Entscheidungsvorlage - VO/0181/23

Sachverhalt:

Mit Datum vom 13. Juni 2023 haben alle Ratsfraktionen gemeinsam den folgenden Antrag gemäß § 2 der Geschäftsordnung des Rates und der Ausschüsse gestellt:

„In der Sitzung des KUVT am 09.05.2023 hat die Verwaltung das Straßenkataster sowie die Ergebnisse der Untersuchung (Straßeninventur) vorstellen lassen. Die Verwaltung hat ausgeführt, dass es nach den Ergebnissen des externen Unternehmens zu einem großen Investitions- und Instandhaltungsstau gekommen ist, der Stand 2023 eine Höhe von ca. 12 Mio. € erreicht hat. Wegberg zählt nach Angaben des externen Unternehmens zu den wenigen Kommunen, bei denen der optimale Eingriffszeitpunkt bei mehr als der Hälfte des Straßennetzes überschritten ist, sodass der Zustand objektiv als kritisch bezeichnet werden kann. Der jährliche Bedarf (konsumtiv und investiv) für die Straßenunterhaltung soll ca. 2,4 Mio. €/Jahr betragen. Die Verwaltung hat ausgeführt, lediglich über eine Personalkapazität zur Abarbeitung in Höhe von ca. 0,9 Mio. € zu verfügen. Da aufgrund finanzwirtschaftlicher Kennzahlen bereits Indizien für diese Entwicklung erkennbar waren, hat die Verwaltung in ihren Berichten zu den Jahresabschlüssen der vergangenen Jahre bzw. auch die örtliche Rechnungsprüfung im Rahmen der Jahresabschlussprüfungsberichte der vergangenen Jahre immer wieder mahnend auf diese Entwicklung und den stetigen massiven Vermögensabbau

hingewiesen. Die Rückstände resultieren aus geplanten aber nicht durchgeführten Investitionen und Instandhaltungen bzw. gebildeten, aber tatsächlich nicht abgearbeiteten Instandhaltungsrückstellungen in den vergangenen Jahren. Die Ergebnisse der Untersuchung des externen Unternehmens haben dies nun für das Straßenvermögen bestätigt. Die Beibehaltung der aktuellen finanziellen und personellen Kapazitäten würde dazu führen, dass die Höhe der unterlassenen Maßnahmen weiter steigt und dem bilanziell bedenklichen Werteverzehr nicht ausreichend begegnet wird. Aus Sicht des Rates sind vor dem Hintergrund des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes und der Instandhaltungspflicht konkrete Maßnahmen der Verwaltung und des Rates erforderlich, um dem bedenklichen Werteverzehr mit geeigneten Maßnahmen zu begegnen. Dabei muss die tatsächliche Leistungsfähigkeit realistisch berücksichtigt werden. Dadurch werden die Jahresergebnisse künftiger Jahre negativer ausfallen, was aber notwendig ist, weil nicht auf Kosten künftiger Generationen gewirtschaftet werden darf (intergenerative Gerechtigkeit).

Der Rat beauftragt die Verwaltung daher mit der Etablierung einer aufeinander abgestimmten Investitions- und Instandhaltungsplanung einschl. Rückstellungs-management. Mit der Datenerhebung im Rahmen der Inventur und der neuen Software des Straßenkatasters besteht die Möglichkeit, die Prozesse digital abzubilden und entsprechend auszuwerten. Hierzu ist eine stetige Pflege der Software unerlässlich, die zuvor unterblieben war. Es sind Schnittstellen zwischen dem planenden Fachbereich (Umwelt, Verkehr, Abwasser), sowie dem z. T. ausführenden Fachbereich (Baubetriebshof) und der Finanzwirtschaft zur Verarbeitung der Investitions- und Sanierungsarbeiten mittels unmittelbarer Pflege des Straßenkatasters zu implementieren.

Der Rat beauftragt die Verwaltung im Einzelnen:“

Die Verwaltung hat in der Sitzung zugesagt, bis zur HFA-Sitzung ein Grobkonzept vorzulegen.

Auf Basis des Antrages nimmt die Verwaltung zu den einzelnen geforderten Unterpunkten des Antrages wie folgt Stellung:

Punkt a) des gemeinsamen Antrages der Fraktionen

a) den bezifferten Investitions- und Instandhaltungsstau für die Haushaltsplanung 2024 einer eigenen ingenieurfachlichen Begutachtung zu unterziehen sowie die Maßnahmen in investive und konsumtive artähnliche Maßnahmenpakete aufzuteilen.

