Mitteilungsvorlage - VO/3645/16

Sachverhalt:

Die Ratsfraktion FDP hat mit Schreiben vom 19.05.2016, gemäß § 21 der Geschäftsordnung des Rates, folgende Anfrage gestellt:

„Sehr geehrter Herr Stock,

die aktuelle Haushaltslage macht weitere Einsparbemühungen notwendig.

Daher stellt sich aus Sicht der Freien Demokraten die Frage, wie man künftig

innerhalb der Stadtverwaltung bzw. der der Stadt zuzuordnenden Betriebe

(z.B. Bauhof, SEWG, Hallenbad) weitere Kosteneinsparungen und

Verbesserungen im Betriebsablauf entdecken und umsetzen könnte. Der

verstärkte Einbezug der Beschäftigten der Stadtverwaltung stellt eine

Möglichkeit dar, um diese Potenziale heben zu können.

Die FDP-Fraktion bittet daher um die Beantwortung der folgenden Fragen:

Frage 1:

In welchem Umfang wird das innerbetriebliche Vorschlagswesen bisher

genutzt?

Antwort der Verwaltung:

Das hausinterne Ideenmanagement wurde bereits im Jahr 2003 eingeführt. In den ersten Jahren des Ideenmanagements konnten gute Ergebnisse in den Kategorien „Qualitätsverbesserung“ und „Kosteneinsparung/Mehreinnahme“ erreicht werden. Je länger das hausinterne System jedoch bestand, desto deutlicher wurde, dass die Zahl und Qualität der eingereichten Ideen über die Jahre stetig abnahm. Aus diesem Grund wurde das zur Verfügung stehende Prämierungsbudget von 375 EUR/Jahr auf 750 EUR/Jahr im Jahr 2014 mit der Absicht verdoppelt, eine Wiederbelegung des Ideenmanagements zu erreichen. Zusätzlich konnten ab 2014 auch Ideen zur Verbesserung der Ablauforganisation in den Fachbereichen eingereicht werden. Bislang blieben diese Attraktivitätssteigerungsmaßnahmen jedoch ohne nennenswerten Erfolg. Im Zeitraum April bis Mai 2015 wurde ferner aus Anlass der Aufstellung des Haushaltes 2015 erneut dazu aufgerufen, Vorschläge zur Haushaltskonsolidierung einzureichen. Die Belegschaft hatte sich mit insgesamt 34 Vorschlägen beteiligt, die vom Verwaltungsvorstand bewertet und seitens des Fachbereiches Finanzwirtschaft mit in den weiteren Prozess der Haushaltskonsolidierung einbezogen wurden.

Frage 2:

Wie sind bisher die Prozesse zur Einreichung, Überprüfung und Realisierung von Vorschlägen definiert? In welchem Umfang gibt es hierbei im Hinblick auf die Haushaltskonsolidierung noch Verbesserungspotenzial bzw. wie ist dies ggf. in der Vergangenheit schon geprüft worden?

Antwort der Verwaltung:

Die Prozesse zur Einreichung, Überprüfung und Realisierung von Vorschlägen sind bewusst möglichst unbürokratisch gestaltet. Die Ideen können mittels einem im Intranet hinterlegten Vordrucks beim Fachbereich Zentrale Verwaltungssteuerung eingereicht werden. Die Auswertung der Ideen erfolgt durch eine hausinterne Projektgruppe, die mit dem Bürgermeister, der Kämmerin, zwei Vertretern des Fachbereiches Zentrale Verwaltungssteuerung, dem Personalrat und der Gleichstellungsbeauftragten besetzt ist. Maßgeblich sind die als Anlage beifügten Prämierungsgrundsätze. In Anbetracht der o.g. Entwicklung wird nicht mit wesentlichen Beiträgen zur Haushaltskonsolidierung gerechnet, dies kann jedoch auch in Zukunft nicht gänzlich ausgeschlossen werden.

Frage 3:

In welchem Umfang konnten bisher Einspareffekte durch Vorschläge von

Beschäftigten erzielt werden?

Antwort der Verwaltung:

Eine detaillierte Auflistung über alle seit 2003 erzielten Einsparungen liegt dem Fachbereich Zentrale Verwaltungssteuerung nicht vor, insbesondere auch deswegen, weil das System seit 2014 trotz attraktiverer Prämierungen seitens der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so gut wie nicht mehr genutzt wurde.

Beschlussvorschlag:

Der Rat nimmt Kenntnis.