Entscheidungsvorlage - VO/0021/19

Sachverhalt

Mit dem am 29.11.2018 bei der Verwaltung eingegangenen Schreiben beantragt die FDP-Fraktion nach § 20 der Geschäftsordnung des Rates der Stadt Wegberg, die Verwaltung möge ein geeignetes Baukostenmanagement entwickeln und dem Aus­schuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergabe zur Abstimmung vorlegen. Das Baukostenmanagement soll bei allen Baumaßnahmen mit einem Haushalts­ansatz ab 500.000,- €  durchgeführt werden.

Begriffsklärungen

Zum besseren Verständnis der Thema­tik „Baukosten“ sollen zunächst einige Be­griff­­lichkeiten aus der  DIN 276-1 Kosten im Bauwesen,Teil 1 – Hochbau erläutert wer­­den, die die Systematik der verschiedenen Stufen der Kosten­ermittlung erklären und den Zusammenhang mit der Planung eines Bauvorhabens und mit den Lei­­stungs­phasen der HOAI (Honorar­ordnung für Archi­tekten und Ingenieure) deutlich machen.

Stufe 1:     Kostenrahmen

Die Ermittlungsstufe Kostenrahmen dient als Grundlage für grundsätzliche Wirt­schaf­tlichkeits- und Finanzierungsüberlegungen eines Bauvorhabens. Die Ermitt­lung des Kostenrahmens erfolgt in der Regel auf der Basis von Kosten­kenn­werten je m² Fläche, die auf BKI-Kennzahlen  (BauKostenInformatioszentrum Deutscher Architekten­kam­mern) oder eigenen Erfahrungs­werten früherer vergleichbarer Maßnah­men be­ruhen. Es sind im Kostenrahmen zumindest die Bauwerkskosten (Kosten­gruppen 300 + 400) gesondert auszuweisen.

Für den Zweck der Mittelan­meldung für den Haushaltsplan eines Jahres wird für ein geplantes Bauvorhaben zunächst ein Kostenrahmen ermittelt. Quantitative und qualitative Vorgaben zum Flächen- und Raumprogramm sind zu diesem Zeitpunkt oft noch nicht in der erforderlichen Genauigkeit  vorhanden. Auch ist es möglich, dass in ein­zelnen Fällen grund­sätzliche und kostenrelevante Entschei­dun­gen noch nicht getroffen werden können, z.B. zwischen verschiedenen Planungs­varianten wie  „Abriss + Neu­bau“ oder „Erweiterung + Umbau“. Entsprechend unge­nau und abwei­chend kann der unter solchen Voraussetzungen ermittelte Kosten­rahmen im Vergleich zur nachfol­genden Kostenschätzung sein.

Stufe 2:     Kostenschätzung

Die Ermittlungsstufe Kostenschätzung korreliert zur Leistungsphase 2  - Vorpla­nung gem. HOAI und hat die Ergebnisse der Vorplanung eines Bauvorhabens zur Grundlage. Die ermittelten Kosten beruhen bereits auf Mengenermittlungen und können nach Gewerken aufgegliedert werden (gewerke- und vergabeorientierte Auf­stellung).

Stufe 3:     Kostenberechnung

Die Ermittlungsstufe Kostenberechnung ist Teil der Leistungsphase 3  - Entwurfs­planung gem. HOAI. Die ermittelten Kosten werden grundsätzlich gewerkescharf ermittelt und beruhen auf den Massen der durchge­arbeiteten Planung. Die Kosten­berechnung dient als Grundlage für die Entscheidung über die Ent­wurfs­planung.

Die Ergebnisse einer einvernehmlich verabschiedeten Entwurfsplanung für geneh­mi­gungs­pflichtige Vorhaben bilden die Grundlage des Bauantrags (Leistungsphase 4 gem. HOAI) und werden zur Genehmigung einge­reicht.

Stufe 4:     Kostenanschlag

Während die Kostenarten der Stufen 1 - 3 zu einem bestimmten Zeit­punkt des Pla­nungs­prozesses ermittelt werden, wird die Ermittlungsstufe Kosten­anschlag im Zeit­raum der Leistungsphasen 6 und 7 – Aus­schreibung/Vergabe gem. HOAI vorge­nommen und weiter fortgeschrieben.

Zur Grundlage hat der Kostenanschlag die endgültigen Ausführungszeichnungen und Leistungsbeschreibungen zur Bauausführung (bepreiste LV´s). Der Kostenan­schlag enthält neben berechneten Kosten auch die Ausschreibungsergebnisse, die Auf­trags­summen vergebener Bauleistungen und bereits entstandene (Planungs- und Bau-) Kosten.

Stufe 5:     Kostenfeststellung

Die Ermittlungsstufe Kostenfeststellung dient zum Nachweis der entstandenen Kosten. Auf der Grundlage aller geprüften Abrechnungsbelege werden die gesam­ten Kosten, die einem Bauvorhaben zuzuordnen sind, zusammengestellt und fest­gestellt.

Die Struktur eines Baukostenmanagements im Sinne einer Baukostenverfolgung und -kontrolle muss die Kostenstruktur der Stufen 1 – 4 zur Basis haben, die durch die DIN 276-1 vorgegeben ist und die sich in den Leistungsphasen der HOAI wider­spiegelt.