Investitionsstau:

Stellungnahme der Verwaltung zu Punkt a) und weitere Vorgehensweise:

 Klassifizierung und Umsetzung von investiv- und konsumtiven Maßnahmen im Rahmen der Haushaltsplanung 2024:

1. Analyse der Befahrungsdaten und Klassifizierung

        Überprüfung und Analyse der erfassten Fachdaten auf Basis der Befahrungsdaten.

        Ermittlung und Dokumentation der Art der Schäden.

        Klassifizierung der Sanierungsstrecken basierend auf ihrer Clusterung und der jeweiligen Sanierungsart.

2. Differenzierung zwischen investiv und konsumtiv

        Investive Maßnahmen werden als langfristige Projekte identifiziert, die eine gründlichere Projektierung und Detailplanung erfordern.

        Konsumtive Maßnahmen werden als kurzfristige Reparaturarbeiten identifiziert. Die Umsetzung dieser Maßnahmen erfolgt primär über die vorhandenen "Hausmeisterverträge", wodurch eine flexible Abwicklung gewährleistet ist.

3. Budgetzuweisung und Reglementierung

        Für konsumtive Maßnahmen wird ein spezifisches Budget im Haushaltsplan 2024 zugewiesen. Die Finanzierung dieser Maßnahmen sollte im Rahmen des festgelegten Haushaltsbudgets erfolgen.

Mit dieser Vorgehensweise werden sowohl die langfristigen als auch die kurzfristigen Bedürfnisse der Stadt in Bezug auf Sanierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen berücksichtigt und es wird sichergestellt, dass die Maßnahmen effizient und im Rahmen des festgelegten Budgets umgesetzt werden.

Punkt b) des gemeinsamen Antrages der Fraktionen

b) Diese investiven Maßnahmenpakete sollen von der Verwaltung priorisiert werden.

Aufgrund der bestehenden Förderbedingungen zur Befreiung von KAG-Beiträgen für

Anwohnerinnen und Anwohner bis 31.12.2026 soll die Abarbeitung der Straßensanierung so priorisiert werden, dass alle aktuell notwendigen KAG Maßnahmen bis Ende 2026 für die Bürgerinnen und Bürger beitragsfrei abgearbeitet

werden. Ferner sind die im Straßenkataster hinterlegten Schadensklassen und ermittelten optimalen wirtschaftlichen Eingriffszeitpunkte, ggf. mögliche anderweitige

Förderungen, notwendige Abstimmungen zwischen Kanal- und Straßenbau, Verkehrsbedeutung und -belastung sowie alle weiteren fachlichen Gesichtspunkte zu

berücksichtigen. Die Entscheidungsfindung ist nachvollziehbar darzustellen, damit der Rat sich innerhalb kurzer Zeit ein Bild von der Methodik und der Auswahl verschaffen kann.

Stellungnahme der Verwaltung zu Punkt b) und weitere Vorgehensweise:

Bearbeitung und Sicherstellung der KAG Maßnahmen im Rahmen der Haushaltsplanung

1. Gliederung der KAG Maßnahmen

        Die KAG Maßnahmen werden systematisch im Rahmen der Haushaltsplanungen kategorisiert, um Transparenz und Struktur zu gewährleisten.

        Eine Maßnahme kann dann über das KAG abgerechnet werden, wenn für eine Erschließungsanlage (gesamter Straßenabschnitt oder Teilabschnitte) ein wirtschaftlicher Vorteil für eine bestimmte Anzahl, durch die Anlage erschlossener Grundstücke entstehen wird. Ein wirtschaftliche Vorteilslage kann beispielsweise durch eine Straßensanierung entstehen, bei der ein gesamter Straßenkörper (Deckschicht, Tragschicht, Unterbau) erneuert und durch das Hinzufügen einer Frostschutzschicht ergänzt wird.
Über diesen Erschließungsvorteil muss die Anlage so begrenzt werden, dass ihr eine bestimmte Erschließungsfunktion für bestimmte Grundstücke zukommt, (OVG Münster vom 12.08.2019).

        Für die Trennung einer Erschließungsanlage können örtlich erkennbare Merkmale wie beispielsweise die Veränderung der Straßenbreite oder der Straßenausstattung nach einer Kreuzung sein. Weiterhin kann auch die Selbstständigkeit einer Straße als Abgrenzung einer Anlage dienen. Grob formuliert ist eine Straße selbstständig, wenn sie länger als 100 Meter, rechtwinklig abknickend ist, oder wenn sie eine Vielzahl von Grundstücken erschließt.

