Entscheidungsvorlage - VO/0087/25

Sachverhalt:

Nach § 95 Absatz 5 Satz 1 in Verbindung mit § 80 Absatz 1 GO NRW ist der Entwurf des Jahresabschlusses vom Kämmerer aufzustellen und dem Bürgermeister zur Bestätigung vorzulegen. Der Bürgermeister leitet den von ihm bestätigen Entwurf sodann innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres gemäß § 95 Absatz 5 Satz 2 GO NRW dem Rat zu.

Der Rat stellt sodann bis spätestens 31. Dezember des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres den (geprüften) Jahresabschluss durch Beschluss fest. Bei der genannten Frist handelt es sich nicht um eine Ausschlussfrist. Vor Feststellung muss der Jahresabschluss jedoch nach § 96 Absatz 1 Satz 1 durch den Rechnungsprüfungsausschuss geprüft werden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss bedient sich zur Prüfung im Regelfall der örtlichen Rechnungsprüfung (vgl. § 102 Absatz 1 GO NRW). Nach § 102 Absatz 2 Satz 1 GO NRW kann die Gemeinde jedoch nach vorheriger Beschlussfassung durch den Rechnungsprüfungsausschuss einen Wirtschaftsprüfer, eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder die Gemeindeprüfungsanstalt beauftragen. Die zuvor genannte Beschlussfassung erfolgte am 07.01.2025 durch den Rechnungsprüfungsausschuss, da die mit der Jahresabschlussprüfung Beauftragten (in diesem Fall die Leiterin der örtlichen Rechnungsprüfung) nicht an der Führung der Bücher mitgewirkt haben dürfen (vgl. VO/0224/24).

Auf der Grundlage dieses Beschlusses hat die Verwaltung dann am 19.02.2025 die GPA NRW mit der Durchführung der Prüfung des Jahresabschlusses 2024 beauftragt. Neben der Jahresabschlussprüfung wurde die GPA NRW ferner mit einer tiefergehenden Prüfung der Vermögensbewertung, der Instandhaltungsrückstellung und Sonderabschreibung der Bilanzposition Straßen, Wege und Plätze unter Berücksichtigung der Einschränkung der vorangehenden Bestätigungsvermerke beauftragt.   

Die Zeitschiene für die Erstellung des Haushaltes wurde dem Haupt- und Finanzausschuss bereits in seiner Sitzung am 08.04.2025 mitgeteilt. Trotz des gesetzgeberischen Ziels des § 95 Absatz 5 Satz 2 GO NRW (30.06.2025) ist es für das Aufstellungsverfahren des Haushaltes 2026 zunächst ausreichend, wenn der Jahresabschluss 2024 vom Kämmerer aufgestellt und vom Bürgermeister bestätigt ist. Dabei stellt sich der Jahresabschluss 2024 insgesamt noch wesentlich komplexer als in den Vorjahren dar, da zahlreiche zusätzliche Herausforderungen zu lösen waren:

a) Inventur des Kanalvermögens zum 31.12.2024 einschließlich des Zusammenhangs Instandhaltungsrückstellungen/außerplanmäßige Abschreibungen sowie internes Kontrollsystem,

b) Inventur des beweglichen Vermögens

c) Bilanzieller Forderungsausweis, Forderungsspiegel (im Wesentlichen Bestandsnachweis und Übereinstimmung mit der debitorischen Nebenbuchhaltung)

Zudem haben die bisherigen Prüfprozesse der GPA NRW ergeben, dass für die Zukunft weitere Jahresabschlussarbeiten etabliert und teilweise langjährig praktizierte Prozesse hinterfragt, detaillierter geprüft und letztlich umgestellt werden müssen. Dabei müssen teilweise Buchungen aus Vorjahren einbezogen werden. Darüber hinaus besteht die Notwendigkeit, alle Geschäftsvorfälle, die sich noch innerhalb des sog. Wertaufhellungszeitraumes (im Regelfall bis zum 30.06.) zu berücksichtigen, damit die Wahrscheinlichkeit wesentlicher Korrekturen nach Bestätigung des Jahresabschlusses durch den Bürgermeister aber vor Feststellung des geprüften Jahresabschlusses durch den Rat reduziert werden können. Aber selbst nach Abschluss aller Buchungen kann nicht ausgeschlossen werden, dass sich nach Bestätigung noch wesentliche Veränderungsnotwendigkeiten ergeben, da manche Prüfungshandlungen seitens der GPA NRW erst nach Abschluss aller Buchungen und Berichtserstellung durchgeführt werden können.     

Nach Erörterung mit der GPA NRW hat die Verwaltung daher entschieden, die Zuleitung des vom Bürgermeister bestätigten Entwurfs des Jahresabschlusses 2024 (vor Prüfung) im Oktober 2025 anzustreben, so dass dieser rechtzeitig für das Aufstellungsverfahren des Haushaltes 2026 zur Verfügung steht. Aufgrund der positiven Resonanz der durchgeführten Haushaltsgespräche im Rahmen des Aufstellungsverfahrens des Haushaltes 2025 bietet die Finanzwirtschaft den Fraktionen nach Zuleitung des Jahresabschlusses ferner die Möglichkeit sog. „Jahresabschlussgespräche“ an, um ähnlich detailliert auf Rückfragen aus den Reihen des Rates eingehen zu können, wie dies auch im Rahmen der Haushaltsplanungen stattfindet. Ggf. könnten diese terminlich aufgrund der skizzierten Zeitschiene dann mit den ohnehin stattfindenden Haushaltsgesprächen für den Haushalt 2026 verbunden werden.

Beschlussvorschlag:

Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt:

Der Rat nimmt Kenntnis.