Entscheidungsvorlage - VO/0308/19

Gemäß der mit dem Rat der Stadt Wegberg getroffenen Regelung zu Wertgrenzen bei der Durchführung baulicher Maßnahmen stellt der Fachbereich Gebäudewirt­schaft dem Ausschuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergabe nachfolgend eine geplante Baumaßnahme vor, deren Wert oberhalb der festgelegten Grenze von 30.000,- € liegt.

Sachverhalt

Die im Untergeschoss des Rathauses zur Verfügung stehenden Räume und Flächen zur erforderlichen Lagerung und Archivierung von Akten  der Stadt­verwaltung weisen bereits seit geraumer Zeit keine Kapazitäten mehr auf. Daher werden bereits seit einigen Jahren Räumlichkeiten außerhalb des Verwaltungs­gebäudes für die Aktenlage­rung (77 m²) und für die Lagerung von Möbeln, Wahlurnen und Diversem (152 m²) im Untergeschoss des Maximilian-Kolbe-Gym­nasiums in Anspruch genom­men. Weiter wird im Untergeschoss des Grenzland­ringbades („ehemalige Sauna“, 112 m²) Aktenmaterial des Archivars der Stadt Wegberg gelagert. Es handelt sich bei allen außerhalb des Rathauses gelagerten Akten und Materialien um solche, auf die eher selten Zugriff genommen werden muss, so dass Wegezeiten möglichst gering bleiben.

Aktuell besteht nun Handlungsbedarf. Zum Einen sind zusätzliche Flächen zur Lagerung von Akten der Verwaltung dringend erforderlich, zum Anderen muss für die Lagerräume in der ehemaligen Sauna im Grenzlandringbad ein Ersatz gesucht werden. Denn aufgrund des dort herrschenden Raumklimas mit einer sehr hohen Luftfeuchtigkeit und relativ hohen Raumtem­peraturen sind diese Räume für die langfristige Lagerung von Schriftgut nicht geeignet. Das gelagerte Schriftgut des Archivars der Stadt Wegberg kann dort nicht länger verbleiben und muss in anderen und für den Zweck geeigneten Räumlichkeiten untergebracht werden.

Prüfung weiterer Flächen zur Aktenlagerung und Archivierung

Insgesamt wurden drei verschiedene Möglichkeiten zur Schaffung zusätzlicher Flächen für Archivierungszwecke und Aktenlagerung der Verwaltung untersucht:

Variante 1    Dachraum über dem Sitzungssaal des Rathauses

Für die Nutzung des leer stehenden Dachraums über dem Sitzungssaal als Archivfläche liegt bereits seit 2010 eine Baugenehmigung vor. Aufgrund der relativ hohen Kosten zur Herrichtung des Raumes in Höhe eines mittleren fünfstelligen Betrags (insbesondere auch für statische Ertüchtigungsmaßnahmen) wurde von einem Umbau bisher jedoch abgesehen.

Die Nutzung als Archiv würde zwar kurze Wege ermöglichen, die zur Verfügung stehende Fläche von rund 140 m² abzgl. der vorhandenen Dachschrägen ist jedoch eher klein.

Zudem stünde bei einer Nutzung als Archiv der Dachraum nicht mehr zur Verfü­gung, um bei der geplanten Sanierung des Sitzungssaals dort technische Ein­richtungen für zum Beispiel eine Lüftungs- und Klimatisierungsanlage unterzu­bringen, wofür sich der Raum ideal eignen würde.

Variante 2 Umnutzung weiterer Räume im Untergeschoss des Maximilian-Kolbe-Gymnasiums

In mehreren umgenutzten ehemaligen Fahrradabstellräumen des Untergeschosses des Gymna­siums werden bereits seit vielen Jahren Akten und Archivmaterial der Verwaltung (77 m² Fläche) sowie Möbel, Wahlurnen und Anderes (152 m² Fläche) gela­gert. Die Räume sind unbeheizt, aber trocken und für den Zweck bestens ge­eig­net.

Im ersten Schritt würden insgesamt weitere fünf Räume mit einer Gesamtfläche von 172 m² zu Archivflächen umgewandelt. Zwei dieser Räume werden derzeit noch als Fahrradabstellräume genutzt. Drei weitere Räume dienen als Lagerfläche für die Schule, hierfür steht jedoch eine Ersatzfläche an anderer Stelle des Unter­geschosses zur Verfügung.  Die Schulleitung hat einer Umorganisation und Um­nutzung der Räume unter der Voraussetzung der Schaffung alternativer Fahrrad­abstellmöglichkeiten für die Schüler zugestimmt.

Die Kosten zur Herrichtung aller fünf Räume (Türen, Elektro + Beleuchtung, An­striche) sind mit geschätzten 15.500,- €  relativ niedrig.

Die Zugänglichkeit des Untergeschosses über die vorhandene Außentreppe mit Fahrradrampe ist für die Zwecke optimal. Die zusätzlichen Archiv- und Lagerflächen der Verwal­tung würden an einem Standort zentral angeordnet bleiben.