2. Verifizierung und Grunderwerb

        Überprüfung der für die KAG Maßnahmen notwendigen Teilgrundstücke.

        Identifikation und Bestätigung der spezifischen Teilgrundstücke, die für die Durchführung der Maßnahmen erworben werden müssen.

        Weiterleitung der verifizierten Teilgrundstücksinformationen an die Liegenschaftsabteilung zur Initiierung des Grunderwerbsprozesses.

3. Kommunikation mit Grundstückseigentümern

        Die Liegenschaftsabteilung wird den Dialog und die Verhandlungen mit den betroffenen Grundstückseigentümern aufnehmen. Ziel ist es, Einvernehmen über den Grunderwerb zu erzielen.

4. Reporting und Kontrolle

        Der KUVT wird in jeder Sitzung über den jeweiligen Stand der Maßnahmen unterrichtet.

Mit diesem Vorgehen wird eine strukturierte Herangehensweise an die KAG Maßnahmen sicherstellt, wobei besonderes Augenmerk auf den Grunderwerb und die rechtzeitige Fertigstellung aller Maßnahmen bis 2026 gelegt wird.

Punkt c) des gemeinsamen Antrages der Fraktionen

c) Die Maßnahmenpakete mit der dringlichsten Priorisierung sind im Rahmen der Investitionsplanung 2024 einschließlich der vsl. anfallenden Kosten im Rahmen der aktuell zur Verfügung stehenden personellen Kapazitäten zu berücksichtigen. Dabei sind § 8 der jeweiligen Haushaltssatzung und § 13 KomHVO zu berücksichtigen. Die Verwaltung hat die Maßnahmen, für die die personellen Kapazitäten aktuell nicht ausreichen, auf einer Zeitachse darzustellen. Es ist von der Verwaltung detailliert darzustellen, welche Ressourcen benötigt werden, um die übrigen Maßnahmen abzuarbeiten. Es sind mindestens drei Budgetvorgaben (2,4 Mio. €/Jahr / 1,8 Mio. €/Jahr / 1,2 Mio. €/Jahr) einschließlich personeller Bedarfe vorzubereiten. Kommt es zu einer Beschlussfassung des Rates über höhere Budgetvorgaben einschließlich der Anerkennung höherer personeller Bedarfe ist die Investitionsplanung 2024 und Folgejahre je nach Ergebnis anzupassen.

Stellungnahme der Verwaltung zu Punkt c) und weitere Vorgehensweise:

im Hinblick auf Punkt c) des Antrags muss die Verwaltung darauf hinweisen, dass die ursprünglich beabsichtigte Ausarbeitung dieses Punktes aufgrund unerwarteter und außerplanmäßiger betrieblicher Ereignisse nicht realisiert werden konnte. Insbesondere die Betriebsstörungen am Faulturm und der Ausfall der Schlammentwässerung erforderten unverzügliches Handeln und banden die Kapazitäten der Mitarbeiter. Die Verwaltung ist sich der Wichtigkeit und Dringlichkeit der Angelegenheit bewusst und versichert, dass die detaillierte Ausarbeitung und Beantwortung von Punkt c) in den folgenden Sitzungen nachgeliefert wird.

Punkt d) des gemeinsamen Antrages der Fraktionen

d) Die Darstellung der notwendigen Ressourcen für die Stellenplanung 2024 soll mindestens folgende Bausteine enthalten: Steigerung eigener Leistungskraft durch interne Umorganisation/Umbesetzungen, zusätzliche Stellen, mögliche Vergabe an externe Unternehmen, eigene Durchführung mittels Baubetriebshof und Asphaltpatcher. Dabei ist die Beschlussfassung so vorzubereiten, dass der Rat den finanziellen und personellen Mitteleinsatz in den einzelnen Bausteinen im Rahmen der politischen Beratung aktiv steuern kann und die Auswirkungen auf den Investitions- und Instandhaltungsstau und auch künftige Bedarfe transparent werden.

Stellungnahme der Verwaltung zu Punkt d) und weitere Vorgehensweise:

Darstellung der Komplexität und Herausforderungen im Fachbereich 302:

1. Klärung der aktuellen Situation im Fachbereich 302

        Es wird dargelegt, dass der Fachbereich 302 aufgrund einer Vielzahl von laufenden Maßnahmen, Anforderungsanpassungen zur Haushaltsplanung, technischer Störungen auf den Kläranlagen sowie der fortlaufenden Kommunikation mit der internen Revision des RPA und der Analyse von Befahrungsdaten des Kanals im Notbetrieb operiert.

