Entscheidungsvorlage - VO/0114/25

Die Fraktion „Aktiv für Wegberg“ hat am 16. November 2024 einen Antrag gemäß § 2 der GO für den Rat und die Ausschüsse der Stadt Wegberg gestellt, der folgend noch einmal aufgeführt wird:

Aktiv für Wegberg beantragt die Einrichtung eines Anti-Claim-Managements, um künftig finanzielle Belastungen zu senken und Risiken besser steuern zu können.

Begründung: Ein erfolgreiches Anti-Claim-Management (kurz ACM) vermeidet u. a. proaktiv Schäden und Ansprüche gegenüber einer Kommune, bevor es zu Haftungsfällen kommt. Es hilft Kosten zu sparen, da es Risiken frühzeitig erkennt. Dadurch wird auch die Infrastruktur verbessert. Es fördert insbesondere eine strukturierte und systematische Arbeitsweise innerhalb der Verwaltung. Durch die im ACM erforderliche Dokumentation und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben kann die Kommune im Falle von Streitigkeiten jederzeit nachweisen, allen Sorgfaltspflichten Rechnung getragen zu haben. Zudem schützt es auch die Mitarbeiter, da alles nachvollziehbar dokumentiert wird.

Stellungnahme der Verwaltung:

1)     Begriffserklärung Anti-Claim-Management

Unter einem Nachtrag (Claim) versteht man die Forderung eines Projektbeauftragten, die sich aus der Abweichung zum Ursprungsprojekt ergibt. Dies ist in Form von qualitativen Leistungen, Kosten oder Terminen möglich. Laut Definition nach DIN 69901-5 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme / Begriffe“ wird das Claim-Management als die „Überwachung, Bewertung, Entscheidung, Dokumentation und Steuerung der Umsetzung von Änderungen im Projekt gegenüber der bisher gültigen Planung“ beschrieben.

Das Anti-Claim-Management, oder auch das präventive Nachtragsmanagement, ist demnach das Abwehrmanagement unberechtigter Nachträge, bevor diese Forderungen überhaupt unberechtigt entstehen können.

2)     Aufgaben des Anti-Claim-Managements

-          Vertragliche Gestaltung: Eine zu beauftragende Kanzlei hilft dabei, klare und rechtssichere Verträge zu erstellen, die potenzielle Streitpunkte bereits im Vorfeld zu minimieren. Das umfasst beispielsweise Regelungen zu Fristen, Verantwortlichkeiten und Streitbeilegungsverfahren.

-          Rechtliche Beratung: Während des gesamten Projekts steht diese Kanzlei beratend zur Seite, um Risiken zu erkennen und rechtliche Strategien zu entwickeln, um Forderungen zu vermeiden oder zu minimieren.

-          Dokumentation: Eine sorgfältige rechtliche Dokumentation ist essenziell. Die Kanzlei unterstützt dabei, alle relevanten Unterlagen, Korrespondenzen und Nachweise rechtssicher zu sammeln und aufzubewahren, um im Streitfall gut gerüstet zu sein.

-          Streitbeilegung: Falls es doch zu einem Konflikt kommt, kann die Kanzlei bei der außergerichtlichen Einigung, Mediation oder im Falle eines Gerichtsprozesses vertreten. Ziel ist es, eine schnelle und kostengünstige Lösung zu finden.

-          Schulungen und Workshops: Manche Kanzleien, aber auch Seminarveranstalter bieten Schulungen für Projektbeteiligte an, um sie im Umgang mit Claims und im Anti-Claim-Management zu schulen und so proaktiv Konflikte zu vermeiden.

3)     Sinnhaftigkeit eines Anti-Claim-Managements

Ziel ist es, die Effizienz bei der Bearbeitung von Schadens- und Anspruchsfragen zu erhöhen und Kosten zu reduzieren. Eine sinnvolle Kosten-Nutzen-Abwägung sei im Vorfeld angebracht, da die Implementierung voraussichtlich kosten- und zeitintensiv ist, hier aber schwierig, da Erfahrungswerte sowohl der Implementierungskosten als auch des Einsparpotentials fehlen. Ein Anti-Claim-Management erfordert aber voraussichtlich nicht unerhebliche finanzielle und personelle Ressourcen; die Professionalisierung im Umgang mit einem strukturierten Abwehrmanagement von Nachträgen bedarf fachlicher Kompetenzen, die erlernt werden müssen, oder extern beauftragt werden könnten. Ab wann das Umsetzen eines Anti-Claim-Managements sinnvoll ist, kann daher nicht so leicht beantwortet werden. Selbst wissenschaftliche Literatur zum präventiven Nachtragsmanagement ist bisher kaum vorhanden. Da das Anti-Claim-Management üblicherweise bei Großprojekten, oder komplexen Bauten zum Tragen kommt, wird vermutet, dass eine Anwendung unter 5 Mio. € Projektwert nicht sinnvoll erscheint. Ein Anti-Claim-Management könnte aber generell dazu beitragen, Streitigkeiten frühzeitig zu erkennen, proaktiv zu klären und langwierige Rechtsverfahren zu vermeiden. Sinnvoll wäre es aus Sicht der Verwaltung mit einem Pilotprojekt zu starten, welches externe Begleitung erfordert, um so die tatsächlichen Vorteile evaluieren zu können, da handfeste Erfahrungswerte nicht bekannt sind. Konkret würde sich hier die Erich-Kästner-Grundschule anbieten. Aufgrund der terminlichen Abläufe des Projektes bleibt abzuwarten, ob eine Implementierung realistisch wäre, Verhandlungen hierzu können aber aufgenommen werden. Ein begleitetes Anti-Claim-Management wird oft von Kanzleien angeboten; eine externe Beauftragung einer solch spezialisierten Kanzlei wäre im Fall der Sanierung der Erich-Kästner-Grundschule denkbar.

