Entscheidungsvorlage - VO/4234/17

Sachverhalt:

Die SPD-Fraktion hat am 10.10.2017 beantragt, der Rat möge beschließen, dass die Verwaltung gebeten wird, im Rahmen eines Prozessmanagements die Geschäftsprozesse in der Verwaltung weiter zu optimieren und dafür die entsprechenden Mittel im Haushalt 2018 vorzusehen.

Bei der Prozessoptimierung geht es darum, den Ablauf der Geschäftsprozesse (GP) durch Verbesserung der Prozessqualität und Verkürzung der Prozesszeiten effizienter zu gestalten und damit auch Kosten zu reduzieren.

Steht eine Organisation am Beginn des Geschäftsprozessmanagements, tauchen bei den Beschäftigten oft viele Fragen und Sorgen auf. Denn die Analyse und Dokumentation von Geschäftsprozessen erfordert zum einen Aufmerksamkeit für Zusammenhänge über die eigene Abteilung und die eigene Zuständigkeit hinaus. Zum anderen benötigen die Beschäftigten Ressourcen für Dokumentation, Modellierung, Implementierung und nachhaltige Umsetzung von Maßnahmen.

Demgegenüber stehen eine Reihe von Gründen und Vorteilen, die für eine Analyse, Dokumentation und Optimierung von Geschäftsprozessen sprechen. Der Nutzen, den eine Organisation und damit jede/r einzelne Beschäftigte aus dem Geschäftsprozessmanagement zieht, zeigt sich erst nach und nach, wenn folgende Ziele erreicht werden:

•   Schaffung von Transparenz in den  Prozessen
•   Bereichsübergreifende  Kommunikation und Koordination
•   Optimierung der bestehenden Prozesse
•   Identifikation der Beteiligten mit Ihrer Tätigkeit durch Mitgestaltung
•   Prozessorientiertes Denken und Handeln
•   Schaffung von Verantwortlichkeiten in den Prozessen
•   Effektive und effiziente Prozesse
•   Konsequente Ausrichtung der Prozesse an der Strategie der Organisation

Die Stadt Wegberg befindet sich im Haushaltssicherungskonzept und ist gehalten auch im Personalbereich sparsam zu wirtschaften. Alle Aufgaben sach- und fachgerecht sowie bürger- und dienstleistungsorientiert zu erledigen erfordert allerdings ausreichendes, gutes und motiviertes Personal.

Um diesen Ansprüchen bestmöglich gerecht zu werden, beabsichtigt die Verwaltung die Geschäftsprozesse der Stadtverwaltung, beginnend im Fachbereich Bürgerservice und Sicherheit, zu optimieren und diese ggfls. neu zu strukturieren.

Zu prüfen ist, ob die Verwaltung für die Zukunft optimal aufgestellt ist bzw. wo Verbesserungsmöglichkeiten liegen. Die Wahrnehmung der kommunalen Aufgaben soll ordnungsgemäß, aber wirtschaftlich optimiert sichergestellt werden.

Eventuelle Einsparpotentiale könnten in Prozessabläufen, Aufgabenwahrnehmung, Schnittstellen, Ausstattung, Absenkung von Standards, aber auch dem Hinterfragen von freiwilligen Leistungen liegen.

Die geplante Organisationsuntersuchung soll folgende Punkte enthalten:

• Geschäftsprozessoptimierung
• Untersuchung der Aufbauorganisation
• Untersuchung der Aufgabenverteilung
• Personalbedarfsabschätzung / Sollstellenbildung

Die Untersuchung ist zunächst für den Fachbereich 201 Bürgerservice und Sicherheit geplant. Dafür hat die Verwaltung im September 2017 für den Haushalt 2018  Mittel in Höhe von 20.000 € (Kostenträger 011003 Organisation / Sachkonto 542900 Sonstige Aufwendungen für die Inanspruchnahme von Rechten und Diensten) angemeldet.

Kosten und Finanzierung:

siehe Sachverhalt

Beschlussvorschlag:

Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt, der Rat möge beschließen, den o.g. Ansatz durch Beschluss über den Haushaltsplan zu bestätigen.