2. Darstellung der Personalsituation

        Es wird erörtert, dass zusätzliches Personal unerlässlich ist, um die aktuell ausstehenden Aufgaben zu bewältigen. Aktuell besteht der Fachbereich 302 aus insgesamt 8 Mitarbeitern in der Verwaltung, inkl. Fachbereichsleitung. Hinzu kommen 11 Mitarbeiter auf den städtischen Abwasseranlagen, die in der Darstellung jedoch nicht weiter betrachtet werden.

Die nachfolgende Aufstellung gibt einen Überblick über die aktuell zu bewältigenden Aufgaben

1. Fachbereichsleiter

Zu 90 % Sachbearbeitung und Unterstützung der Kollegen bei Ihren Projekten;

10   % Fachbereichsleitung

2. Sachbearbeiter 1 Kanal- und Straßenbau (Dipl.-Ing.)

-          Erschließung Baugebiet Im Hessenfeld,

-          Erschließung Baugebiet Venloer Straße

-          Erschließung Baugebiet Barbarastraße in Uevekoven

-          Erschließung Helpensteinstraße in Arsbeck

-          Kanalsanierung Hasenwinkel und in Beeckerheide

-          Kanalsanierung Heidekamp

-          Kanalsanierung Echter Straße

-          Kanalsanierung Weg entlang des Beeckbachs

-          Kanalsanierung Beecker Str. und Birkenallee

-          Kanalsanierung Industriestraße und Siemensweg

-          Kanalsanierung Bahnhofstraße und Martin-Luther Straße

-          Kanalsanierung Ludwig-Uhland-Straße

-          Kanalsanierung Gerhard-Hauptmann-Straße

-          Kanalsanierung Am See, Forellen-, und Karpfenweg

-          Kanalsanierung In Kehrbusch

-          Kanalsanierung Im Bongert, Johannes-Pellen Straße

-          Kanalsanierung Josef-Loogen-Straße

-          Kanalsanierung Franz-Pesch-Straße, Lilienstraße, Rochusstraße

-          Kanalsanierung Asternstraße

-          Kanalsanierung Rheinweg und Fröbelstraße

-          Umgestaltung/fahrradfreundlicher Umbau Kreuzung Beecker Straße/ Kreuzherrenstraße

-          Umbau Knoten B57/Am Alten Schlagbaum

-          Fördermaßnahme Sanierung Radwege 2. BA

-          Fördermaßnahme Sanierung Radwege 3. BA (Kahrbahn)

-          Fördermaßnahme Sanierung Radwege 4. BA

-          Bürgerradweg von Merbeck nach Schwaam,

3. Sachbearbeiter 2 Kanal- und Straßenbau (Techniker)

-          Stellvertretende Fachbereichsleitung

-          Erschließung Gewerbe- und Industriegebiet Rath-Anhoven inkl. Förderantragstellung

-          Kanalsanierung An der Gracht, Grachtstraße und Hauptstraße

-          Erneuerung der Brücke an der Holtmühle, Ausführung durch den Baubetriebshof

-          Kanalerneuerung Kampstraße und Im Winkel

-          Abrechung Kanalsanierung und Erneuerung Grenzlandring und Venloerstraße

-          Kanalsanierung Bergstraße

-          Planung von Querungshilfen über die B57 in Rath-Anhoven

-          Herstellung von Asphaltflächen im Bereich KIGA Harbeck inkl. Entwässerung

-          Stellungnahmen zu Bauanträgen

-          Straßensicherung im Bereich Heideweg (Kreissparkasse)

-          Sanierung der Straße Schürensteg

-          Einholung von Angeboten für die Kanalsanierungsmaßnahmen des Jahres 2024

4. Sachbearbeiter 3 Kanal- und Straßenbau (Hausmeisterverträge) BA Ingenieur

-          Vorbereitung und Ausarbeitung von TV Inspektionen

-          Betreuung und Auswertung der TV Inspektion

-          Ausschreibung und Vergabe HM Vertrag Kanalinstandhaltung

-          Ausschreibung und Betreuung HM Vertrag Kanalunterhaltung

-          Ausschreibung und Betreuung HM Vertrag Schachtabdeckungs-sanierungen

-          Koordination bei Schäden im Bereich der Kanalanschlussleitungen

-          Betreuung des Straßenkatasters (Pflege und Aktualisierung)

-          Betreuung des Kanalkatasters (Pflege und Aktualisierung)

-          Berichtserstattung an die Bez.Reg. Erstellung der jährlichen Berichte nach SüwVO