Um den generellen Ansatz zu verfolgen, könnte man die Mitarbeitenden zusätzlich durch spezialisierte Kanzleien schulen lassen, sodass der Grundgedanke des Anti-Claim-Managements in der Verwaltung verwurzelt wird und eine Sensibilisierung stattfindet.

4)     Abgrenzung Anti-Claim-Mangement zur Projektsteuerung

Die Projektsteuerung ist eine Person oder eine Organisation, die die Gesamtkoordination und Steuerung eines Projekts übernimmt. Ihre Aufgaben umfassen die Planung, Überwachung, Steuerung und Kontrolle des Projekts, um sicherzustellen, dass es termingerecht, innerhalb des Budgets und nach den Vorgaben umgesetzt wird. Die Projektsteuerung ist also für die erfolgreiche Abwicklung des Projekts verantwortlich und kümmert sich um alle Aspekte, die zum Gelingen notwendig sind. Das Anti-Claim-Management ist ein spezieller Ansatz oder eine Strategie, um Streitigkeiten, Forderungen und Konflikte im Zusammenhang mit einem Projekt oder Vertrag frühzeitig zu erkennen, zu vermeiden oder zu minimieren. Es umfasst präventive Maßnahmen, klare vertragliche Regelungen, Kommunikation und Konfliktlösungstechniken, um teure und zeitaufwändige Streitigkeiten zu verhindern. Ziel ist es, die Projektkosten und -zeiten zu sichern und eine reibungslose Projektabwicklung zu gewährleisten. Während die Projektsteuerung die operative und strategische Leitung eines Projekts übernimmt, ist das Anti-Claim-Management eher ein spezieller Bereich derer oder eine Methode, um Konflikte und Nachträge zu vermeiden oder effizient zu steuern. Kurz gesagt: Die Projektsteuerung sorgt für die erfolgreiche Durchführung des Projekts, das Anti-Claim-Management sorgt dafür, dass Streitigkeiten möglichst gar nicht erst entstehen oder schnell gelöst werden, um den Projektablauf nicht zu gefährden.

Bei größeren Projekten ist es sinnvoll eine Projektsteuerung zu implementieren; dabei kann das präventive Nachtragsmanagement als Teil derer noch einmal besonders hervorgehoben werden. Die Sonderstellung des ACM innerhalb der Projektsteuerung wird auch noch einmal durch die fachlich unterschiedlichen Hintergründe verdeutlicht – technisch zu juristisch.

Kosten und Finanzierung:

Für die Beauftragung spezialisierter Kanzleien gibt es derzeit keine Erfahrungswerte im Haus; pauschale Kostenansätze sind hierzu im Bauwesen auch nicht eruierbar. Demnach müsste zur Kostenfrage der Kontakt zu spezialisierten Kanzleien aufgenommen werden. Wenn dadurch eine Einordnung möglich ist, könnte die Leistung in die entsprechende Vergabe- bzw. Wettbewerbsform eingeordnet werden. Dies wiederum stellt aufgrund der Förderfristen den möglichen limitierenden Faktor dar.

Zu ganztägigen Schulungen der technischen Mitarbeitenden mit Projektverantwortung im Dezernat III bezüglich der generellen Thematik Anti-Claim-Management wird der Aufwand mit ca. 3.150 € bis 7.050 € eingeschätzt. Dies hängt davon ab, wie viele Personen teilnehmen (voraussichtlich 7 -10 Personen) und ob es sich um eine ein- oder zweitägige Veranstaltung handelt.

Beschlussvorschlag:

Die Verwaltung wird beauftragt sich des Themas Anti-Claim-Managements anzunehmen. Anhand der Sanierung der Erich-Kästner-Grundschule soll ein Pilotprojekt initiiert werden, sofern es, aufgrund der Vergabefristen, noch in den Zeitplan der Maßnahme passt. Dazu soll eine spezialisierte Kanzlei beauftragt werden.

Generell sollen die Mitarbeitenden des Baudezernates mit großer Projektverantwortung im Bereich des Anti-Claim-Managements in einer ein- bis zweitägigen Veranstaltung geschult werden. Hierzu wird die Verwaltung beauftragt ein entsprechendes Budget in den Haushalt einzuplanen. Vorbehaltlich der Haushaltsdebatte soll dann eine Umsetzung der Schulung im Jahr 2026 erfolgen.