Mitteilungsvorlage - VO/0199/22-1

Sachverhalt:

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung am 06.12.2022 über den TOP „Feststellung des Jahresabschlusses 2021“ beraten.

Die örtliche Rechnungsprüfung hat erneut einen eingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt, weil die Ergebnisse aus der Straßeninventur nicht bis zum Bilanzstichtag 31.12.2021 eingebucht waren. Dies wirkt sich auf die Bilanzposition "Straßennetz einschl. Wegen, Plätzen und Verkehrsanlagen", "Instandhaltungsrückstellungen" und "Jahresergebnis" aus.

Die Stadt Wegberg hat unverzüglich nach dem Bekanntwerden des Missstandes die notwendigen Schritte eingeleitet. Im Haupt- und Finanzausschuss am 26.10.2021 wurde über das weitere Vorgehen und die notwendigen Schritte unterrichtet.

Am 27.10.2021 wurde der externe Dienstleister beauftragt und eine Vermögensbewertung bis zum 30.06.2022 war vertraglich vereinbart.

Um die Bilanzposition einer Inventur zu unterziehen, ist es unumgänglich, dass das ursprüngliche Knoten-Kantenmodell übernommen werden muss. Damit ist gewährleistet, dass der frühere Zustand und Wert des Vermögensgegenstandes mit dem jetzigen Zustand betrachtet und bewertet werden kann. Durch die kontinuierliche Instandhaltung kann durch die Bewertung ggf. eine Verlängerung der wirtschaftlichen Nutzungsdauer bestimmt werden. Ein schlechter Zustand und eine kürzere Bewertung der Restnutzungsdauer führen zu einer Wertminderung. Es ist noch nicht klar, ob hierzu Sonderabschreibungen, verkürzte Restnutzungsdauern und/oder Instandhaltungsrückstellungen angesetzt werden.

Die Datenaufnahme erfolgt über Screening über ein KI-Tool, vertiefende Zustandserfassung über ausgebildete Straßentechniker und über Tragfähigkeitsbestimmungen. Eine detaillierte Beschreibung der Verfahren ist der Anlage 1„Dokumentation Inventur und Fortschreibung der Vermögensbewertung der Stadt Wegberg“ zu entnehmen.

Der zeitliche Projektverlauf stellt sich wie folgt dar:

Straßenkataster RoSy

Zum 30.06.2022 konnte die Installation und Übergabe noch nicht erfolgen. Die notwendige Datenbank musste durch die regio iT als externer Dienstleister gestellt werden. Erst Ende Oktober wurde die Softwareumgebung und Datenbank installiert. Der Datenbestand der Befahrung und Bewertung kann nun übernommen werden und die Qualitätskontrolle der Datenbestände kann erfolgen. Ein Übergabetermin wurde für Januar 2023 vereinbart, damit gleichzeitig die Schulung der Mitarbeiter in das Softwareprodukt vorgenommen werden kann.

Aufgrund der intensiven Diskussion im Rahmen des Rechnungsprüfungsausschusses am  06.12.2022 wurde die Datenbank über ein Webinterface der Stadt zugänglich gemacht. Die ersten Plausibilitätskontrollen der Datenbestände wurde über das Webinterface durchgeführt (als Beispiel s. Anlage 2)..

Der Zustand der Straßen und auch die kontinuierlichen Straßensanierungen haben sich seit der Inventur in Teilen schon wieder geändert. Um den Datenbestand auf dem aktuellen Stand zu behalten, ist eine  permanente Pflege notwendig. Hierfür wurde für den Straßenwart Hardware angeschafft, welche die Erfassung und Analysen mit der Verschneidung der Basisdaten über Schnittstellen ermöglicht. Die Schulung des Straßenwartes findet im Frühjahr statt. Datenbestände z. B.  der kürzlich sanierte Wirtschaftsweg in Gerichhausen im Bereich der Grundschule Beeck und dem Grenzlandring werden dann aktualisiert und eine kontinuierliche Fortschreibung ist gewährleistet.

Die Vermögenswerte werden in der Inventur bepreist und die Bilanzsumme hat einen neuen Wert. Tatsächlich hat eine endgültige Prüfung des Datenbestandes durch den FB 302 aufgrund der noch nicht vollständigen Installation noch nicht abschließend stattgefunden.

Durch die neuen Straßen, welche in der Ursprungsbilanz nicht mit einem Wert abgebildet waren, kann sich nach ersten ungeprüften Erkenntnissen ggfs. eine Bilanzmehrung von 5.642.807 € ergeben. Dies würde einer Abweichung der Bilanzposition in Höhe von 20,37 % entsprechen. Resultierend aus der Bilanzmehrung würde sich eine derzeit nicht genau bezifferbare zusätzliche Abschreibungslast für zukünftige Haushalte ergeben, die das Jahresergebnis verschlechtert.

Nach Einschätzung der Kämmerei sind Wertveränderungen größtenteils durch kürzere Nutzungsdauern negativ zu berücksichtigen. Wertsteigerungen sind bilanzrechtlich wahrscheinlich nicht zu berücksichtigen, so dass die zusätzliche Belastung des Jahresergebnisses derzeit noch nicht beziffert werden kann. Wertzugänge durch zuvor nicht bewertetes Vermögen sind zu prüfen.

Die aktuell genannten Werte sind noch nicht vom FB 302, der Kämmerei und dem RPA geprüft.

Dies soll im Frühjahr 2023 erfolgen.