-          Fortführung des Abwasserbeseitigungskonzeptes

-          Bearbeitung der Niederschlagswasserabgabe, LANUV

-          Prüfung Gartenwasserzähler

-          Abstimmungen mit dem Steueramt

-          Prüfung von Anträgen nach dem TKG

-          Prüfung von Anträgen zur Niederschlagswasserversickerung, inkl. Stellungnahme an den Kreis Heinsberg

-          Bearbeitung von Anfragen zu Auskünften aus dem Kanalkataster

5. Sachbearbeiter 4 Kanal- und Straßenbau (Ingenieur)

-          Unterstützung des Kollegen SB 3 in seinen Tätigkeiten

-          Ausschreibung, Vergabe und Betreuung des HM Vertrags zur Senkenreinigung

-          Betreuung der Maßnahmen zur Erneuerung und Erweiterung der Straßenbeleuchtung

-          Fördermaßnahme Sanierung Radwege 5. BA

-          Fördermaßnahme Sanierung Radwege 6. BA

-          Fördermaßnahme Sanierung Radwege 7. BA

-          Fördermaßnahme Sanierung Radwege 8. BA

-          KAG Maßnahme Erneuerung der Bahnhofstraße (Bahnübergang bis Grenzlandring)

-          KAG Maßnahme Sanierung der Barbarastraße

-          Vorbereitung der Fördermaßnahmen Sanierung Radwege 9-12 BA

-          Betreuung ländliches Wegenetzkonzept, z.Zt. Vorbereitung des 1. Workshops und Zusammenstellung einer Projektgruppe

-          Durchführung von Abnahmen im Zuge der Verlegung von Glasfaserleitungen

-          Linksabbiegespur Gewerbegebiet Uevekoven

-          Linksabbiegespur St. Maternus-Straße

6. Sachbearbeiterin Kläranlagen und Sonderbauwerke (Chemikern) Bachelor

-          Mitarbeit bei der Überarbeitung der Gefährdungsbeurteilungen und ex-Schutz Dokumente

-          Erneuerung des Stromanschlusses auf der Ex KA Merbeck

-          Erneuerung der Laufflächen/Gehweg Ex KA Rath-Anhoven

-          Erneuerung Online-Messung Kläranlage Dalheim

-          Erneuerung Probenvorbereitung Abwasseranalysen KA Dalheim

-          Ertüchtigung Sand- und Fettfang Kläranlage Wegberg inkl. Betoninstandsetzung Bauwerk

-          Ertüchtigung Pumpstation Kipshoven

-          Erneuerung/Nachrüstung Fernwirk- und Steuertechnik 8.BA

-          Ertüchtigung Pumpstation St. Maternusstraße

-          Ertüchtigung Schlammfaulung KA Wegberg

-          Ertüchtigung Zulaufschnecken Kläranlage Dalheim

-          Notsanierung Vorlagebehälter KA Wegberg

-          Dachsanierungen Kläranlage Wegberg

-          Dachsanierung Pumpstation Anton-Raky-Straße

-          Dachsanierung Pumpstation Heuchterstraße

Vorbereitung der Maßnahmen 2024

-          Betonsanierung Rücklaufschlammpumpwerk -Stufe Kläranlage Wegberg

-          Ertüchtigung Zulaufschnecken Kläranlage Wegberg

-          Ertüchtigung Schlammentwässerung Kläranlage Dalheim

-          Ertüchtigung Sandfilter Kläranlage Dalheim

-          Ertüchtigung Pumpstation Rickelrath

-          Erneuerung Prozessleitsystem Kläranlage Dalheim

-          Erneuerung Fällmitteldosierstation Kläranlage Dalheim

-          Erneuerung Ammonium-Messung Kläranlage Wegberg

-          Austausch E-Heizungen gegen Klima-Split-Geräte auf Pumpstationen

7. Sachbearbeiter Abfallangelegenheiten (Verwaltungs-Fachwirt)

-          Errichtung der Grünannahmestelle für die Stadt Wegberg

-          Mitarbeit bei der Errichtung der Freiflächenphotovoltaikanlage (Beprobung, Gutachten)

-          Aufstellung eines Lärmaktionsplans

-          Abfallberatung und Beschwerdemanagement für Bürger und innen

-          Abfallbehältermanagement

-          Abrechnung mit den Entsorgern

-          Grünpatenschaften

-          Anträge auf Bordsteinabsenkung

-          Bearbeitung von Anträgen auf Baumfällungen

-          Erstellung des Abfallkalenders

-          Lokale Agenda (aktuell Abfalltheater in den städtischen Kindergärten

-          Ausschreibung Verwertung von Grünabfällen aus der Hol- und Bringsammlung

