Mitteilungsvorlage - VO/0264/23

Sachverhalt:

Der Datenschutzbeauftragte der Stadt Wegberg hat die Verwaltung darüber informiert, dass die Notwendigkeit besteht, dass die Rats- und Ausschussmitglieder künftig ausschließlich nur über E-Mail-Adressen angeschrieben werden dürfen, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen.

Die Verwaltung muss sicherstellen, dass sämtliche Kommunikation mit den Rats- und Ausschussmitgliedern ausschließlich über E-Mail-Adressen erfolgt, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Infolgedessen wird ab dem 10.02.2024 die E-Mail-Kommunikation ausschließlich über die jeweils von der Verwaltung bereitgestellte offizielle E-Mail-Adresse (nach dem Muster vorname.nachname@rat.wegberg.de) erfolgen.

Es ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr gestattet, private oder dienstliche E-Mail-Adressen für die Rats- und Ausschussarbeit zu verwenden, die den Anforderungen des Datenschutzes nicht entsprechen. Des Weiteren wird darauf hingewiesen, dass die Weiterleitung von E-Mails von der offiziellen E-Mail-Adresse an Dritte nicht gestattet ist. Diese Maßnahme dient dem Schutz vertraulicher Daten.

Die neuen offiziellen E-Mail-Adressen sowie detaillierte Informationen zur Anmeldung an das entsprechende E-Mail-Portal und die Zugangsdaten hierzu werden den Rats- und Ausschussmitgliedern zeitnah mittels Briefes durch den Fachbereich Zentrale Verwaltungssteuerung zur Verfügung gestellt.

Kosten und Finanzierung:

Es entstehen durch die Änderung der E-Mail-Adressen keine Kosten.

Alternativen:

Es werden seitens der Verwaltung keine Alternativen vorgeschlagen.

Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss nimmt Kenntnis.