Variante 3    Räume im Untergeschoss der Edith-Stein-Realschule

Bei den derzeit größtenteils ungenutzten Räumen im inneren Kern des Unter­geschosses der Realschule handelt es sich um in massiver Betonbauweise errichtete ehemalige Luftschutzräume. Auch diese Räume sind wie im Gymnasium unbeheizt, aber trocken und für Archivierungszwecke geeignet.

Insgesamt stünde eine Fläche von insgesamt 177 m²  zur Verfügung, die sich auf verschiedene Räume verteilt, die zum Teil durch Treppen miteinander verbunden sind. Der Zugang zu den Räumen des ehemaligen Luftschutzkellers wäre zwar ebenerdig, aber nur durch schulisch genutzte Gebäudeteile möglich.

Die Kosten zur Herrichtung der Räume können nicht genau beziffert werden, da insbesondere die Schaffung eines zweiten Rettungsweges vorzunehmen wäre, was aufgrund der versetzten Ebenen und der massiven Betonbauweise aufwendig und in jedem Falle deutlich kostenintensiver würde als die Variante 2 - Gymnasium.

Ergebnis und Empfehlung

Die mit der Prüfung und Abwägung der Varianten befassten Stellen der Verwaltung (Zentrale Verwaltungssteuerung, Archivar der Stadt Wegberg, Fachbereich 202 – Bildung und Soziales, der Technische Beigeordnete sowie der FB 303) befürworten und empfehlen aufgrund der dargestellten Vor- bzw. Nachteile der unter­suchten Möglichkeiten einstimmig die  Variante 2  mit der Erweiterung der Archiv- und Lagerflächen im Untergeschoss des Maximilian-Kolbe-Gymnasiums.

Derzeitige Fahrradabstellmöglichkeiten für die Schüler

Wie zuvor erläutert, haben die Schulleitung des Gymnasiums und der FB 202  der Umnutzung weiterer Fahrradabstellräume zu Archivräumen für die Stadtverwal­tung unter der Voraussetzung zugestimmt, dass eine alter­native Möglichkeit zum Abstel­len der Fahrräder geschaffen wird.

Derzeit stellen die Schüler des Gymnasiums ihre Fahrräder nur zu einem Teil im Untergeschoss in den dafür vorgesehen Räumen ab. Insbesondere sind es die unteren Jahrgangsstufen, die diese Räume nutzen (sollen). Ein anderer Teil der Räder wird im Außenbereich des Schulzentrums auf einer Fläche entlang der Längsseite der 3-fach-Sporthalle abgestellt (siehe hierzu auch die beigefügten Fotos).

Bei dieser Fläche handelt sich um eine „Rasenfläche“, die je nach Jahreszeit und entsprechenden Witterungs­bedingungen weich und matschig wird. Sie war ur­sprünglich weder als Fahrradabstellplatz konzipiert, noch ist sie aufgrund der Bean­spruchung und Beschaffenheit für diesen Zweck geeignet. Anschließmöglichkeiten und eine Über­dachung für die Räder gibt es nicht. Das Abstellen der Räder erfolgt beliebig und ungeordnet.

Insgesamt wäre es wünschenswert, dass auch unabhängig von der Umnutzung weiterer Fahrradabstellräume im Untergeschoss des Gymnasiums diese Situation verbessert würde.

Errichtung einer Fahrradabstellanlage

Die Umnutzung von Fahrradabstellräumen im Untergeschoss des Gymnasiums kann gemäß Abstimmung mit der Schulleitung nur unter der Voraussetzung der Schaffung zusätzlicher und „ordentlicher“ Abstellmöglichkeiten für Räder an anderer Stelle erfolgen. Da die bestehende Abstellsituation im Außenbereich ungeeignet ist, schlägt die Verwaltung die Errichtung einer überdachten, beleuchteten und befestigten Fahrradabstellanlage vor. Die Anlage soll entlang der auch jetzt zur Abstellung genutzten Längsseite der 3-fach-Sporthalle entstehen und insgesamt überdachte Stellmöglichkeiten für rund 300 Räder bieten. Zusätzlich kann eine kleinere Fläche noch dem „freien“ Abstellen an Bügeln dienen.

Die beigefügten Pläne  „Übersichtsplan“ und  „Entwurfsskizze“ zeigen die Lage im Schul- und Sportzentrum und die geplante Anordnung an der Sporthalle. Die Fahrradabstellanlage soll als eine serienmäßige Stahlkonstruktion errichtet werden, so wie sie beispielhaft auf der ebenfalls beigefügten Abbildung zu sehen ist.

Durch die kombinierte Maßnahme aus Umnutzung von Fahrradabstellräumen im Gymnasium zu Aktenlagerräumen in Verbindung mit der Errichtung einer Fahrrad­abstellanlage im Außen­bereich des Schul- und Sportzentrums werden verschiede­ne Vorteile erreicht sowie Synergien und positive Effekte erzielt:

-         Die erforderlichen zusätzlichen Flächen zur Archivierung und Akten­lage­rung für die Verwaltung werden außerhalb des Rathauses an einer zentralen Stelle angeordnet. Auch das derzeit im Untergeschoss des Grenzlandring­bades befindliche Schriftgut kann dort untergebracht werden. Die Zugangs­situation zu den Räumlichkeiten ist optimal, die Kosten zur Herrichtung der Räume sind vergleichs­weise gering.