-          Erstellung der Abfallgebührenbedarfsberechnung

-          Erstellung der Betriebskostenabrechnung

8. Sachbearbeiter Ausbauverträge, KAG Maßnahmen etc. (Verwaltungs-Fachwirt)

-          Abrechnung von § 13 KAG Maßnahmen im Bereich Erneuerung der Straßenbeleuchtung

-          Vorbereitung von Bürgerinformationen für die KAG Maßnahmen

Ausbau der Straße im Hessenfeld, Bahnhofstraße, Barbarastraße

-          Erstellung von Ausbauverträgen aktuell, Kirchengemeinde Holtum und Bauvorhaben Bahnhofstraße

-          Mitarbeit bei den Haushaltsplanungen FB 302

-          Rückstellungsbearbeitung 302

-          Normenkontrollverfahren im Bereich Starkverschmutzerzuschlag

Unterstützt werden die Mitarbeiter 302 durch das Vorzimmer des Dezernats III

-          Abfallberatung

-          Bearbeitung des Behältermanagements

-          Eingabe Klärschlammabfuhr (abflußlose Gruben)

-          Rechnungsbearbeitung

-          Schriftverkehr (Aufträge, Vorlagen, Erschließungs- und Ausbauverträge etc.) 

-          Vorlagenerstellung (Unterstützung)

-          Postverteilung

Eine weitere Übernahme von zusätzlichen Aufgaben bzw. eine Abarbeitung der in den vergangenen Jahren aufgelaufenen Instandhaltungsmängel ist nur mit zusätzlichem Personal zu realisieren. Eine weitere Belastung der Mitarbeiter ist nicht zumutbar.

Bei den aufgeführten Maßnahmen handelt es sich ausschließlich um laufende Projekte.

Dabei wird hervorgehoben, dass es keinen direkten linearen Zusammenhang zwischen den verausgabten Mitteln und dem jeweils eingesetzten Personal gibt. Einzelne komplexe Aufgaben können hohe Kosten und viel Personalzeit verursachen.

3. Darstellung der Entscheidungskriterien

        Der Entscheidungsprozess hinsichtlich Personaleinsatz, "Hausmeister-vertrag", öffentlicher Ausschreibung und weiteren relevanten Themen wird detailliert dargestellt. Dabei wird betont, dass diese Entscheidungen auf einer Vielzahl von Kriterien basieren, die in ihrer Komplexität nicht leicht zu vereinfachen sind.

4. Betonung der Fachkenntnis

        Es wird hervorgehoben, dass die fachliche Beurteilung der städtischen Ingenieure essenziell ist, um angemessene Entscheidungen basierend auf der jeweiligen Situation zu treffen.

5. Kommunikation und Transparenz

        Im Zuge der nächsten WBVL-Sitzung wird der gesamte Entscheidungsprozess ausführlich vorgestellt. Dies soll nicht nur für Klarheit sorgen, sondern auch das Verständnis der beteiligten Stakeholder für die Herausforderungen und Entscheidungen des Fachbereichs 302 fördern.

Punkt e) des gemeinsamen Antrages der Fraktionen

e) Dabei hat die Verwaltung für die Stellenplanung 2024 einen detaillierten Personalplan aufzustellen, der verschiedene (mit der Leistungskraft der Stadt in Einklang stehende) Entscheidungsalternativen darstellt. Die konkreten Aufgaben zu schaffender Stellen sind im Vorfeld einer möglichen Beschlussfassung mittels konkreter Stellenbeschreibung einschl. Bewertung und Kapazitätsangabe (z.B. mittels Benchmark) zu bezeichnen. Die Organisation der Stellen und die Notwendigkeit des Personaleinsatzes sind vor Beschlussfassung intern durch den Fachbereich Zentrale Verwaltungssteuerung zu überprüfen. Es muss eindeutig benannt werden, welche Maßnahmenpakete mit welcher Zeitschiene künftig durch welchen Baustein bearbeitet werden. Eine Beratung über mögliche Stellenmehrungen ist für den Stellenplan 2024 vorzubereiten (Personalausschuss).

Stellungnahme der Verwaltung zu Punkt e) und weitere Vorgehensweise:

Vorbereitung für den Personalausschuss und Koordination mit der zentralen Verwaltungssteuerung.

Dies wird für den nächsten Personalausschuss vorbereitet.

