und Fortschreibung Digitalisierungsstrategie (mit externer Begleitung),

-          Einführung zukunftsfähiger e-Gov-Lösungen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere OZG, eGovG,

-          Koordinierung und Zusammenführung der Digitalprojekte in der Gesamtverwaltung,

-          Leitung von (Teil)Projekten im Digitalisierungsprozess und Steuerung von externen Dienstleistern,

-          Analyse und Bewertung technologischer Trends und ihrer Auswirkungen auf die Stadt Wegberg und ihre Gestaltungsfelder,

-          Konzeption, Einführung und ggf. Umgestaltung digitaler Prozesse,

-          Interne und externe Kommunikation der Digitalisierungsprozesse,

-          Beratung der Verwaltungsspitze in Fragen der Digitalisierung,

-          Zentrale Beratungs- und Ansprechstelle für Digitalisierungsangelegenheiten in der Verwaltung,

-          Koordination von Prozessmanagement und IT-Umsetzung,

-          Change Management,

-          Moderation von Besprechungen, Workshops u.Ä.

Beschlussvorschlag:

Der Rat nimmt Kenntnis.