-         Für die Schüler des Gymnasiums, für die Nutzer der 3-fach-Halle und des Grenz­landringbades und für das Schul- und Sportzentrum allgemein wird eine wettergeschützte, beleuchtete und befestigte Fahrradabstellanlage errichtet.

-          Im Hinblick auf die Vermeidung von Hol- und Bringverkehr von Schülern mit dem PKW wird die Benutzung des Fahrrades durch eine sichere Unterstell­möglich­keit attraktiviert und gefördert. Insofern dient die Maßnahme auch der CO²-Vermeidung und den allgemeinen Kli­ma­schutzzielen.

Kosten, Finanzierung und Fördermöglichkeiten

Die Kosten zur Herrichtung der Räume im Untergeschoss des Gymnasiums zu Aktenlager- und Archivräumen werden von der Verwaltung auf 15.500,- €  geschätzt. Die konsumtiven Mittel hierfür sind im Entwurf des Haushaltsplans 2020 unter dem Produktsachkonto  030110 521100 – Instandhaltung Maximilian-Kolbe-Gymnasium angemeldet.

Ebenso sind für die Anschaffung zusätzlicher Archivregale finanzielle Mittel in Höhe von 2.500,- €  unter dem Produktsachkonto  030110 521191 – Erwerb beweglicher Sachen Gymnasium  angemeldet.

Die geschätzten Gesamtkosten für die Errichtung der Fahrradabstellanlage betra­gen 297.000,- €. Diese wurden unter der Investitionsmaßnahme  011304 H560 – Fahrradabstellanlage am Schul- und Sportzentrum   im Entwurf des Haushaltsplans für das Jahr 2020 angemeldet.

Im Rahmen der  Neuauflage der Kommunalrichtlinie des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und Nukleare Sicherheit in der Nationalen Klimaschutz­initiative  werden Klimaschutzprojekte im kommunalen Umfeld gefördert. Unter dem Förderschwerpunkt  2.11.2 – Verbesserung des Radverkehrs  werden Maßnahmen gefördert, die der Verbesserung des Alltagradverkehrs und der Radverkehrsinfra­struk­tur dienen. Konkret wird  … die Errichtung von frei zugänglichen Radabstell­anla­gen an öffentlichen Einrichtungen bzw. an Verknüpfungspunkten zum öffent­lichen Nahverkehr …  finanziell über den Projektträger Jülich (ptj) gefördert. 

Das halbjährliche Zeitfenster zur Einreichung von Förderanträgen endete am 30.09.2019. Daher hat die Verwaltung mit Datum vom 19.09.2019 vorsorglich einen entsprechen­den Antrag gestellt.

Die Förderquote beträgt 60% (für finanzschwache Kommunen, die sich z.B. im Haushaltssicherungskonzept befinden) zuzüglich einer 15%-igen Erhöhung für Antragsteller aus den vier Braunkohlerevieren. Auf der Grundlage der Kosten­schätzung in Höhe von 297.000,- € beträgt die maximale nicht rück­zuzahlende Förderung somit 222.750,- €.

Auch dieser Betrag ist im Haushaltsplan 2020 unter der vorgenannten Inves­ti­tions­nummer als Ertrag angemeldet.

Es verbleibt ein von der Stadt Wegberg zu tragender Eigenanteil in Höhe von 74.250,- €.

Hinweis:  Aufgrund der Zuwendungsvoraussetzung, dass nur eine „frei zugängliche Rad­abstellanlage“  förderfähig ist, müsste bei einer eventuellen zukünftigen Erwei­­terung der Zaunanlagen im Schul- und Sportzentrum die Radabstell­anlage außerhalb eines eingezäunten Bereichs bleiben. Dies lässt sich baulich realisieren.

Termine

Über den gestellten Antrag auf finanzielle Förderung beim Projektträger ptj Jülich wird längstens innerhalb von fünf Monaten entschieden, also spätestens bis Ende Februar 2020. Nach Beschluss und Genehmigung des Haushaltsplans 2020 und unter der Voraussetzung der Gewährung der beantragten Förderung soll die Fahrradabstellanlage nach der­zeitiger terminlicher Planung möglichst noch in den Sommerferien 2020 erstellt werden.

Die weitere Planung, Ausschreibung und Bauüberwachung der Baumaßnahme wird vom Fachbereich Gebäudewirtschaft über­nommen.

Beschlussvorschlag

Der Ausschuss für Wohnen, Bauen, Umwelt und Vergabe beschließt vorbehaltlich des Beschlusses und der Genehmigung des Haushaltsplans 2020 sowie vorbehaltlich der beantragten finanziellen Förderung die Errichtung einer Fahrradabstellanlage am Schul- und Sportzentrum sowie die Erweiterung der Flächen zur Archivierung und Akten­lagerung in Räumen des Maximilian-Kolbe-Gymnasiums, wie im Vorlagentext dargestellt.