Entscheidungsvorlage - VO/0286/19

Sachverhalt:

In der Liste der offenen Anträge der Fraktionen in der Zuständigkeit des Haupt- und Finanzausschusses wurde zum Antrag der CDU-Fraktion vom 26.04.2016 „Kompetenzzentren für Verwaltungsarbeiten“ ab dem 04.06.2018 laufend unter „in Bearbeitung“ über das beabsichtigte interkommunale Bürgerportal des Kreises Heinsberg berichtet, dessen Einführung in der Besprechung der Hauptverwaltungsbeamten im Kreis Heinsberg am 05.07.2018 beschlossen worden ist.

Über dieses Serviceportal möchten zukünftig der Kreis und die kreisangehörigen Kommunen ihre jeweiligen Online-Dienstleistungen wie z.B. die elektronische Einreichung von Gewerbeanzeigen, Beantragung von Personenstandsurkunden, anbieten. Abgeleitet aus dem Online-Zugangsgesetz (OZG), welches Bund, Länder und Kommunen verpflichtet Verwaltungsleistungen elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten, kommt dieses interkommunale Serviceportal dem gesetzlichen Auftrag nach.

Die teilnehmenden Kommunen haben sich auf folgende Grundfunktionalitäten, die in der Basisversion des Serviceportals allen teilnehmenden Kommunen bis Ende Juni 2020 zur Verfügung gestellt werden sollen, geeinigt:

1. Anmeldung/Authentifizierung über das Servicekonto. NRW

Um sich sicher gegenüber der Verwaltung auszuweisen, ist eine Anmeldung an das Serviceportal erforderlich. Der landesweit verfügbare Dienst Servicekonto. NRW, der neben der Authentisierung über Kennung und Passwort auch den Einsatz der elektronischen Identität des Personalausweises ermöglicht, wird als Authentifizierungsdienst eingebunden. Dies hat für den registrierten Nutzer den großen Vorteil, dass er sich mit dieser Identität nicht nur für das kommunale Serviceportal, sondern auch für sämtliche Online-Dienstleistungen des Landes anmelden kann.

2. Einbindung Formular-Server

Der Formular-Server ist die Grundlage für das kommunale Formularangebot. Dieser ist weitestgehend barrierefrei und auf Basis der aktuellen Rechtslage aufgebaut. Die - überwiegend als PDF-Datei angebotenen - Formulare können online ausgefüllt und eingereicht oder aber gegebenenfalls als Druckvorlage verwendet werden.

3. Elektronische Bezahlmöglichkeit („E-Payment“)

Bei vielen Antrags- und Verwaltungsprozessen fallen Gebühren an. Durch ein integriertes E-Payment-System, welches alle gängigen Zahlungsarten anbietet, erhalten Bürger die Möglichkeit, sicher und unkompliziert Gebühren online zu zahlen.

4. Online-Dienstleistung „Personenstandsurkunden“

Diese im Serviceportal eingebundene Webanwendung ermöglicht es, Geburtsurkunden,
Eheurkunden, Lebenspartnerschaftsurkunden und Sterbeurkunden online zu bestellen.

5. Online-Dienstleistung „Gewerbe An-, Um-, Abmeldung“

Gewerbeanzeigen können nach Einführung des Serviceportals über ein spezielles Online-Formular erstellt und elektronisch eingereicht werden. Über eine spezielle Schnittstelle werden diese Anzeigen automatisiert ins städtische Migewa-Gewerbeverfahren überführt.

Jeder Kommune ist es freigestellt, diese Basisfunktionalitäten in eigener Zuständigkeit um weitere Online-Dienste zu erweitern.

Die Ausschreibung des Serviceportals erfolgte über den Kreis. Sowohl die Einrichtungs- als auch die laufenden Betriebskosten werden vom Kreis übernommen und über die Kreisumlage refinanziert.

Nach erfolgter Ausschreibung hat der Kreisausschuss des Kreises Heinsberg am 04.06.2019 unter dem TOP „Vergabe eines Auftrages zur Bereitstellung und Betrieb des Serviceportals für den Kreis Heinsberg und die kreisangehörigen Kommunen“ beschlossen, dass die Bereitstellung und der Betrieb eines Serviceportals für den Kreis Heinsberg und die kreisangehörigen Kommunen entsprechend dem vorliegenden Angebot an den einzigen Anbieter, der ein Angebot abgegeben hat, die regio iT GmbH aus Aachen, vergeben wird. Das Auftragsvolumen beträgt für 4 Jahre und 11 Behörden (10 Kommunen + Kreis) insgesamt 461.653 €.

Das Angebot ist wirtschaftlich, weil die Kosten für die Bereitstellung und den Betrieb eines Serviceportals nach der ausgeschriebenen Lösung deutlich geringer sind, als wenn jede Kommune ihre eigene Portallösung betreiben würde. 

Bei interkommunalen Zusammenarbeiten solcher Art kann gemäß der kürzlich in Kraft getretenen Richtlinie über die Förderung der Einrichtung neuer interkommunaler Kooperationen in NRW (Förderrichtlinie IKZ NRW) eine Zuwendung beantragt werden.

Der Kreis Heinsberg hat auf Grundlage der Förderrichtlinie bei der Bezirksregierung Köln am 02.09.2019 eine Zuwendung in sechsstelliger Höhe beantragt. Die grundsätzliche Förderfähigkeit wurde seitens der Bezirksregierung signalisiert. Die Bezirksregierung wies jedoch darauf hin, dass Gremienbeschlüsse aller Beteiligten zur Einführung der interkommunalen Zusammenarbeit vorliegen müssen. Die Beschlüsse müssen die Form und den Gegenstand der Kooperation bestimmen.

Daher bittet der Kreis nunmehr mit Schreiben vom 07.10.2019 (Anlage 1), zum Zwecke der Gewährung einer Zuwendung, die über die Kreisumlage auch bei der Stadt Wegberg zu einer Kostensenkung führt, möglichst zeitnah einen Schluss des zuständigen Gremiums herbeizuführen.

Kosten und Finanzierung:

Die Einrichtungs- als auch die laufenden Betriebskosten werden vom Kreis übernommen und über die Kreisumlage refinanziert.

Beschlussvorschlag:

Das gemeinsame Serviceportal für den Kreis Heinsberg und die kreisangehörigen Kommunen wird über den Kreis Heinsberg im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit bereitgestellt und betrieben. Die Stadt Wegberg beteiligt sich an dieser interkommunalen Zusammenarbeit und stimmt der Bereitstellung und dem Betrieb zu.