In Vorbereitung auf die Sitzung werden bereits erste Abstimmungsgespräche zwischen dem Fachbereich 302 und der zentralen Verwaltungssteuerung geführt. Diese Gespräche zielen darauf ab, eventuelle Diskrepanzen oder offene Fragen im Vorfeld zu klären und eine gemeinsame Position oder Strategie zu entwickeln.

Punkt f) des gemeinsamen Antrages der Fraktionen

f) Ziel ist eine Verbesserung des Verhältnisses zwischen Planansatz und Ist-Ergebnis

sowie die Steigerung der Investitionsquote. Die Einhaltung einer 100%-igen Investitionsquote (mindestens Neutralisation des Substanzverlustes durch Abschreibungen) muss in Anbetracht des bedenklichen Substanzverlustes der vergangenen Jahre angestrebt werden. Mittelfristig ist es Zielsetzung, eine haushaltsverträgliche Steigerung der Investitionsquote über 100 % zu erreichen. Erste Ergebnisse können im Jahresabschluss 2024 ermittelt werden.

Instandhaltungsstau:

Auf die konsumtiven Maßnahmen sind die vorgenannten Ausführungen weitestgehend übertragbar.

Stellungnahme der Verwaltung zu Punkt f):

Annäherung an das definierte Ziel:

Das in Punkt f) definierte Ziel stellt eine klare Richtschnur für die zukünftigen Bemühungen dar. Der Verwaltung ist  bewusst, dass die Erreichung dieses Ziels von verschiedenen Faktoren abhängt, einschließlich der zur Verfügung stehenden Ressourcen. Dabei handelt es sich insbesondere um die im Haushalt bereitgestellten Mittel und das vorhandene Personal, ebenso wie um die Rahmenbedingungen, unter denen wir agieren.

Die Verwaltung  ist fest entschlossen, sich diesem Ziel anzunähern. Dabei verstehen sie das vorgegebene Ziel nicht als starres Muss, sondern als Orientierung, die uns Leitlinie und Ansporn zugleich ist. Unter idealen Bedingungen und unter Berücksichtigung weiterer externer Einflussfaktoren streben wir an, das definierte Ziel zu erreichen.

Punkt g) des gemeinsamen Antrages der Fraktionen

g) Die Ansätze im Bereich der Instandhaltung sind zur Steigerung der Transparenz ab der Haushaltsplanung 2024 durch den Fachbereich Umwelt, Verkehr, Abwasser so zu planen und zu dokumentieren, dass die konkret geplanten Einzelmaßnahmen einschließlich Höhe der Aufwendungen in den Erläuterungen des Haushaltsplans ersichtlich sind.

Stellungnahme der Verwaltung zu Punkt g):

Leistbarkeit der Vorplanung für Kleinstmaßnahmen

Zur vorgebrachten Anforderung in Punkt g) ist klarzustellen, dass die Umsetzung dieser Vorgabe unter den gegebenen personellen Ressourcen nicht leistbar ist. Die Gründe für die Ausarbeitung von "Hausmeisterverträgen" mit definierten Leistungspositionen liegen genau in der Effizienz und der Fähigkeit, flexibel und zeitnah auf verschiedene Anforderungen reagieren zu können.

Die Anforderung, für jede Kleinstmaßnahme eine Vorplanung durchzuführen, stellt einen enormen Mehraufwand dar, der sich in einem unverhältnismäßigen Verhältnis zum Nutzen solcher detaillierten Vorplanungen für solche Maßnahmen befindet. Eine solche Vorgehensweise würde nicht nur zu erheblichen zeitlichen Verzögerungen führen, sondern auch die Kosten erheblich in die Höhe treiben.

Die derzeitige Praxis, Leistungen aus "Hausmeisterverträgen" bei Bedarf abzurufen, hat sich als effizient und wirtschaftlich erwiesen. Sie ermöglicht es der Stadt, schnell und flexibel auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Maßnahme zu reagieren, ohne in einen umfangreichen und oft unnötigen Planungsprozess für jede einzelne Maßnahme investieren zu müssen.

Punkt g) ist in der vorgeschlagenen Form nicht umsetzbar und die Verwaltung  empfiehlt, die bestehenden Verfahren und Vorgehensweisen beizubehalten, die sich als praxisorientiert und wirtschaftlich sinnvoll erwiesen haben.