Je weiter der Planungsprozess fortgeschritten ist, desto genauer sind die ermittelten Kosten für das Bauvorhaben. Bei der Kostenermittlungsstufe 1 – Kostenrahmen be­steht noch eine relativ große „Unschärfe“, das heißt, die ermittelten Kosten können noch deutlich von den nach Fertigstellung festgestellten Kosten (Stufe 5 – Kosten­fest­stel­lung) abweichen. Diese zunächst deutliche „Unschärfe“ verringert sich im Laufe des Planungsprozesses mit jeder neuen Kostenermittlungsstufe. 

Es kann nicht erwartet werden, dass mit dem ermittelten Kostenrahmen quasi auch gleichzeitig schon die Kostenfeststellung getroffen wurde. Dies ist alleine aufgrund konjunktureller Kostensteigerungen (Baupreisindex) in der Regel nicht möglich.

Vorschlag der Verwaltung

Die Verwaltung schlägt vor, dem Ausschuss über den Planungs- und den Kosten­stand bzw. die Kostenentwicklung betreffender Baumaßnahmen kontinuierlich zu berichten. Dies soll hinsichtlich des Planungs- und Terminstandes sowie für eine vereinfachte Kostenübersicht in der regelmäßigen Vorlage „Mitteilung des Fach­bereichs 303 - Gebäudewirtschaft zum Stand aktueller und abgeschlossener Bau­maßnahmen“ im öffentlichen Teil der Sitzung erfolgen.

In einer ergänzenden Vorlage des nicht-öffentlichen Teils der Sitzung soll dann im Sinne einer Kostenverfolgung jeweils detailliert über den Kostenstand, die Kosten­entwicklung im Vergleich zur vorherigen Stufe der Kostenermittlung, sowie über die Gründe von vorhandenen Kostenänderun­gen berichtet werden.

Dies geschieht insbesondere in Form einer tabellarischen Kostenübersicht, die die Kostengruppen nach DIN bzw. die einzelnen Gewerke aufführt, und die die Stufen der Kostenermittlung zur Struktur hat. In der Vorlage „Mitteilung des Fachbereichs 303 – Gebäudewirtschaft zur Kostenentwicklung aktueller Bauvor­haben“ des nicht-öffentlichen Teils dieser Sitzung wird erstmalig detailliert in dieser tabellarischen Form berichtet, hier für die Baumaßnah­me Erweiterung Feuerwehrgerätehaus Moorshoven.

Die Kostenübersicht soll gemäß des Planungsfortschritts der Maßnahme um die jeweils nächste Stufe der Kostenermittlung kontinu­ierlich fortgeschrieben und aktu­alisiert werden, so dass die Kostenentwick­lung eines Bauvorhabens nach­vollzogen werden kann und eine Kostenverfolgung umfassend möglich ist. 

Schriftliche Erläuterungen zu besonderen Kosten eines Bauvorhabens ergänzen die tabellarische Aufstellung.

Auf der Basis der tabellarischen Kostenübersicht können Kostenabweichungen fest­gestellt und begründet werden. Bei Kostensteigerungen ist die Entscheidung zu tref­fen, ob die Planung unverändert fortgesetzt werden soll, oder ob zielgerichtete Maß­nahmen der Kostensteuerung ergriffen werden sollen. Wenn möglich werden Vor­schläge dargestellt, die geeignet sind, die ermittelten Kostensteigerungen im weite­ren Planungs­verlauf kompensieren zu können.

Die Verwaltung hält die im Antrag der FDP-Fraktion vorgeschlagene Grenze von 500.000,- €  brutto, ab der für Baumaßnahmen die dargestellte Vorgehensweise umgesetzt werden soll, für angemessen. Es wird jedoch vor­ge­schlagen auch über solche Baumaßnahmen ausführlich zu berichten, deren Gesamtbau­kosten zwar unterhalb dieser Grenze liegen, von denen der zuständige Fachbereich jedoch der Auffassung ist, dass eine kontinuierliche Kostenverfolgung mit Darstellung im Ausschuss sinnvoll ist.

Abschließend schlägt die Verwaltung in Abweichung des Antrags der FDP-Fraktion vor, über die Kostenverfolgung von Baumaßnahmen nicht dem Haupt- und Finanz­ausschuss zu berichten, sondern dem Ausschuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergabe.

Kosten und Finanzierung

Die Einführung einer Baukostenverfolgung wie dargestellt verursacht zunächst kei­ne direkten Kosten, da sie ohnehin ein bestehender Teil des Planungsprozesses jeder größeren Baumaßnahme ist.

Die Bearbeitung der Daten und Zahlen für einen regelmäßigen Bericht im Aus­schuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Verkehr führt jedoch zu einem gewissen Stunden­auf­wand beim betreffenden Mit­arbeiter. Der Arbeitsaufwand kann nicht ge­nau bezif­fert werden, er dürfte jedoch je Vorlage und je Bauvorhaben bei einigen Stunden liegen. 

Beschlussvorschlag

Der Ausschuss für Bauen, Wohnen, Umwelt und Vergabe beschließt, für Baumaß­nahmen mit Gesamtbaukosten ab 500.000,- €  brutto die Verwaltung  mit der Durch­führung eines Baukostenmanagements im Sinne der in der Vorlage beschriebenen Baukostenverfolgung zu beauftragen. Die Vorlage der Berichte hierzu soll im Aus­schuss für Bauen, Wohnen, Umwelt und Vergabe erfolgen.