Entscheidungsvorlage - VO/0056/25

Sachverhalt:

Durch die Fraktion Aktiv für Wegberg wurde mit Datum vom 16.11.2024 ein Antrag hinsichtlich der Einführung und Nutzung eines Instant-Messaging-Dienstes, z.B. WhatsApp, gestellt.

Dieser Dienst soll zur Kommunikation mit der Verwaltung dienen, zum Beispiel zur Meldung von Mängeln an den Baubetriebshof.

Der Wunsch auf Einführung eines Instant-Messaging-Dienstes wurde mit der Informationssicherheitsbeauftragten der Stadt Wegberg erörtert.

Diese teilt die Ansicht der Verwaltung einen solchen Dienst sowohl aus Sicherheits- als auch datenschutzrechtlichen Bedenken nicht einzusetzen.

Nachfolgende Argumente sprechend gegen einen Einsatz von Instant-Messaging-Diensten:

-          Anbieter, die nicht dem europäischen Datenschutz (DSGVO) verpflichtet sind, werden diesen auch nicht formal zusichern können.

-          Messenger auf Mobilgeräten fordern umfangreiche Rechte ein. Dazu gehören weitgehende Zugriffe auf die Geräte-Ressourcen, aber auch die Kontaktliste

-          Kontaktlisten enthalten personenbezogene Daten. Erfolgt die Verarbeitung mit Mobilgeräten und z.B. WhatsApp muss der Bürger bzw. die Bürgerin zu den Datenschutzbestimmungen aufgeklärt werden und diesen zustimmen.

-          Messenger-Dienste werden zu Werbe-, Spam und anderen Attacken genutzt: Beleidigungen, Belästigung, Nötigung, Erpressungsversuche, u.a.

-          Malware und Phishing – Bedrohungsakteure nutzen WhatsApp um Angriffe durchzuführen.

-          Unklar ist oft, welche Meta-Daten trotz verschlüsseltem Austausch an die Betreiber übermittelt werden und was damit gemacht wird.

-          Gespeicherte Meta-Daten lassen ggf. Rückschlüsse auf Kommunikationsmuster zu.

-          Messenger sind oft mit anderen sozialen Netzwerken verknüpft. Dies ist aus Datenschutzsicht bedenklich.

Ferner bestehen bereits diverse Wege mit der Verwaltung zu kommunizieren. Hier sei neben dem Telefon oder sowie der persönlichen Vorsprache auch die Möglichkeit zur Versendung einer Email und die Nutzung des Serviceportals der Stadt Wegberg genannt.

Des Weiteren wird bei der Stadt Wegberg bereits seit mehreren Jahren der „Mängelmelder“ des Landes NRW eingesetzt. Dieser kann über die Homepage der Stadt ( [Rathaus und Verwaltung], [Bürgerbeteiligung und Mängelmelder] ) aufgerufen werden. oHier haben die Bürger/innen die Möglichkeit nach einer Authentifizierung (Kennung und Passwort) ihr Anliegen/Beschwerde durch Auswahl von diversen Kategorien und unter Beifügung von Fotos an die Verwaltung zu richten. Hierdurch werden die Anliegen automatisch registriert, auf einer Karte dargestellt und können nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden.

Hinter diesem Tool ist ein entsprechender Workflow hinterlegt, der die Anliegen/Beschwerden zielgerichtet an die zuständige Person innerhalb der Verwaltung weiterleitet. Anschließend wird von dort eine Rückmeldung (Sachstand / Abschlussanzeige) an den Absender gegeben.

Das Tool wird kostenlos vom Land zur Verfügung gestellt, hat sich etabliert und wird von der Bürgerschaft genutzt.

Die für die Funktion des Workflows erforderliche Struktur innerhalb des Tools mit den Verbindungen in die Verwaltung musste erst aufgebaut werden und bedarf einer laufenden Pflege.

Seitens der Verwaltung wird daher kein Bedarf zur Bereitstellung eines weiteren Kommunikationsweges mittels eines Instant-Messaging-Dienstes gesehen. Insbesondere nicht vor dem Hintergrund der damit verbundenen Gefahren, Nachteile und Mehraufwände.

Kosten und Finanzierung:

Es entstehen keine Kosten

Alternativen:

Keine Vorschläge seitens der Verwaltung

Beschlussvorschlag:

Der Haupt- und Finanzausschuss stimmt dem seitens der Verwaltung vorgeschlagenen Vorgehen hinsichtlich eines Verzichts auf die Einführung eines Instant-Messaging-Dienstes zur Kommunikation mit der Verwaltung zu.

Zur Meldung von Mängeln/Anregungen soll weiterhin der bereits seit mehreren Jahren im Einsatz befindliche Mängelmelder des Landes NRW genutzt werden.