Punkt h) des gemeinsamen Antrages der Fraktionen

h) Die unterlassenen Maßnahmen, die bislang nicht im Rahmen der Rückstellungsbildung im Rahmen des Jahresabschlusses 2022 bzw. im Rahmen der Haushaltsplanung für das Jahr 2024 berücksichtigt wurden, sind je nach Priorisierung in künftigen Haushaltsplanungen zu berücksichtigen. Darauf aufbauend erfolgt künftig eine Rückstellung, sofern diese Maßnahmen nicht im Rahmen künftiger Haushalte abgearbeitet worden sind. Kommt es zu einer Beschlussfassung des Rates über höhere Budgetvorgaben einschließlich der Anerkennung höherer personeller Bedarfe ist die Höhe der Rückstellungsbildung künftig auf diese dann vorliegende Personalkapazität begrenzt.

Stellungnahme der Verwaltung zu Punkt h):

Ja, die Verwaltung ist mit der künftigen Vorgehensweise einverstanden.

Punkt i) des gemeinsamen Antrages der Fraktionen

i) Ziel ist eine deutliche Verbesserung des Verhältnisses zwischen Planansatz und Ist-Ergebnis der Instandhaltungskonten. Es ist zukünftig verstärkt darauf zu achten, dass auf Instandhaltungskonten tatsächlich auch nur erledigte Instandhaltungen verbucht werden. Die im Rahmen der Haushaltsplanung durch den Rat genehmigten Haushaltsansätze sind nach Möglichkeit auszuschöpfen. Wenn Rückstellungen gebildet werden, müssen diese auch nachweislich abgearbeitet werden. Ansonsten sind die gesetzlichen Vorgaben zu den bilanziellen Konsequenzen zu prüfen und einzuhalten.

Stellungnahme der Verwaltung zu Punkt i):

Basierend auf der unter a) beschriebenen Vorgehensweise werden konsumtive Ansätze aus den Erkenntnissen der Befahrungsdaten erkannt und bewertet. Diese fließen in den entsprechenden Jahren in die Haushaltsplanung ein.

Nach § 34 Absatz 4 der Kommunalhaushaltsverordnung sind für unterlassene Instandhaltungen Rückstellungen anzusetzen, wenn die Nachholung der Instandhaltung hinreichend konkret beabsichtigt ist und als bisher unterlassen bewertet werden muss.

Diese Bestimmung trifft auch dann zu, wenn in einem Haushaltsjahr eine Umsetzungsabsicht erklärt wird, diese Absicht aber bis zum Ende eines Jahres nicht umzusetzen ist. Demnach ist am Ende des Haushaltsjahres für eine zwar eingeplante jedoch nicht ausgeführte Maßnahme eine Rückstellung in entsprechender Höhe anzusetzen.

Bei der Bearbeitung der Rückstellung sind die unter d) Ziffer 3 beschriebenen Entscheidungskriterien des Sachbearbeiters heranzuziehen.

Punkt j) des gemeinsamen Antrages der Fraktionen

j) Ein erstes Grobkonzept ist dem Haupt- und Finanzausschuss in seiner Sitzung am

29.08.2023 vorzustellen. Über den Fortgang der Antragsbearbeitung ist dem Rat in regelmäßigen Abständen zu berichten. In der Bilanzposition Entwässerung und Abwasserbeseitigungsanlagen liegt ebenfalls ein bilanziell bedenklicher Werteverlust vor. Es mangelt ebenfalls an einer aufeinander abgestimmten Investitions- und Instandhaltungsplanung einschl. Rückstellungsmanagement, welche die Ergebnisse des Generalentwässerungsplanes, des Abwasserbeseitigungskonzeptes sowie die Ergebnisse aus den Befahrungen nach der Selbstüberwachungsverordnung Abwasser (SüwVO Abw) berücksichtigt bzw. diese um eigene ingenieurfachliche Begutachtung ergänzt.

Für die Kläranlagen und die Kanäle ist nach § 30 Abs.2 KomHVO zum 31.12.2024 die nächste Inventur durchzuführen.

Der Rat beauftragt die Verwaltung, im Rahmen dieser Inventur konzeptionelle Überlegungen analog der o.g. Verfahrensweise anzustellen und zu implementieren.

Stellungnahme der Verwaltung zu Punkt j):

Siehe Beantwortung der vorherigen Punkte.

Die Verwaltung kann in der Sitzung ergänzend vortragen.

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss HFA nimmt die Erläuterungen und das skizzierte weitere Vorgehen zur Beantwortung des Antrags zur Kenntnis und empfiehlt dem Rat, die Verwaltung zu beauftragen, entsprechend den vorgestellten Planungen und Maßnahmen zu verfahren.